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Wenn Kund:innen Termine bei dir buchen, besteht immer die Gefahr, dass sie zur vereinbarten Zeit nicht erscheinen. Ganz gleich, wie toll dein Dienstleistungsangebot auch ist, kommt es leider vor, dass Kund:innen Termine versäumen, wenn du keine entsprechenden Vorkehrungen triffst. Eine der sichersten und effektivsten Möglichkeiten, um nicht wahrgenommene Termine zu vermeiden und zu reduzieren, besteht darin, Kund:innen einfache und automatische SMS-Erinnerungen zu senden.
In weniger als zwei Minuten kannst du SMS-Erinnerungen einrichten, die dir künftig den mentalen Stress und verwaltungstechnischen Aufwand ersparen, der mit nicht wahrgenommenen Terminen einhergeht.
Warum SMS-Erinnerungen gut funktionieren
Heutzutage werden die meisten Leute permanent mit eingehenden E-Mails überflutet, sodass wichtige Nachrichten leicht übersehen werden. SMS-Erinnerungen umgehen überfüllte E-Mail-Postfächer und erreichen deine Kund:innen direkt. Auch wenn SMS-Erinnerungen nicht von deiner eigenen Telefonnummer gesendet werden, handelt es sich doch um eine persönliche Ansprache, um auf individueller Basis mit deinen Kund:innen in Kontakt zu treten.
E-Mail- und SMS-Erinnerungen müssen einander nicht ausschließen. Es handelt sich dabei eher um ergänzende Tools, um bei Kund:innen entsprechende Erwartungen zu erfüllen und dafür zu sorgen, dass beide Parteien von der gemeinsamen Zeit optimal profitieren.
Wie viele SMS-Erinnerungen du versenden solltest
Bei SMS empfiehlt es sich, die Zeit und Privatsphäre deiner Kund:innen zu respektieren, da SMS-Nachrichten eher eine persönliche Kommunikationsform sind, die Freund:innen und Familienangehörigen vorbehalten ist.
Anders als E-Mail-Erinnerungen, die man filtern, sortieren und zu einem passenden Zeitpunkt lesen kann, erhalten Kund:innen SMS-Nachrichten in Echtzeit direkt auf ihr Smartphone. Eine SMS-Erinnerung reicht aus. Wenn du Schwierigkeiten damit hast, alle erforderlichen Details der Erinnerung in einer Textnachricht unterzubringen, kannst du auch mit Bestätigungs-E-Mails arbeiten, in denen alle wichtigen und weiteren Infos stehen, damit deine Kund:innen wissen, was sie erwartet.
Wann du SMS-Erinnerungen versenden solltest
E-Mails mit Terminerinnerungen lassen sich im Laufe mehrerer Tage oder sogar Wochen versenden. In Textnachrichten geht es hingegen eher um zeitnahe Termine – und sie funktionieren am Besten, wenn man sie kurz vor der vereinbarten Zeit versendet. Als Faustregel gilt, dass man eine Erinnerung ungefähr zwei Stunden vor dem geplanten Termin versenden sollte.
Diese Zeitspanne hat sich bewährt, weil sie genug Vorlauf bietet, damit Kund:innen noch stornieren, den Termin verlegen oder ihren Tag bei Bedarf umorganisieren können. Gleichzeitig ist die Benachrichtigung aber auch nah genug am tatsächlich vereinbarten Termin, um ihn nicht wieder zu vergessen.
Entdecke, wie einfach es mit Acuity Scheduling ist, deine ersten SMS-Erinnerungen einzurichten.
Grundlagen zum Thema SMS-Erinnerungen
SMS-Erinnerungen sind kurze und freundliche Erinnerungen für deine Kund:innen. Es geht nicht darum, nochmal sämtliche Informationen zu wiederholen, die zwischen euch ausgetauscht wurden. Im Gegensatz zu E-Mails sind SMS komprimierte Kommunikations-Tools, bei denen es um die wesentlichen Infos geht. Detaillierte und logistische Infos solltest du in deine E-Mail-Templates beim Onboarding integrieren. In diesen E-Mails kannst du die Erwartungen formulieren und konkretisieren, wie die Zusammenarbeit mit dir aussehen wird.
Acuity Scheduling generiert automatische SMS-Erinnerungen auf Basis der Betreffzeile, die du für deine erste Terminerinnerung per E-Mail gewählt hast. So musst du dir nicht lange überlegen, wie du eine wirksame SMS-Erinnerung formulierst – sie wird automatisch für dich erstellt. Du musst nur noch festlegen, wann deine SMS-Erinnerungen versendet werden sollen.