So erstellst du Projektangebote für Kund:innen

Der Vertragsabschluss mit einem/einer großen Kund:in gehört zu den Kernpunkten eines Geschäftsmodells für Freiberufler. Damit erntest du die Früchte deiner harten Arbeit, deiner Zeit und deiner Bemühungen, sodass du dich nun ganz auf die Arbeit konzentrieren kannst, die dir besonders am Herzen liegt. 

Aber um das Geschäft abzuschließen, musst du potenziellen Kund:innen auf effektive Weise präzise mitteilen, warum du für den Job geeignet bist und wie du ihnen zu dem Endprodukt verhilfst, das du vorgestellt hast. Mit Projektangeboten präsentierst du interessierten zukünftigen Kund:innen einen klaren Plan, der genau aufzeigt, warum deine Dienstleistungen ihnen helfen können und wie du sie erbringen wirst. 

Was ist ein Projektangebot?

Du weißt wahrscheinlich, dass du genau richtig für den Job bist, aber trotzdem musst du potenziellen Kund:innen noch vermitteln, was für dich spricht. Dein Angebot hilft ihnen, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, was du ihnen bieten wirst und wie du das machst – egal, ob es sich dabei um wunderschöne Eventfotos, ein Innenarchitekturprojekt oder einen Coaching-Plan handelt. In gewisser Weise ist es nicht nur ein Geschäftsdokument, sondern es soll potenzielle Kund:innen auch emotional ansprechen.

Es gibt verschiedene Kategorien von Projektangeboten.

• Nach Aufforderung: Diese werden als Antwort auf eine Angebotsanfrage (RFP) gesendet, mit der ein Unternehmen oder eine Einzelperson um Angebote bittet. Diese Art von Angeboten ist wettbewerbsorientiert und erfordert gründliche Recherchen und überzeugende Formulierungen.

• Unaufgefordert: Diese werden ohne vorherige Angebotsanfrage gesendet. Diese stehen nicht in direkter Konkurrenz zu denen anderer Unternehmen, erfordern aber dennoch überzeugende Formulierungen, da weil das Wissen um die Bedürfnisse des/der potenziellen Kund:in begrenzt ist. 

• Informell: Ein:e potenzielle:r Kund:in sendet eine informelle Angebotsanfrage, beispielsweise über ein Kontaktformular. Hier kann aufgrund des informellen und oft persönlichen Charakters mehr Interpretationsspielraum bieten. 

• Erneuerung: Wird an bestehende Kund:innen gesendet, um sie dazu zu bewegen, deine Dienste länger oder erneut in Anspruch zu nehmen. Hier geht es insbesondere darum, vergangene Ergebnisse hervorzuheben und die Kund:innen davon zu überzeugen, dass du auch in Zukunft die gewünschten Ergebnisse erzielen kannst.

• Anknüpfung: Sie werden versendet, um Kund:innen an den Beginn des Projekts zu erinnern. In der Regel handelt es sich um einfache Updates zu einem vereinbarten Projekt und nicht um einen überzeugenden Pitch.

• Ergänzung: Hiermit werden am Projekt beteiligte über dessen Beginn informiert und um alle notwendigen Ressourcen gebeten. 

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die Struktur eines Projektangebots nach Aufforderung. Stell dir das in diesem Zusammenhang so vor, als ob ein:e potenzielle:r Kund:in dich um ein Angebot gebeten hätte – eine Einzelperson, die nach Dienstleistungen wie deiner sucht – und kein großes Unternehmen, das Angebote für ein Großprojekt einholt. 

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Übliche Bestandteile eines erfolgreichen Kundenangebots 

Mit der Zeit wirst du ein Gefühl dafür entwickeln, welche Informationen du in deine Angebote aufnehmen musst. Verwende anfangs diese Liste der wichtigsten Elemente als Checkliste, um ein einprägsames, informatives und überzeugendes Angebot für eine:n potenzielle:n Kund:in zu erstellen.

• Cover-Seite: Dabei kann es sich um eine ganze Seite oder einen kurzen Header-Abschnitt handeln. Dein Markenname, der Kunden- oder Projektname, das Datum und deine Kontaktdaten sollten enthalten sein. Wie die anderen Teile deines Angebots sollte das Design zu deiner Markenführung passen. 

• Überblick: Die Übersicht folgt auf die Cover-Seite und dient als Zusammenfassung des Projekts und seines Umfangs. Das kann in einem kurzen Absatz geschehen, der in etwa zwei bis vier Sätzen, das Problem des/der Kund:in beschreibt, das du mit diesem Angebot lösen möchtest. 

• Über dich und relevante Erfahrung: Stelle dein Unternehmen in den Mittelpunkt und hebe relevante Vorerfahrungen hervor. Zeige, warum du für die vorgeschlagene Aufgabe geeignet bist, und stärke damit das Vertrauen des/ Kund:in in dich. Das ist auch eine Gelegenheit, auf persönlicher Ebene mit deinem/deiner Kund:in in Kontakt zu treten. 

• Ziele und Ansatz: Dieser Abschnitt kann detaillierter sein als der erste Überblick und das größere Projekt in leichter nachvollziehbare Schritte oder Phasen aufteilen. Du kannst ihn auch verwenden, um zusammenzufassen, wie du mit Kund:innen arbeitest und sie in deinen Prozess einbeziehst.

• Aktionspunkte und Zeitplan: Führe deine:n Kund:in durch jede Phase des Prozesses und skizziere alle Ergebnisse. Das gelingt normalerweise in drei bis fünf Schritten tun (obwohl das variieren kann), wobei du für wichtige Ziele Termine angeben solltest, um einen Eindruck davon zu vermitteln, wie lange die einzelnen Schritte dauern.

• Budget und Leistungen: Dies kann auf einer separaten Seite dargestellt oder mit den zuvor genannten Schritten kombiniert werden, je nach Angebotsformat, Art der Dienstleistung, Kundenbedürfnissen und anderen Faktoren. Gib ein geschätztes Budget für dein Projekt an, das die Kosten für Material, Personal und Werkzeuge aufschlüsselt. 

• Zahlung und Bedingungen: Erläutere die von dir akzeptierten Zahlungsmethoden und deine Nutzungsbedingungen. Füge Zahlungsfristen, Stornierungs- oder Rückerstattungsrichtlinien und andere Details hinzu, die zur Klärung der gegenseitigen Erwartungen zwischen dir und deinem/deiner Kund:in beitragen.

• Was kommt als Nächstes: Du kannst einen abschließenden Abschnitt nutzen, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und zu erklären, welche weiteren Schritte Kund:innen unternehmen müssen, um dich zu buchen. Hier ist ein guter Ort, um noch einmal deine Kontaktdaten anzugeben, für den Fall, dass der/die Kund:in Fragen hat.

Best Practices bei Projektangeboten

Bei einem Kundenangebot geht es darum, eine Verbindung und Vertrauen in dich und deine Arbeit aufzubauen, mit dem Ziel, einen Auftrag zu erhalten. Du möchtest professionell, zugänglich und erfahren wirken, sodass potenzielle Kund:innen sich für eine Zusammenarbeit mit dir begeistern. Wenn du einige Best Practices im Hinterkopf behältst, kann das dir helfen, ein Angebot zu erstellen, das sich von anderen abhebt.

• Personalisieren: Recherchiere über deine:n Kund:in und stelle falls nötig Fragen, um dein Angebot auf das ideale Ergebnis abzustimmen. Das trägt wesentlich dazu bei, eine Verbindung zu ihm/ihr aufzubauen und zu zeigen, dass du seine/ihre Bedürfnisse auf einer tieferen Ebene verstehst. 

• Verwende Bildmaterial: Bilder von vergangenen Arbeiten und Modelle, die deine Ideen verdeutlichen, können Kund:innen helfen, sich ein klares Bild davon zu machen, was du liefern wirst, und sie zu begeistern.

• Drücke dich klar und detailliert aus: Je besser du kommunizieren kannst, wie die Zusammenarbeit mit dir aussehen wird, desto mehr Vertrauen kann jemand in dich und dein Vorgehen haben.

• Antizipiere die Bedürfnisse: Versuche, präventiv auf Fragen oder Bedenken einzugehen. Deine früheren Recherchen gepaart mit deiner Erfahrung können dir helfen, wahrscheinliche Folgemaßnahmen zu erkennen.

• Binde Kundenideen ein: Wenn dein:e Kund:in dir in deinem Aufnahmeformular oder bei einem Erstgespräch Projektdetails genannt hat, hebe hervor, wie du seine/ihre Prioritäten und Vorstellungen berücksichtigt hast.

• Nicht verhandelbar: Du solltest wissen, welche Teile eines Projekts oder einer Vereinbarung für dich nicht verhandelbar sind. Wenn es für dich zum Beispiel unabdingbar ist, dass du Fotos von deiner Arbeit öffentlich teilen kannst, oder wenn dein Tarif nicht verhandelbar ist, lege das im Voraus fest. Wenn du dir klar darüber bist, was für dich in Stein gemeißelt ist, kannst du üben, Erwartungen zu definieren und sie professionell zu kommunizieren. 

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Vorlage für ein Projektangebot

Verwende die folgende Beispielvorlage, um mit der Erstellung deiner eigenen Projektangebote zu beginnen. Bei dieser liegt der Fokus auf Grafikdesign, sie kann jedoch leicht an dein Produkt oder deine Dienstleistung angepasst werden.

Cover-Seite

[Dein Marken- oder Unternehmensname]
[Projekt- oder Kundenname]
[Datum]
[Deine Kontaktinformationen]

Übersicht

Wir werden [Kunden-Unternehmensname] mit einem neue und auffälligen Markenmarketing-Set ausstatten. Ihre Präsenz in den Social Media wird ausgebaut, um für Ihre [Marke/Ihr Ziel/Ihr Produkt] zu werben.

Über mich und meine Erfahrung

Als zertifizierte:r Grafikdesigner:in und Marketingstrateg:in habe ich bereits Marketingmaterial für Hunderte von Unternehmen entworfen. Hier sind einige, die dem ähneln, was ich mir für Sie vorstelle:

[2–4 Projekte mit Links präsentieren].

• Deine Zertifizierung und Ausbildung

• Beispiele für ähnliche Projekte

• Erfahrungsberichte von Kund:innen

Sie können sich auch einige Referenzen von aktuellen Kund:innen ansehen:
[ 2–3 Referenzen früherer Kund:innen zeigen].

Ziele und Vorgehensweise

Ich werde Ihre Social-Media- und Ihre Online-Präsenz anpassen, um Sie mit neuen und alten Kund:innen zu verbinden. Gemeinsam werden wir:

• Ihr Unternehmen mit einem neuen, auffälligen Logo ausstatten

• Ihre Social-Media Konten überarbeiten

• Regelmäßige Inhalte und Veröffentlichungszeitpläne für Social-Media-Kanäle erstellen

Aktionspunkte und Zeitplan

Schritt 1: Erster Entwurf

Sobald wir optische Fragen und Ihre Geschichte besprochen haben, werde ich mit der Arbeit am ersten Entwurf Ihres neuen Logos beginnen. Ich schicke Ihnen die ersten Bilder bis [Datum oder Dauer angeben].

Ich werde auch einen Marketingplan für Ihre Social-Media-Kanäle und einen möglichen Veröffentlichungszyklus für Inhalte vorlegen.

Schritt 2: Erste große Überarbeitung

Wir werden gemeinsam alle notwendigen Anpassungen an Ihrer Website vornehmen, damit sie das ausdrückt, was Sie sich wünschen. Ich schicke ein Dokument, auf dem sie alle Änderungen vermerken können, die Sie am ersten Entwurf vornehmen möchten. Schicken Sie Ihre Änderungen bis [Datum oder Dauer angeben], dann werde ich sie bis [Datum oder Dauer angeben] umgesetzt haben.

Schritt 3: Zweite kleine Überarbeitung

Wir werden gemeinsam Ihr Logo und Ihren Social-Media-Plan anpassen. Ich werde Ihnen ein Dokument schicken, in dem Sie bis [Datum oder Dauer angeben] Änderungen notieren können. Ich werde Ihr Feedback bis [Datum oder Dauer angeben] umsetzen. 

Schritt 4: Plan starten 

Es ist Zeit, den Marketingstart und das Rebranding zu planen. Wir werden die Zahlung abschließen und nach Erhalt wird alles in Ihren Besitz übergehen. 

Budget und Ergebnisse

Während des gesamten Prozesses werde ich Folgendes innerhalb des vereinbarten Zeitraums von sechs Monaten liefern: 

• Neues Logo: X $

• Prüfung des Social-Media-Marketing: X $

• Neugestaltung der Marke: X $

• (SEO) -Dienstleistungen: X $

• [Weitere Lieferungen nach Bedarf]: X $

• Support nach dem Start: X $/Stunde

Zahlung und Bedingungen

Im Folgenden finden Sie einen Überblick über meine Bedingungen.

• Zahlungsstruktur: 50 % Anzahlung im Voraus. Die Restzahlung ist [X Tage] vor dem Start fällig. Zahlung per [dein Tool], Scheck oder Banküberweisung (keine Kreditkartenzahlungen) [angepasst an deine Präferenzen].

• Ressourcen, die für das Art Design und die Erstellung von Inhalten benötigt werden, sind nicht in den oben genannten Preisen enthalten. Der/die Kund:in bezahlt diese und erhält die Rechte daran.

• Zusätzliche Arbeiten im Rahmen des Projekts werden mit X $ pro Stunde berechnet (z. B. Überarbeitungen, die über die hier beschriebene Anzahl hinausgehen).

• Für neue, hier nicht beschriebene Komponenten, wird gegebenenfalls ein neues Angebot erstellt.

• Sollte das Projekt nach Beginn der Arbeit daran abgebrochen werden, zahlt der/die Kund:in für die bereits abgeschlossene Arbeit.

• Erwartungen: Auf eine E-Mail erhalten Sie innerhalb von [X]–Werktagen nach dem Senden deine Antwort. Mit einer Umsetzung können Sie innerhalb von [X] Werktagen nach der Bestätigung.   

• Telefonischer Kontakt: Anrufe und Textnachrichten sollten nur im Notfall verwendet werden. Da ich mein Gerät privat und beruflich nutze, kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail, es sei denn, die Situation erfordert meine sofortige Aufmerksamkeit.   

• Geschäftszeiten: Die Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 8:00 18:00 Uhr und nach Vereinbarung.

Was kommt als Nächstes

Ich beantworte gerne all Ihre Fragen zu diesem Angebot. Sie können mich per E-Mail [Daten angeben] erreichen. Wenn Sie einverstanden sind, unterschreiben Sie bitte dieses Angebot. Dann informiere ich Sie über die ersten Schritte. Sie umfassen eine Anzahlung und ein Formular, auf dem Sie angeben können, wie Sie verfügbar sind und welche Vorstellung sie zur optischen Gestaltung haben. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Bist du bereit, erfolgreiche Kundenangebote zu erstellen?