Viele Freiberufler:innen, die noch nicht so lange dabei sind, fühlen sich oft überfordert, wenn es darum geht, für ihre freiberufliche Tätigkeit bezahlt zu werden. In einem herkömmlichen Arbeitsverhältnis werden die Modalitäten deines Einkommens von den Arbeitgeber:innen geregelt. Gehalt oder Lohn werden im Voraus festgelegt, die Zahlung erfolgt automatisch zu bestimmten Zeitpunkten, und die Steuern werden automatisch von deinem Gehalt abgezogen. Als Freiberufler:in bist du für jeden einzelnen Schritt dieses Prozesses selbst verantwortlich. Es ist verständlich, dass viele Freiberufler:innen nicht wissen, wo sie anfangen sollen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du dein freiberufliches Einkommen verwalten kannst, wie du deine Preise als Freiberufler:in berechnen, eine Rechnung schreiben und deine Steuern als Freiberufler:in abführen kannst.
Steuern zahlen als Freiberufler:in
(Hinweis: Die Informationen in diesem Leitfaden dienen zu Informationszwecken und stellen keine Steuerberatung dar. Wir empfehlen dir, dich über die Steuergesetze in deinem Land zu informieren und deine:n Steuerberater:in zu konsultieren).
Da Freiberufler:innen keine Steuern abführen, die Arbeitgeber:innen vom Gehalt abziehen würden, bist du als Freiberufler:in zu 100 % dafür verantwortlich, die Steuern pünktlich und korrekt zu zahlen. Bevor du mit der Berechnung deiner freiberuflichen Honorare beginnst, solltest du wissen, welche Steuern du als Freiberufler:in zahlen musst und wie diese in deine Honorare einfließen sollten.
In den Vereinigten Staaten muss man einmal im Jahr eine Steuererklärung abgeben, nicht wahr? Für Freiberufler:innen gilt das nicht. Wenn du als Freiberufler:in Geld verdienst, ist es am besten, viermal im Jahr eine Steuerabrechnung zu machen. Am besten schätzt du die Steuern, die du zahlen musst, und überweist sie am Ende jedes Quartals an das Finanzamt. Wenn du als Freiberufler:in deine Steuern nur jährlich zahlst, musst du möglicherweise sogar mit einer Strafgebühr rechnen. Außerdem kannst du durch die vierteljährliche Zahlung deiner Steuern deine Finanzen besser im Blick behalten. Viermal im Jahr kleinere Beträge zu zahlen, ist weniger mühsam, als sich darum zu kümmern, dass du genug Geld hast, um einmal im Jahr eine große Summe zu zahlen.
Wie du deine Steuern überwachst, das entsprechende Geld zurücklegst und abführst, bleibt dir überlassen. Hier jedoch ein paar nützliche Anhaltspunkte:
In der Regel empfiehlt es sich, mindestens 25 % jedes freiberuflichen Honorars für die vierteljährliche Zahlung deiner Steuern zurückzulegen.
Wenn du deine freiberuflichen Einkünfte überwachst, wird die Steuerabrechnung sehr viel einfacher. Lege zum Beispiel alle bezahlten Rechnungen an einem Ort ab oder verwende eine Buchhaltungssoftware, um Ordnung zu halten. Vielleicht schicken dir einige Kund:innen ein 1099-Steuerformular. Das ist jedoch nicht erforderlich. Verlasse dich also besser nicht darauf, dass du dieses Formular erhältst, sondern überwache dein Einkommen selbst.
Stelle sicher, dass du dich über die steuerlichen Anforderungen deines Standorts informierst und diese einhältst, denn sie können je nach Stadt, Bundesland, Landkreis oder Land variieren. Dies gilt unabhängig davon, wo du freiberuflich tätig bist.
Hol dir weitere Ratschläge für die Verwaltung deiner Buchhaltung
Berechnung deiner Honorare als Freiberufler:in
Es gibt viele Faktoren, die bei der Berechnung deines freiberuflichen Honorars eine Rolle spielen. Du solltest alle diese Faktoren bei der Festlegung deiner Einstiegshonorare berücksichtigen. Im Laufe der Zeit kannst – und solltest – du deine Preise erhöhen, um der Inflation, deiner Berufserfahrung und den Marktpreisen in deinem Bereich gerecht zu werden.
Bei der Berechnung deines Einstiegshonorars solltest du drei Kategorien berücksichtigen: Was du verdienen musst, was du verdienen möchtest und was die Kundschaft zu zahlen bereit ist.
Was du verdienen musst. Diese Kategorie umfasst alles, was du monatlich auf jeden Fall bezahlen musst. Das kann Folgendes beinhalten: Miete oder Hypothekenzahlungen, Rechnungen, Lebensmittel, Geschäftsausgaben (wie Software, Ausrüstung oder Raummiete), Krankenversicherung, Steuern (mindestens 25 % deines Einkommens) und Ersparnisse. Wenn du vorhast, zusätzlich zu einer Vollzeittätigkeit als Freiberufler:in zu arbeiten, solltest du mit Bedacht abwägen, dich aber nicht unter Wert verkaufen.
Was du verdienen möchtest. Jeder Mensch hat einen anderen Lebensstandard. Wahrscheinlich weißt du jedoch bereits, wie hoch deiner ist. Berücksichtige die Einkäufe und Aktivitäten, die deine Lebensqualität erhöhen sowie andere Anschaffungen, die du planst, wie beispielsweise für Reisen oder größere Anschaffungen wie den Kauf eines Hauses oder die Gründung einer Familie zu sparen.
Was die Kund:innen zu zahlen bereit sind. Dies hängt von der Nachfrage und dem gegenwärtigen Marktpreis ab, den durchschnittliche Kund:innen in deinem Bereich für Dienstleistungen deiner Art zu zahlen bereit sind. Möglicherweise handelt es sich bei diesem Honorar um eine Preisspanne. Dann solltest du dein Urteilsvermögen und dein Wissen über deine eigenen Fähigkeiten und Erfahrungen einsetzen, um zu bestimmen, wo deine Arbeit in dieser Preisspanne einzuordnen ist. Informiere dich über die Preise, die Freiberufler:innen in deinem Bereich verlangen, um einen Anhaltspunkt zu haben.
Festlegen verschiedener Honorare für freiberufliche Dienstleistungen
Sobald du alle deine monatlichen Ausgaben (sowohl die notwendigen als auch die gewünschten) aufgelistet hast, legst du fest, wie hoch dein Mindesthonorar und deine Mindeststundenzahl pro Monat sein müssten, um das Mindesteinkommen zu erreichen, das du jeden Monat verdienen musst, um komfortabel zu leben.
Betrachten wir dieses Problem einmal konkret: Angenommen, du bist ein:e Webdesigner:in und deine Lebenshaltungskosten liegen derzeit bei 3.000 Euro/Monat. Wenn du planst, als Freiberufler:in in Vollzeit zu arbeiten, musst du einen Honorarsatz festlegen, der es dir ermöglicht, das Minimum von 3.000 Euro zu verdienen. Darüber hinaus hast du natürlich recherchiert und ermittelt, dass Webdesigner:innen mit deiner Erfahrung etwa 75 Euro/Stunde verlangen.
Wenn du mindestens 3.000 Euro/Monat verdienen möchtest, sind dies die gängigsten Honoraroptionen, die in diesem Szenario funktionieren würden:
Berechne einen Stundensatz von 75 Euro für Projekte, für deren Fertigstellung du insgesamt mindestens 40 Stunden benötigst. Stundensätze sind üblich. Du solltest jedoch immer sicherstellen, dass du die von dir für die einzelnen Kund:innen aufgewendeten Stunden genau erfasst. Einige Kund:innen fragen sich vielleicht, wofür du deine Zeit aufgewendet hast, wenn die Bezahlung ansteht. Außerdem ist es für dein eigenes Zeitmanagement nützlich zu wissen, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst.
Lege für die einzelnen Dienstleistungen einen Festpreis fest, damit du das Mindesteinkommen erreichst. Wenn du beispielsweise weißt, dass du in der Regel etwa sieben Stunden benötigst, um ein Logo zu entwerfen, kannst du 600 Euro/Logo berechnen. Dabei muss dir bewusst sein, dass dich jeden Monat mindestens fünf Kund:innen buchen müssen, die ein Logo-Design benötigen.
Vereinbare mit Kund:innen, von denen du regelmäßig beauftragt wirst, einen monatlichen Pauschalpreis. Auf diese Weise kannst du nicht nur einen festen Kund:innenstamm aufbauen, sondern auch dein Mindesteinkommen verlässlicher sicherstellen. Dadurch kannst du mehr Geld verdienen und das Risiko bei der Preisgestaltung für andere Kund:innen minimieren.
Du kannst beispielsweise einem deiner Kunden oder einer deiner Kundinnen einen monatlichen Pauschalpreis von 3.000 Euro in Rechnung stellen mit dem Wissen, dass er oder sie etwa 10 Stunden Arbeit pro Woche von dir in Anspruch nimmt. Dann hast du das sichere Gefühl, dass dein Mindesteinkommen mit diesem Kunden oder dieser Kundin bei 40 Stunden pro Monat gesichert ist, und verfügst immer noch über genügend Spielraum, um weitere Kund:innen anzunehmen, ihnen andere Honorare in Rechnung zu stellen und mehr als dein monatliches Mindesteinkommen zu verdienen.
Laut einer 2019 Statista-Umfrage verwenden etwa 48 % der Freiberufler:innen eine Festpreisstruktur. 29 % setzen ausschließlich Stundenhonorare an, und 23 % verwenden eine hybride Struktur, die je nach Projekt sowohl Festpreise als auch Stundenhonorare vorsieht. Unabhängig davon, welche Struktur für dich am besten geeignet ist, ist es wichtig, deinen Kund:innen immer einen zusätzlichen Eiltarif anzubieten. Der Eiltarif sollte mindestens doppelt so hoch sein wie dein normaler Tarif, da er nur bei Projekten zur Anwendung kommt, die eine Bearbeitung innerhalb von bis zu 24 Stunden erfordern.
Denke daran, dass die von dir festgelegten Honorare nur deine Ausgangsbasis sind. Wenn du deinen Kundenstamm erweiterst, deine Kompetenzen ausbaust und dir einen Namen gemacht hast, kannst du deine Preise auch erhöhen.
Rechnungsstellung als Freiberufler:in
Wenn du deine Preise festgelegt und deinen ersten Kunden oder deine erste Kundin akquiriert hast, musst du dich darauf vorbereiten, ihm oder ihr deine erste Rechnung zu schicken. Der üblichste Weg, als Freiberufler:in bezahlt zu werden, ist die Ausstellung von Rechnungen. Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem die von dir erbrachten Dienstleistungen und der Preis, den dein Kunde oder deine Kundin dafür bezahlen wird, aufgeführt sind. Du kannst diese Rechnung dann als PDF an deinen Kunden oder deine Kundin schicken oder eine Software zur Rechnungsverwaltung verwenden. Achte immer darauf, dass deinen Kund:innen die Zahlungsmöglichkeiten klar sind, damit sie wissen, wie sie dir das Geld zukommen lassen können.
Eine Rechnung zu erstellen ist ziemlich einfach. Aber es ist wichtig, dass du als Freiberufler:in genau darauf achtest, wie du eine Rechnung schreibst. Denn die Angabe wichtiger Details ist entscheidend dafür, dass du pünktlich und korrekt bezahlt wirst. Die beiden wichtigsten Teile einer Rechnung sind die Zahlungsbedingungen und der fällige Betrag. Im Folgenden erfährst du mehr darüber.
So kannst du Rechnungen im Markendesign auf Squarespace verschicken
Welche verschiedenen Zahlungsbedingungen gibt es auf Rechnungen?
Es ist üblich, eine Rechnung entweder zum Zeitpunkt der Unterzeichnung eines Vertrags mit Kund:innen oder nach Erbringung der Dienstleistungen zu versenden. Welche Option du wählst, hängt von der Art der vereinbarten Zahlungsbedingungen und der Art des Honorars ab, das du berechnest. Wenn du beispielsweise ein Festhonorar oder einen Vorschuss berechnest, kannst du die Rechnung sofort versenden. Wenn du einen Stundensatz berechnest, ist es ratsam, mit dem Versand der Rechnung zu warten, bis du die tatsächliche Anzahl der für den Kunden oder die Kundin geleisteten Stunden erfasst hast und nicht nur eine Schätzung.
Die Zahlungsbedingungen sind eine Absprache zwischen dir und der Kundschaft, in der du festlegst, wann du von dieser bezahlt werden möchtest. Zu den gängigen Zahlungsbedingungen gehören Folgende:
Du stellst dem Kunden oder der Kundin 100 % der Zahlung in Rechnung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft fällig wird. In der Regel stellen Freiberufler:innen diese Rechnungen als NETTO-Rechnungen 30 aus, und die Zahlung ist 30 Tage nach Ausstellung der Rechnung fällig.
Kunden einen gewissen Prozentsatz der Zahlung im Voraus in Rechnung stellen. Je nach Projekt und der bisherigen Beziehung zu den Kund:innen können Freiberufler:innen 50 % im Voraus und 50 % NETTO 30 oder in selteneren Fällen 100 % im Voraus verlangen.
Für kundenorientierte und terminbasierte Dienstleistungen (wie bestimmte Arten von Fotografie, Coaching oder Strategieberatungen) können Freiberufler:innen ganz auf die Rechnungsstellung verzichten und ihre Dienstleistungen über eine Online-Terminplanungssoftware abrechnen. Mit Acuity Scheduling kannst du zum Beispiel deine Dienstleistungen und Preise für die einzelnen Dienstleistungen festlegen und diese dann über einen Online-Terminplaner auf deiner Website oder auf Social-Media-Plattformen teilen. Dort können Kund:innen dich einfach bei der Terminbuchung per Kreditkarte bezahlen.
Was sollte in einer Rechnung von Freiberufler:innen enthalten sein?
Zu den wichtigsten Elementen einer Rechnung von Freiberufler:innen gehören:
Personenbezogene Informationen. Gebe oben auf der Rechnung den Namen, die Adresse und die Kontaktinformationen von dir und dem Kunden oder der Kundin an.
Dienstleistungen. Lege Einzelposten an, wo du die Dienstleistungen auflistest, die du mit dem Kunden oder der Kundin vertraglich vereinbart hast.
Dein Honorar. Gib neben diesen Dienstleistungen dein vereinbartes Honorar (Festpreis, Stundensatz, Hybridsatz, Pauschalpreis) für die einzelnen Dienstleistungen an. Wenn du nach Zeitaufwand arbeitest, füge eine Spalte für die Anzahl der Stunden hinzu, die du für die einzelnen Dienstleistungen aufgewendet hast. Ersetze gegebenenfalls neben den Dienstleistungen, die du innerhalb von 24 Stunden erbringen sollen, deinen normalen Tarif durch deinen Eiltarif.
Fälliger Gesamtbetrag. Berechne auf der Grundlage dieses Honorars (multipliziert mit den geleisteten Stunden, falls dies auf deine Honorarstruktur zutrifft) den Gesamtbetrag, den der Kunde oder die Kundin dir schuldet.
Ausstellungsdatum. Füge das Datum hinzu, an dem du die Rechnung für den Kunden oder die Kundin ausstellst.
Fälligkeitsdatum. Kennzeichne deutlich den Zeitpunkt, zu dem der Kunde oder die Kundin den Rechnungsbetrag zahlen muss, ohne dass eine Verzugsgebühr anfällt. Wenn du beispielsweise 50 % im Voraus und 50 % nach Fertigstellung vereinbart hast, kennzeichnest du diese beiden Fälligkeitsdaten. Solltest du dich auf NETTO 30 geeinigt haben, kennzeichnest du 30 Tage ab Ausstellungsdatum.
Säumnisgebühr. Vermerke die Säumnisgebühr, die du dem Kunden oder der Kundin in Rechnung stellst, wenn du die Zahlung nicht bis zum vereinbarten Fälligkeitsdatum erhältst. Die Säumnisgebühr sollte sowohl in deinen Rechnungen als auch in deinen Verträgen mit Kund:innen explizit ausgewiesen sein. Wenn ein Kunde oder eine Kundin die Zahlung nach den vereinbarten Terminen tätigt, darfst du ihm eine Pauschalgebühr oder einen Prozentsatz des fälligen Betrags in Rechnung stellen. Du kannst zum Beispiel deine Zahlungsbedingungen als NETTO 30 mit einer Säumnisgebühr von 10 % festlegen, wenn du die Zahlung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsstellung erhältst.
Sieh dir weitere Best Practices für Kundenrechnungen an
Korrekte und pünktliche Bezahlung
Unabhängig davon, wie und wann du bezahlt wirst, ist es letztendlich deine Verantwortung, dich darum zu kümmern und sicherzustellen, dass du pünktlich und korrekt bezahlt wirst.
Im Folgenden findest du ein paar Tipps, die dir dabei helfen:
Erfasse die Zeit, die du für die einzelnen Projekte aufwendest, in einer Excel-Tabelle oder einer entsprechenden Software. Wenn du einen Stundensatz berechnest, ist dies besonders wichtig, da du deinen Kund:innen die Fortschritte auf Stundenbasis mitteilen solltest. Doch selbst wenn du einen Festpreis berechnest, ist es für dich interessant zu wissen, wie viel Zeit du für bestimmte Projekte oder Aufgaben aufwendest. Wenn sich herausstellt, dass du mehr Zeit aufwendest als erwartet, kannst du anhand dieser Daten herausfinden, wie du deine Preise erhöhen oder deine Arbeit effizienter gestalten kannst.
Vertrete deine Interessen. Deine Zeit und deine Kompetenzen sind wertvoll. Du verdienst, dafür angemessen und rechtzeitig bezahlt zu werden. Für die meisten Kund:innen sollte es ausreichen, die Erwartungen hinsichtlich der Zahlungsfristen zu formulieren. Es kann jedoch auch vorkommen, dass du deine Kund:innen an die Säumnisgebühren erinnern und sie auffordern musst, deine Rechnungen zu bezahlen. Bedenke, dass es in deiner Macht steht, die Beziehung zu einem Kunden oder einer Kundin zu beenden, wenn du von ihm oder ihr nicht pünktlich oder überhaupt nicht bezahlt wirst.
Denke daran, dass alle freiberuflich tätigen Personen mit jedem Schritt etwas dazulernen. Es geht nicht nur dir so. Jeder macht Fehler. Hab Geduld mit dir und deiner Kundschaft und passe deine Vorgehensweise behutsam an, wenn du herausfindest, welche Methoden für dich besser funktionieren. Sobald du deine Preise festgelegt hast und weißt, wie du eine Rechnung schreibst, kannst du dich auf die Suche nach deinem ersten Kunden oder deiner ersten Kundin machen.