So erstellst du eine professionelle Buchungswebsite

Egal, ob du Fitnesstrainer:in bist und Kurse plant, als Berater:in tätig bist und Kundentermine buchst, oder als Fotograf:in arbeitest und Foto-Shootings durchführst: Ein Online-Buchungssystem kann die Art und Weise, wie du dein Unternehmen führst, grundlegend verändern. Das Erstellen einer speziellen Buchungswebsite spart dir nicht nur Zeit, es bietet deinen Kund:innen auch ein professionelles, reibungsloses Erlebnis und trägt dazu bei, deine Marke aufzubauen.

In diesem Leitfaden erläutern wir die wichtigsten Schritte, um eine Buchungswebsite zu erstellen, die Besucher:innen in Kund:innen verwandelt und dir gleichzeitig die Tools an die Hand gibt, um deinen Terminplan effizient zu verwalten.

1. Wähle einen Domainnamen und eine Website-Plattform

Dein Domainname ist deine digitale Adresse und sollte einprägsam, relevant für deine Dienstleistungen und leicht zu buchstabieren sein. Wenn du einen Domainnamen auswählst, solltest du Keywords berücksichtigen, die sich auf dein Unternehmen oder deinen Firmennamen beziehen, damit Kund:innen dich online finden können.

Achte bei der Wahl deines Website-Builders darauf, dass er integrierte Terminplanungsfunktionen oder eine nahtlose Integration mit Buchungstools bietet. Die besten Plattformen bieten umfassende Buchungsfunktionen und verfügen dabei über ein mobilfreundliches responsives Design, da viele Kund:innen von ihrem Handy aus buchen. Zusätzliche Plattformfunktionen wie professionelle E-Mail-Marketing-Tools für die Kundenkommunikation, Blogging-Tools und Zahlungsintegrationen für die Rechnungsstellung ermöglichen dir, dein Unternehmen von einem zentralen Ort aus zu führen. 

Squarespace arbeitet mit Acuity Scheduling zusammen, um eine Komplettlösung bereitzustellen, die sowohl deine Website als auch deine Terminplanungsanforderungen unter einem Dach vereint. Da Acuity in dein Squarespace-Konto integriert ist, kannst du deine Website bearbeiten, Buchungen und Zahlungen verwalten und mit Kund:innen kommunizieren, während alle Details einheitlich bleiben.

2. Definiere deine Terminarten und Details

Bevor du deine Website erstellst, solltest du festlegen, welche Arten von Terminen du anbietest. Dies bildet die Grundlage deines Buchungssystems. Denke darüber nach, welche Dienstleistungen du anbietest, wie lange jede Terminart dauern wird, ob du unterschiedliche Sitzungslängen oder Paketoptionen anbietest und wie viel Puffer du zwischen den Terminen benötigst.

Wenn du zum Beispiel Massagetherapeut:in bist, könntest du 30-, 60- und 90-minütige Sitzungen mit einem 15-Minuten-Puffer zwischen den Kund:innen anbieten. Unternehmensberater:innen könnten Informationsgespräche, Strategiesitzungen und Implementierungsgespräche abhalten, die sich jeweils in Dauer und Preis unterscheiden.

3. Richte deine Verfügbarkeit ein

Die korrekte Einrichtung deiner Verfügbarkeit ist entscheidend für ein erfolgreiches Buchungssystem. Erstelle benutzerdefinierte Zeitpläne für verschiedene Wochentage, blockiere Urlaubszeiten oder andere nicht verfügbare Zeiträume, richte Pufferzeiten zwischen Terminen ein, um einem Burnout vorzubeugen, und organisiere deinen Tag nach Terminart, wie z. B. Beratungsgespräche am Morgen und Kundensitzungen am Nachmittag.

Diese Art der Anpassung hilft dir, deinen Arbeitstag zu strukturieren, um die Produktivität zu maximieren. Du kannst sogar die Kontrolle über deinen Zeitplan übernehmen, indem du verschiedene Terminarten zu bestimmten Tageszeiten einrichtest, um einen ständigen Kontextwechsel zu vermeiden, der energieraubend sein kann.

Gerade in der Anfangsphase blockieren manche Geschäftsinhaber:innen Zeitfenster, um potenziellen Kund:innen zu suggerieren, dass sie gefragt sind. Dies kann ein Gefühl von Dringlichkeit erzeugen oder Vertrauen schaffen und Besucher:innen dazu anregen, zu buchen – allerdings ist diese Taktik nicht für jede:n geeignet. 

4. Gestalte deine Website mit Blick auf die Conversion

Dein Website-Design sollte Besucher:innen auf natürliche Weise zur Buchung eines Termins führen. Obwohl anpassbare Templates oder KI-Website-Builder einen guten Ausgangspunkt bieten, solltest du die Elemente so anpassen, dass sie deine einzigartige Markenidentität widerspiegeln. Verwende eine einheitliche Farbpalette und Schriftarten, die zu deiner Markenpersönlichkeit passen und deine Zielgruppe ansprechen.

Konzentriere dich darauf, ein klares, professionelles Design zu kreieren, das Vertrauen schafft und Besucher:innen auf natürliche Weise zu einer Buchung führt. Platziere Buchungs-Buttons strategisch auf jeder Seite, verwende eine klare Navigation, sodass Kund:innen schnell Informationen finden, und sorge für eine mobilfreundliche Seite, damit sie auch von unterwegs aus buchen können.

Denke daran, dass deine Website dein digitales Schaufenster ist und der visuelle Eindruck, den sie hinterlässt, genauso wichtig sein kann wie die Dienstleistungen, die du anbietest. Anhand einer gut gestalteten Buchungswebsite können potenzielle Kund:innen erkennen, dass du ein seriöses Unternehmen bist. Bei Squarespace lassen sich auch der Text, das Layout, die Schriftart und die Farben deiner E-Mails und Kundendokumente anpassen, um die Markenführung deiner Website aufzugreifen, für Einheitlichkeit zu sorgen und deine Professionalität zu unterstreichen.

5. Erstelle wichtige Seiten

Zwar kann eine einseitige Buchungsseite für etabliertere Unternehmen funktionieren, aber die meisten Dienstleister profitieren davon, wenn sie mehrere wichtige Seiten haben. Stell dir deine Website als Ausgangspunkt für aktuelle und potenzielle Kund:innen vor, um mehr über dein Unternehmen zu erfahren. Füge Seiten hinzu, die Fragen zu deinem Unternehmen beantworten, deine Expertise untermauern und dich von anderen abheben.

• Startseite: Deine Startseite sollte einen Überblick über deine wichtigsten Dienstleistungen, eine überzeugende Vorstellung deiner Person und einen markanten „Jetzt buchen“-Button aufweisen. 

• Dienstleistungen und Preise: Erstelle eine Service-Seite mit detaillierten Beschreibungen deines Angebots und der damit verbundenen Kosten oder Einzelheiten zu individuellen Preisen. Das ist eine Gelegenheit, deinen Mehrwert hervorzuheben und Besucher:innen zu den richtigen Dienstleistungen zu führen.

• Terminbuchung: Füge entweder auf deiner Service-Seite oder als eigenständiges Element einen eingebetteten Buchungskalender hinzu, damit Kund:innen Termine planen und verwalten können. Das ist auch ein guter Ort, um Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinien zu verknüpfen.

• Über mich: Füge eine Info-Seite hinzu, auf der du deinen Werdegang, deine Qualifikationen und deine Herangehensweise darlegst. 

• Kontakt-Seite: Füge eine Kontakt-Seite mit alternativen Möglichkeiten hinzu, wie man dich erreichen kann, so z. B. ein benutzerdefiniertes Kontaktformular und Social-Media-Profile. Du kannst hier auch FAQs hinzufügen.

Jede Seite sollte klare Handlungsaufforderungen enthalten, die Besucher:innen zu deinem Buchungssystem leiten. Füge Erfahrungsberichte von Kund:innen zu wichtigen Seiten wie deinen Dienstleistungen und deiner Startseite hinzu, um Social Proof von zufriedenen Kund:innen anzuführen, die andere zum Buchen anregen. 

6. Integriere dein Online-Buchungssystem

Jetzt ist es an der Zeit, die eigentliche Buchungsfunktion zu implementieren. Mit Squarespace und Acuity Scheduling kannst du dein Planungstool in deine Website einbetten. Füge einen Termin-Block hinzu und gestalte ihn so, dass er zur Ästhetik deiner Website passt. 

Erwäge, dein Buchungssystem mit deinen Social-Media-Profilen zu verbinden, entweder über einen Link oder einen Direktbuchungs-Button, damit Nutzer:innen dich beim Surfen buchen können.

Unternehmen, die Acuity Scheduling nutzen, können laut einer Nutzerumfrage viel Zeit sparen – bis zu 5 Stunden pro Woche. Pro Jahr sind das fast 11 zusätzliche Tage, die du dem Wachstum deines Unternehmens widmen kannst, anstatt Termine zu verwalten.

7. Passe die Felder deines Buchungsformulars an

Dein Buchungsformular sammelt wichtige Kundeninformationen. Überlege dir, welche Informationen du vor jedem Termin benötigst, wie z. B. grundlegende Kontaktinformationen (Name, E-Mail, Telefon), konkrete Fragen zu ihren Bedürfnissen und etwaige Anweisungen zur Vorbereitung. Gesundheits- und Wellnessanbieter:innen benötigen gegebenenfalls Angaben zur Krankengeschichte oder Entlassungsformulare, während kreative Dienstleister:innen möglicherweise Projektziele oder Referenzmaterialien sehen möchten.

Benutzerdefinierte Formulare können dazu beitragen, einen starken, professionellen ersten Eindruck bei Kund:innen zu hinterlassen. Wenn du über die wichtigsten Details verfügst, kannst du ein Projektangebot unterbreiten, das deine Kund:innen überzeugt, oder ihnen während ihres Termins einen personalisierten Service anbieten.

Sorge für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Sammeln notwendiger Informationen und der Übersichtlichkeit des Formulars – zu viele Felder können Kund:innen überfordern und die Ausfüllquote verringern. Erwäge, benutzerdefinierte Formulare für jede Terminart zu erstellen, damit du pro Service jeweils nur die relevantesten Fragen stellst.

Sieh dir unseren Leitfaden und Beispiele für Anmeldeformulare an

8. Richte automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen ein

Das Nichterscheinen eines Termins kostet dich Zeit und Einnahmen. Automatisierte Erinnerungen reduzieren die Zahl der nicht wahrgenommenen Termine deutlich. 89 % der Unternehmen berichten von einem dramatischen Rückgang von Terminausfällen, nachdem sie Erinnerungssysteme eingeführt haben. Diese Erinnerungen geben Kund:innen auch einen schnellen Überblick darüber, was sie im Vorfeld ihrer Zeit mit dir erwarten können oder ob sie noch Vorbereitungen treffen müssen. 

Richte Bestätigungs-E-Mails ein, die sofort nach der Buchung versendet werden, mit Links zu wichtigen Richtlinien und Möglichkeiten zur Verwaltung ihres Termins, falls erforderlich. Richte dann Erinnerungs-E-Mails oder SMS ein, die 24 bis 48 Stunden vor den Terminen versendet werden. Darin stehen alle Details, wie sie sich auf das Meeting vorbereiten können oder was sie erwartet. Automatisiere Follow-up-Nachrichten nach den Terminen, um Kund:innen zu danken, um Feedback zu bitten oder die nächsten Schritte mitzuteilen.

Du kannst den Inhalt und den Zeitpunkt der Erinnerung für verschiedene Terminarten anpassen. Diese automatische Kommunikation hält deine Kund:innen auf dem Laufenden und erinnert sie gleichzeitig an ihre Verpflichtungen. 

9. Integriere Zahlungsoptionen

Je nach deinem Geschäftsmodell kannst du eine Anzahlung, eine komplette Vorauszahlung oder die Zahlung bei Erbringung der Dienstleistung verlangen. Lege deine Zahlungsbedingungen fest. Dies kann je nach deinen Vorlieben oder Standards in deiner Branche variieren. Friseursalons bieten oft kostenlose Buchungen an, die bei Erbringung des Service bezahlt werden, während Hochzeitsfotograf:innen möglicherweise eine Teilanzahlung oder eine vollständige Vorauszahlung verlangen, bevor sie die endgültigen Fotos liefern. 

Eine Vorauszahlung kann das Risiko von Nichterscheinen reduzieren und gleichzeitig deinen Cashflow verbessern. Laut den Umfragedaten von Squarespace vermelden 84 % der Unternehmen, die Anzahlungen bei der Buchung akzeptieren, weniger Stornierungen und Nichterscheinen.

Verbinde ein Zahlungstool, das mehrere Zahlungsmethoden akzeptiert, um Kund:innen einen bequemen Bezahlvorgang zu bieten. Vertrauenswürdige Optionen wie digitale Wallets, ACH-Lastschriften und Kreditkarten können Kund:innen darin bestärken, mit dir zu zusammenzuarbeiten. Vergiss nicht, automatische Belege und Bestätigungs-E-Mails einzurichten.

10. Lege klare Richtlinien fest und starte deine Website

Erstelle und veröffentliche klare Richtlinien, die dich und deine Kund:innen schützen, bevor du live gehst. Gut ausgearbeitete Richtlinien für Stornierungen, Rückerstattungen und Umbuchungen schützen nicht nur dein Unternehmen, sondern schaffen auch Vertrauen bei deinen Kund:innen und sorgen für Transparenz.

Gute Stornierungsbedingungen sollten regeln, wann Kund:innen ohne Stornogebühren zurücktreten können (in der Regel 24 bis 48 Stunden im Voraus), welche Gebühren für verspätete Stornierungen gelten (z. B. die volle Gebühr, 50 % Gebühr oder eine Pauschalgebühr) und welche Folgen ein wiederholtes Nichterscheinen hat. Ziehe in Erwägung, eine „3-Verstöße-Regel“ für wiederholte Stornierungen einzuführen und erläutere klar und deutlich, wie du bei unerwarteten Umständen wie Krankheit oder Notfällen verfährst. Vergiss nicht, anzugeben, was passiert, wenn du selbst stornieren musst. In einem solchen Fall könntest du eine vorrangige Umbuchung oder eine vollständige Rückerstattung anbieten.

Deine Rückerstattungsrichtlinie sollte darlegen, welche Rückerstattungsarten verfügbar sind, wo sie bearbeitet werden können, welche Nachweise erforderlich sind und welche Fristen für die Bearbeitung gelten. Erwäge, eine Zufriedenheitsgarantie mit klaren Schritten zur Beantragung von Rückerstattungen oder Korrekturen innerhalb eines bestimmten Zeitfensters (z. B. 14 Tage) nach Erbringung der Dienstleistung anzubieten.

Stelle sicher, dass du auch die Erwartungen bezüglich einer Terminverlegung eindeutig formulierst, sowohl für dich als auch für deine Kund:innen. Gib ein Zeitfenster an, in dem Terminverschiebungen akzeptiert werden, und gib klare Anweisungen, wie man dabei vorgehen muss. Wenn du einen Termin verschieben musst, solltest du das so schnell wie möglich mitteilen, eine personalisierte Nachricht schreiben, Alternativen mit klaren nächsten Schritten vorschlagen und deine Wertschätzung für die Flexibilität deiner Kund:innen zum Ausdruck bringen.

Weise während des Buchungsvorgangs auf diese Richtlinien hin und nimm sie in die Terminbestätigungen auf. Für dein Unternehmen ist es von unschätzbarem Wert, schriftliche Belege der Kommunikation zu haben.

Wenn du startklar bist, solltest du den gesamten Buchungsablauf testen und deine Buchungsseite über deine Social Media-Kanäle, deine E-Mail-Signatur und deine Visitenkarten bewerben. Erwäge mit einem Sonderangebot zu werben, um deine ersten Buchungen zu begünstigen.

Verwaltung deiner Buchungswebsite nach dem Start

Die Arbeit endet nicht mit der Veröffentlichung deiner Buchungswebsite. Behalte im Blick, wie Kund:innen mit deinem Buchungssystem interagieren, und nimm bei Bedarf Anpassungen vor. Verfolge, welche Dienstleistungen am beliebtesten sind, vermerke alle Buchungsabbrüche, hol dir Feedback zum Buchungserlebnis ein und aktualisiere regelmäßig deine Verfügbarkeit.

Wenn du ein reibungsloses Buchungssystem einrichtest, kannst du dich auf die Selbstvermarktung verlagern, um deine Buchungsrate zu steigern. Nutze Marketing-Tools wie Social Media und E-Mail-Marketing, um bei potenziellen Kund:innen im Gedächtnis zu bleiben, indem du regelmäßig Geschäftsupdates verschickst und deine Arbeit teilst. Wenn du die Zeit hast, empfiehlt es sich, eine Content-Marketing-Strategie zu entwickeln oder die SEO deiner Website zu prüfen, damit du in Suchmaschinen und lokalen Suchanfragen leichter auffindbar bist. 

Eine Buchungswebsite ist weit mehr als ein Terminkalender – sie ist ein wichtiges Geschäftstool, das sich mit deinen Dienstleistungen und Kundenbedürfnissen weiterentwickelt. Wenn du die hier vorgestellten Schritte umsetzt, erstellst du eine Buchungswebsite, die nicht nur deine Terminverwaltung vereinfacht, sondern auch ein professionelles Markenerlebnis bietet, das Besucher:innen in treue Kund:innen verwandelt.