Best Practices zum Verschieben von Kundenterminen

Für jede:n Unternehmer:in werden Prioritäten unweigerlich dazu führen, dass man gelegentlich einen geplanten Termin verschieben muss. Von persönlichen Ereignissen bis hin zu einer kurzfristigen Änderung bei langjährigen Kund:innen kann sich alles auf deinen Zeitplan auswirken. 

Eine professionelle Kommunikation mit Kund:innen über Zeitfenster- oder Terminänderungen kann deine Beziehung festigen und die Integrität deines Unternehmens trotz der unerwarteten Änderung stärken. Im Folgenden findest du Best Practices und eine Beispiel-E-Mail zur Verschiebung deiner Besprechungszeiten. 

So verschiebst du einen Termin

Jedes Unternehmen und jede:r Kund:in ist anders. Die folgenden fünf Best Practices solltest du beachten, wenn du einen bestehenden Termin verschieben musst.

1. Sende so schnell wie möglich ein Update

Kontaktiere deine:n Kund:in, sobald du weißt, dass du den Termin absagen oder verschieben musst. Überraschungen in letzter Minute können zwar vorkommen, aber eine rechtzeitige Kontaktaufnahme stellt sicher, dass sich niemand überrumpelt fühlt und genügend Zeit hat, einen neuen Termin zu finden, der in den eigenen Zeitplan passt.

Damit statuierst du auch ein Exempel und zeigst im Gegenzug, dass sie dich ebenfalls so früh wie möglich informieren sollten, wenn sie einen Termin umbuchen müssen.

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2. Personalisiere deine Kommunikation

Nimm dir die Zeit, deine E-Mail zur Terminverschiebung und jede andere damit verbundene Kommunikation an deinen Tonfall und deine Kund:innen anzupassen. Selbst wenn deine Nachrichten automatisiert sind, signalisiert das Senden von personalisierten Nachrichten, dass du die Zeit und die Bedürfnisse deiner Kundschaft respektierst. 

Wenn du mit Acuity Scheduling eine Terminverschiebung vornimmst, gehe zu deinem Abschnitt „Terminverschiebungs-E-Mail“, um dein E-Mail-Template für die Terminverschiebung zu erstellen oder zu aktualisieren. Wenn du oder Kund:innen einen Termin verschieben, erhalten sie automatisch diese E-Mail, um die Änderung ihrer Termindetails zu bestätigen.

3. Vermeide es, zu viel zu erklären

Du musst nicht näher darauf eingehen, warum ein Termin verschoben werden muss. Der Tonfall kann bei E-Mails leicht missverstanden werden, und wenn du die Situation zu ausführlich erklärst, kann dies möglicherweise uneinheitlich oder unprofessionell wirken. Es ist sinnvoll, sich für die unerwartete Änderung zu entschuldigen, aber überlege dir, welche Art der Kommunikation du in einem ähnlichen Fall bevorzugen würdest. 

Halte deine E-Mail kurz und bündig und informiere deine Kund:innen über die nächsten Schritte. Zum Beispiel solltest du ausführliche Erklärungen wie „Ich muss unseren Termin verschieben, weil mein Hund in den letzten Tagen krank war und ich nur morgen zum Tierarzt gehen konnte“ vermeiden. Versuche stattdessen etwas wie: „Aufgrund eines unerwarteten Konflikts muss ich unseren Termin morgen verschieben.“ 

Deine Kund:innen erhalten die benötigten Informationen und haben das Gefühl, dass du die Situation unter Kontrolle hast.

4. Schlage Alternativen vor und mache die nächsten Schritte deutlich

Teile in deiner E-Mail klare Informationen darüber mit, wie dein:e Kund:in den Termin mit dir verschieben kann. Falls sich die Terminverschiebung auf eure gemeinsame Arbeit auswirkt, z. B. Änderung von Deadlines, solltest du dies ebenfalls erläutern.

Für Acuity Scheduling-Nutzer:innen ist das mit der Option „Feld einfügen“ in deinen E-Mail-Templates ganz einfach, die nächsten Schritte mit deinen Kunden zu teilen. Du kannst ihren alten Termin und den neuen Termin einfügen, falls du ihn manuell für sie verschoben hast. Wenn du ihnen die Möglichkeit geben möchtest, selbst einen Termin zu vereinbaren, kannst du einen Link zur Verschiebung hinzufügen.

5. Deine Wertschätzung zum Ausdruck bringen

Dankbarkeit spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Ein einfaches Dankeschön zeigt den Kund:innen, dass du ihre Zeit und Flexibilität schätzt. Wenn du dich mit ihnen zum neu geplanten Termin triffst, danke ihnen schnell noch einmal zu Beginn des Meetings.

Ein E-Mail-Template für Terminverschiebungen erstellen

Verwende die oben vorgeschlagenen Best Practices, um ein E-Mail-Template für Terminverschiebungen zu erstellen. Du kannst die Formatierung und den Text deines Templates nach Bedarf personalisieren, aber wenn das Grundgerüst vorhanden ist, kannst du Benachrichtigungen schneller versenden.

Hier ist ein Beispiel, um dir den Einstieg zu erleichtern.

Betreff: Verschiebung deines bevorstehenden Termins

Hallo [Vorname des Kunden],

ich vermeide es, Kundentermine zu verschieben, wann immer es möglich ist.

In diesem Fall muss ich unsere Sitzung für den [alten Termin] leider verschieben.

Um dir so wenig Unannehmlichkeiten wie möglich zu bereiten, habe ich unseren Termin auf den [neues Datum und Uhrzeit] verschoben. Wenn das nicht in deinen Zeitplan passt, klicke einfach auf den Button „Termin verschieben“ weiter unten und wähle eine Zeit aus, die besser funktioniert.

Falls du Fragen hast, lass mich das gerne wissen. Und vielen Dank für dein Verständnis! 

Wir hören bald voneinander,

[Dein Name]

Deine Bestätigungs-E-Mail für Terminverschiebungen automatisieren 

Wenn du schon eine Terminplanungs-Software eingerichtet hast, musst du nur deinen Text in ein E-Mail-Template einfügen. Denke daran, dass du vielleicht verschiedene E-Mail-Templates für unterschiedliche Termine oder E-Mail-Texte benötigst, wenn deine Kund:innen selbst Termine verschieben.

Gehe bei Acuity Scheduling zu deinen E-Mail-Einstellungen und wähle dort „Verschieben“ aus. Dort kannst du für alle von dir angebotenen Terminarten ein allgemeines Template erstellen oder jede automatisierte E-Mail zur Terminverschiebung für verschiedene Services und Situationen anpassen.

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Dieser Beitrag wurde am 28. Juni 2023 aktualisiert.