Website-Tipps für termingebundene Unternehmen

Geschäftsinhaber:innen, die auf Terminbasis arbeiten, verbringen Zeit mit ihren Kund:innen, wodurch das Kundenerlebnis eine große Rolle beim Verkaufsabschluss spielt. Wie kannst du also dafür sorgen, dass deine Kund:innen die Terminbuchung positiv wahrnehmen?

Neben der persönlichen Buchung vor Ort kannst du über die folgenden Wege neue Termine annehmen und verwalten:

• E-Mail

• Telefon

• Kalendereinladungen

• Konferenzplattformen

• Scheduling-Software

Besonders praktisch für dich und deine Kund:innen ist eine Software zur Terminvereinbarung, die sich in deine Website integrieren lässt. Die beste Terminvereinbarungs-Software trägt dazu bei, einen hervorragenden Kundenservice zu bieten und dein Unternehmen effizienter zu führen.

Auswahl deiner Terminvereinbarungs-Software

Eine Software zur Selbstplanung ist die beste Option für kleine Unternehmen, da du dadurch Zeit und Ressourcen sparst. Du legst deine verfügbaren Zeiten fest und deine Kund:innen können ihre Meetings mit dir selbst planen. Auf diese Weise finden alle ein passendes Zeitfenster, ohne dass E-Mails ausgetauscht und Telefonate geführt werden müssen. 

Eine gute Online-Planungssoftware verbindet sich auch mit den E-Mail-, Telefon-, Kalender- und Konferenzplattformen deiner Kund:innen. Anstatt alles manuell zu versenden, werden Erinnerungen an Termine und Kalendereinladungen automatisch angezeigt. 

Das wichtigste Auswahlkriterium für die richtige Planungssoftware für dein Unternehmen liegt in der nötigen Funktionalität, um deinen Kundenstamm zu erweitern. Achte neben der Selbstplanung auf Funktionen wie:

• Designoptionen, damit du Markenfarben und Logos hinzufügen kannst.

• Anpassbare Onboarding- und Follow-up-Flows, damit sich deine Kund:innen vor und nach dem Treffen mit dir gut betreut fühlen.

• Unterstützt mehrere Möglichkeiten, Geld zu verdienen, z. B. den Verkauf von „Pay-what-you-want“-Paketen zusätzlich zu den regulären Terminen.

• App-Zugriff, mit dem du deine Termine und Kundenzahlungen von unterwegs aus verwalten kannst.

Erfahre mehr über die Auswahl der richtigen Terminsoftware für dein Unternehmen

Best Practices für die Online-Terminbuchung

Achte darauf, deinen Kund:innen alle benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie mit einem guten Gefühl Termine bei dir buchen können. Denke darüber nach, was du wissen wolltest, bevor du einen Termin bei einem Unternehmen wie deinem vereinbarst. Hier sind einige Vorschläge, wie du neuen Kund:innen ein gutes Gefühl bei der Terminbuchung vermittelst.

• Mache deine Unternehmensidentität deutlich. Der beste Weg, deine Terminplanungsplattform mit deinem Unternehmen zu verknüpfen, besteht darin, den Terminplaner direkt in deine Website einzubetten. So können Besucher:innen ganz einfach mehr über dich erfahren und zum Buchen zurückkommen. Und es schadet natürlich auch nicht, den Terminplaner individuell anzupassen. Füge dein Logo, einen Hintergrund und Textfarben hinzu, um eine starke Verbindung zu deiner Marke herzustellen. 

• Liste Termindetails klar und deutlich auf. Füge jeden von dir angebotenen Termintyp und eine eindeutige Beschreibung hinzu. So können Kund:innen die Buchung selbst vornehmen, die für sie am besten geeignet ist.

• Zeige Terminpreise an. Füge deine Servicepreise hinzu, damit die Kund:innen wissen, welche Optionen zu ihren Zielen und ihrem Budget passen. Wenn die Preise variieren, solltest du einen Basispreis oder eine Preisspanne als Richtwert angeben.

• Gib die Termindauer an. Lege Erwartungen fest, wie lange jedes Meeting oder jeder Service dauern wird.

• Benenne die Rückerstattungs- und Stornierungsbedingungen. Eine klare Stornierungs- und Rückerstattungsrichtlinie schützt dich und deine Kund:innen. Gib das Zeitfenster für Stornierungen, Gebühren und andere Richtlinien an.

Sieh dir hier ein Beispiel für eine Stornierungsrichtlinie an

Wie du dein Planungstool optimal nutzen kannst

Überlasse deinem Buchungssystem den Großteil deiner häufigsten Verwaltungsaufgaben. Richte Automatisierungen ein, die den Best Practices für Terminvereinbarungen mit Kund:innen entsprechen. Auf diese Weise kannst du sicher sein, dass deine Kund:innen gut betreut werden, auch wenn du nicht direkt mit ihnen sprichst. 

Hier findest du einige Möglichkeiten, Zeit zu sparen und gleichzeitig ein erstklassiges Kundenerlebnis zu bieten.

Annahme automatischer Zahlungen und Anzahlungen

Reduziere die Zeit, die du für die Rechnungsstellung oder Zahlungsabwicklung selbst aufwenden musst. Akzeptiere Zahlungen und Anzahlungen mit einem Zahlungsdienstleister wie Stripe, PayPal oder Square. 

Darüber hinaus schützen dich vorab geleistete Anzahlungen oder hinterlegte Kreditkartendaten vor Geschäftsverlusten. In einer Benutzerumfrage gaben 84 % der Acuity Scheduling Nutzer:innen an, dass die Annahme von Anzahlungen zu weniger Nichterscheinen und Stornierungen führte. Das Terminplanungs-Tool macht es wahrscheinlicher, dass deine Kund:innen ihre Termine einhalten, und du wirst auch dann bezahlt, wenn sie in letzter Minute absagen.

Weitere Tipps zur Reduzierung von Nichterscheinen

Integriere Anmeldeformulare in das Buchungsverfahren

Je nach Art deines Unternehmens kann es hilfreich sein, vor dem ersten Termin Kundendaten zu erfassen. Um ein Hin und Her per E-Mail oder übers Telefon zu umgehen, kannst du ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular erstellen, das automatisch verschickt wird. 

Mit Acuity kannst du für jede Art von Termin, den du anbietest, ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular einrichten. Du kannst dieses Formular dann in den Online-Buchungsprozess integrieren oder es so einrichten, dass es bei Terminbuchung automatisch versendet wird.

Möglicherweise erhältst du sogar bessere Rückmeldungen von Kund:innen, da diese Zeit haben, ihre Antworten zu überdenken.

Personalisierung deiner E-Mails nach Terminart

Wenn du den Look und den Ton deiner E-Mails zur Terminbuchung individuell anpasst, lassen sich starke Kundenbeziehungen aufbauen. Beginne mit einem Standard-Template für die wichtigen Details und sorge dann mit benutzerdefinierten Farben, Bildern oder einem entsprechenden Tonfall für den persönlichen Touch. 

Diese besondere persönliche Note sorgt dafür, dich in den Posteingängen deiner Kund:innen abzuheben und sie daran zu erinnern, warum sie sich für eine Zusammenarbeit mit dir entschieden haben. Außerdem ist es eine großartige Möglichkeit, mit Kund:innen in Kontakt zu treten, auch wenn du nicht jede E-Mail selbst versendest. 

Sieh dir E-Mail-Beispiele für Kund:innen an

Verschicke automatisierte Terminerinnerungen

Terminerinnerungen minimieren das Risiko, dass Kund:innen ihren Termin verpassen. Laut unserer Kundenumfrage halten deine Kund:innen mit 89 % höherer Wahrscheinlichkeit an ihrem Termin fest, wenn sie automatische E-Mail- oder SMS-Erinnerungen erhalten. Eine freundliche SMS-Erinnerung kurz vor dem Termin kann besonders effektiv sein. 

Lerne die Best Practices für SMS-Erinnerungen kennen

Online-Terminbuchungen leicht gemacht

Je einfacher es ist, Termine und Kurse mit dir zu vereinbaren, umso wahrscheinlicher ist es, dass Menschen diese auch tatsächlich buchen. Sorge dafür, dass man von überall dort, wo du beruflich präsent bist, auf deinen Terminplaner zugreifen kann, damit neue Kund:innen dich entdecken und deine Services buchen können. 

Hier sind einige Orte, an denen du neben deiner Unternehmenswebsite mit der Werbung für deinen Terminplaner beginnen kannst.

• Soziale Medien: Durch die Verknüpfung mit deiner Scheduling-Seite können potenzielle Kund:innen beim Surfen neue Buchungen vornehmen. Füge den Link für einen einfachen Zugriff zu deiner Link-in-Bio-Seite hinzu. Mit Acuity Scheduling kannst du deinen Kalender direkt mit deinem Profil verbinden. 

• Kunden-E-Mails: Füge den Link zu deinem Terminplaner zu deiner geschäftlichen E-Mail-Signatur und dem Footer von E-Mail-Marketing oder Newslettern hinzu. Durch das Einfügen des Links bleibst du in Erinnerung, was zu weiteren Buchungen führen kann.

• Visitenkarten: Füge deinen Visitenkarten einen Link zu deiner Website oder deiner Scheduling-Seite hinzu. Physische Karten sind eine gute Erinnerung für potenzielle Kund:innen sich bei dir zu melden. Stelle sicher, dass dein Planungslink einfach zu lesen und zu buchstabieren ist.

• Physischer Standort: Wenn du einen festen Standort hast, kannst du Kund:innen über ein Hinweisschild zur Terminvereinbarung anregen. Integriere eventuell einen benutzerdefinierten QR-Code zu deiner Buchungsseite, der sich leicht scannen lässt und über den Leute Termine vereinbaren können.

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Dieser Beitrag wurde am 18. April 2023 aktualisiert.