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Terminplanungs-Software ist eines der wichtigsten Tools zum Zeitsparen, die du für dein Kleinunternehmen einrichten kannst. Auch wenn es ein wenig entmutigend sein kann, abzuwägen, welcher Terminplaner der richtige für dein Unternehmen ist, muss die Auswahl der idealen Software nicht allzu schwierig sein.
Im Prinzip geht es darum, eine benutzerfreundliche und bezahlbare Plattform für die Terminplanung mit jeder Menge intuitiven Funktionen zu finden, die für dich die logistischen Herausforderungen der Terminvereinbarung meistern. Berücksichtige die folgenden Punkte bei der Auswahl der richtigen Terminplanungs-Software für dein Kleinunternehmen.
1. Was ist Terminplanungs-Software?
Plattformen für Terminplanung sind Tools, mit denen du die Terminvereinbarung in deinem Unternehmen automatisieren kannst. Ob Termine mit Auftragnehmern oder Kunden: Die richtige Terminplanungs-Software nimmt dir die logistischen Abläufe ab, die Stress verursachen können.
Anstatt Zeit damit zu verbringen, E-Mails hin und her zu senden, um einen Termin zu vereinbaren, kannst du mit automatisierten Terminplanern einen Link zu deiner Termin-Seite direkt an Kunden senden oder sie auf deiner Website einbetten, damit deine Kunden und Interessenten deine Verfügbarkeit sehen und ihre ideale Terminzeit wählen können.
2. Die Vorteile von Terminplanungs-Software
Terminplanungs-Software kann eine effektive Ergänzung für jedes terminbasierte Unternehmen sein. Indem du die Terminplanung deiner Terminplanungsplattform überlässt, erzielst du folgende positive Ergebnisse:
Zeit sparen
Effektive Terminplanungsplattformen stellen dir ein komplett automatisiertes Onboarding-System zur Verfügung. Das bedeutet, dass manuelle Verwaltungsarbeit weniger Platz in deinem Tagesablauf einnimmt. Vom Versenden deines Fragebogens an Kunden bis zur Bitte um einen abschließenden Erfahrungsbericht erweist sich die richtige Terminplanungs-Software fast als virtueller Assistent.
Eine 2019 durchgeführte Umfrage unter Anwendern von Terminplanungs-Software ergab, dass sie durch die Automatisierung ihrer Terminplanung bis zu 5 Stunden pro Woche sparen. Das ist eine zusätzliche Stunde an jedem Wochentag – genug Zeit, um mit der Entwicklung deines Online-Kurses zu beginnen, deinen Kunden mehr persönlichen Nutzen zu liefern und obendrein Luft zu haben, um dich außerhalb der Arbeitszeit um dich selbst und andere zu kümmern.
Du verschwendest keine mentale Energie
Mit automatisierter Terminplanung haben das ewige Warten und das endlose Hin und Her ein Ende. Hast du deinen Link zur Terminplanung einmal gesendet, bucht der Kunde selbst, während du dich auf deine nächste Aufgabe konzentrieren kannst.
Nimm deine Kunden in die Verantwortung und schütze dein Unternehmen.
Die Existenz offizieller Kommunikationsaufzeichnungen ist unglaublich wertvoll für dein Online-Unternehmen. Vermeide es, dich durch E-Mails zu wühlen, um alte Gespräche zu finden. Mit einer Terminplanungs-Software, die deine gesamte Kommunikation mit jedem Kunden in seinem einzigartigen Kundenprofil organisiert.
Mit wenigen Klicks kannst du sehen, welche Termine Kunden gebucht (und bezahlt) haben, mit welchen Nutzungsbedingungen oder Verträgen sie sich einverstanden erklärt haben, falls Umbuchungen oder Stornierungen auftreten, und den gesamten Verlauf der über die Terminplanungs-Software gesendeten automatischen E-Mails anzeigen lassen.
Du kannst deine Zeiten unkompliziert begrenzen.
Wenn du deine Verfügbarkeiten nach Terminart anpassen kannst, automatisierst du nicht nur deine Termine, sondern auch deine Grenzen.
Sobald du Regeln für deine Planungssoftware aufgestellt hast, hast du Sicherheit und Vorhersehbarkeit in Bezug auf deine Arbeitsbelastung geschaffen. Terminplanungs-Regeln schützen dich davor, dich selbst zu überbuchen oder außerhalb deiner bevorzugten Arbeitszeiten Kunden zu haben.
Damit alles auch angemessen offiziell aussieht
Die Verwendung der richtigen Terminplanungs-Software kann sich darauf auswirken, wie dein Unternehmen wahrgenommen wird. Statt ein x-beliebiger Anbieter von Services zu sein, können Menschen erkennen, dass es sich bei dir um ein legitimes Unternehmen handelt. Konsistente, fein abgestimmte Touchpoints mit der richtigen Terminplanungs-Software bieten Nutzern ein besseres Erlebnis, sodass alle Welt sieht, wie professionell du bist.
3. Identifiziere die wichtigsten Funktionen, die du in deiner Terminplanungsplattform brauchst
Jede Terminplanungsplattform bietet unterschiedliche Vorteile. Deshalb haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Funktionen zusammengestellt, auf die du vielleicht achten solltest.
Individuelle Anpassung jedes Touchpoints an die Marke deines Unternehmens
Du solltest in Betracht ziehen, dich für eine Plattform zu entscheiden, auf der du alle Farben (wie z. B. Buttons) anpassen, ein Hintergrundbild hochladen, den gesamten Text ändern und einen anpassbaren Link zu deiner Termin-Seite erhalten kannst. Diese Touchpoints erlauben es dir, deine Optik, das Nutzererlebnis und die Stimme an deine restliche Online-Marke anzugleichen.
Optionen für Kunden zur eigenständigen Terminbuchung
Der Zweck von automatisierter Terminplanung besteht genau darin, dass du nur selten aktiv werden musst. Halte Ausschau nach einer Terminplanungsplattform, die Kunden die Möglichkeit gibt, ihre Termine eigenständig zu buchen. Nachdem du deine individuell angepasste URL zu deiner Termin-Seite gesendet hast, können deine Kunden die für sie am besten passende Uhrzeit auswählen, Zahlungsinformationen angeben und ein Aufnahmeformular ausfüllen, ohne dass du dafür irgendetwas unternehmen musst.
Flexibilität bei Optionen für Verkauf und Bezahlung
Bei der Überlegung, welche Terminplanungs-Software sich für dein Unternehmen am besten eignet, solltest du nach Software suchen, die dir ermöglicht, Rabattcodes zu erstellen, ein virtuelles Glas für Trinkgeld einzurichten, „Pay What You Want“-Kurse anzubieten und Paketangebote zu verkaufen. Damit hast du die Möglichkeit, zu verkaufen, was du willst, wie du willst und zu einem Preis, der für dein Kleinunternehmen angemessen ist.
Benutzerdefinierte Sequenzen für Onboarding und Follow-up
E-Mails für das Onboarding und Offboarding von Kunden sind für die Gesamtqualität des Erlebnisses deiner Kunden enorm wichtig. Suche nach einer Terminplanungs-Plattform, mit der du Text, Layout, Schriftart und Farben deiner E-Mails individuell anpassen kannst. Das gewährleistet einen einheitlichen Markenauftritt und hilft dir, echte, dauerhafte Beziehungen aufzubauen, die wiederkehrende Einnahmen und echte Verbindungen schaffen.
Die Gesamtkosten
Eine Terminplanungs-Software ist eine Investition, die dir helfen kann, deine langfristigen Geschäftsziele zu erreichen. Bei der Planung deines Budgets für einen Terminplanungs-Service kann es hilfreich sein, die langfristigen Einsparungen zu berücksichtigen, die sich aus der Registrierung für eine solche automatisierte Terminplanung ergeben.
Wenn du mit deiner automatisierten Terminplanungs-Software jede Woche mindestens eine Stunde Zeit sparst, sind das mindestens 52 Stunden pro Jahr, die du in das Wachstum deines Unternehmens reinvestieren kannst.