Gute Kundenbeziehungen helfen dir, Kund:innen zu halten und neue Kundschaft zu gewinnen. Empathie ist der Schlüssel, um starke Kundenbeziehungen aufzubauen, die echt sind und Bestand haben.

Wenn du die Sichtweise, die Erwartungen und die Bedürfnisse deiner Kund:innen verstehst, kannst du eine Beziehung aufbauen, die auf Authentizität und personalisiertem Support basiert. So gibst du deinen Kund:innen das Gefühl, gesehen, umsorgt und geschätzt zu werden.

Hier sind fünf Tipps, wie du Vertrauen und eine starke persönliche Verbindung zu deinen Kund:innen aufbauen kannst:

1. Kommuniziere mit Aufrichtigkeit und Herzlichkeit.

2. Biete deiner Kundschaft konsistente Erlebnisse.

3. Höre ihr auf aktive und engagierte Weise zu.

4. Mach dich zugänglich.

5. Setze Grenzen und kommuniziere sie.

Kommuniziere mit Aufrichtigkeit und Herzlichkeit

Egal, ob deine Geschäftsbeziehungen per E-Mail, Telefon oder Videoanruf zustande kommen, es ist wichtig, dass du einen angenehmen Ton anschlägst. Ein lockerer Sprachgebrauch verleiht deinen Kundenbeziehungen eine persönliche Note und sorgt dafür, dass sich potenzielle Kund:innen wohler fühlen.

Eine einfache Möglichkeit, deiner Marke Wärme und Authentizität zu verleihen, ist die Überarbeitung der Anrede und Schlussformel deiner Standard-E-Mails. Anstatt E-Mails mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“ abzuschließen, könntest du sie zum Beispiel mit „Wir sprechen uns bald!“ oder „Ich kann es kaum erwarten, mehr zu hören“ beenden.

Wenn du von Anfang an offen über deine Preise, deine Arbeitsweise und deine Leistungen für einen Kunden oder eine Kundin sprichst, werden die Erwartungen des Kunden oder der Kundin erfüllt. Diese Momente der Authentizität bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Kundenbeziehung.

Kunden konsistente Erlebnisse bieten

Wenn du in deine Arbeit rationalisierte Prozesse einbaust, verhindert das, dass Dinge durch die Maschen fallen. Das bedeutet, dass alle Kund:innen das gleiche Fünf-Sterne-Erlebnis haben, wie die vorherigen und alle Kund:innen wissen, was sie erwarten können. 

Wenn du darüber nachdenkst, wo du dein Unternehmen automatisieren oder rationalisieren kannst, solltest du die folgenden Bereiche berücksichtigen.

• Aufnahmeformulare: Erstelle ein individuelles Aufnahmeformular, das dir die Informationen liefert, die du benötigst, um mit potenziellen Kund:innen die richtigen Grundsteine zu legen. Ein gutes Formular hilft dir, Kund:innen herauszufiltern, die nicht zu dir passen, und Angebote zu erstellen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Kundschaft abgestimmt sind.

• Onboarding für neue Kund:innen: Hinterlasse einen starken ersten Eindruck, indem du neuen Kund:innen alles gibst, was sie für die Zusammenarbeit mit dir benötigen. Der Onboarding-Prozess könnte eine FAQ und einen Zeitplan für eure Zusammenarbeit beinhalten.

• Terminplanung für Kund:innen: Richte ein klares System für die Verwaltung von Kundenterminen ein. Verwende ein Tool, das automatisch Terminbestätigungen und -erinnerungen verschickt, damit du das nicht manuell machen musst.

• Check-in-E-Mails: Lege einen Zeitplan fest, um dich regelmäßig bei bestehenden und potenziellen Kund:innen zu melden oder Folgenachrichten zu senden. Du kannst eine E-Mail-Vorlage erstellen, um dies zu beschleunigen. Dieser wichtige Teil des Beziehungsmanagements gibt den Kund:innen die Gewissheit, dass ihr Projekt für dich Vorrang hat. Das ist auch eine gute Möglichkeit, um die Kund:innen über die Fortschritte bei langfristigen Projekten auf dem Laufenden zu halten.

• Bedingungen und Konditionen: Lege klare Richtlinien für deine Arbeitsweise fest, einschließlich Zahlungsbedingungen und Stornierungsrichtlinien. Wenn du deine Bedingungen nennst, wissen deine Kund:innen, was sie erwarten können und wie sie deine Zeit einhalten können.

• Zeugnisanfragen und Empfehlungen: Wenn du die Arbeit mit einem Kunden beendet hast, bitte ihn um ein Testimonial, das du weitergeben kannst. Oder biete einen Empfehlungsrabatt an, z. B. 10 % Rabatt für neue Kund:innen, die von früheren Kund:innen geworben wurden.

Wenn du diese Prozesse automatisierst oder rationalisierst, sparst du als Kleinunternehmen Zeit und kannst gleichzeitig enge professionelle Beziehungen pflegen. Eine nahtlose Erfahrung und Kommunikation gibt den Kund:innen das Gefühl, gesehen, gehört und respektiert zu werden.

Aktives Zuhören üben 

Aktives Zuhören ist die Praxis, eine bestimmte Frage zu stellen, das Gehörte zu wiederholen und sicherzustellen, dass beide Seiten einander auch wirklich verstehen. Aktives Zuhören ist eine großartige Methode, um mit Kund:innen in Kontakt zu treten, vor allem, wenn es darum geht, ihre Probleme anzusprechen. 

Diese Herangehensweise an Kundenbeziehungen wird dir dabei helfen, langfristige Beziehungen zu deiner Kundschaft aufzubauen. Wenn deine Kund:innen das Gefühl haben, dass sie angehört werden, auch wenn sie ein Problem haben, werden sie dir ihre Projekte anvertrauen.

Smalltalk ist wichtig

Deine Kund:innen sind nicht nur Transaktionen – sie sind das Herzstück deines Unternehmens. Wenn du dich für ihr Leben und ihr Wohlergehen interessierst, stärkt das eure Beziehung und zeigt ihnen, dass sie wertgeschätzt werden.

Beginne zunächst damit, Fragen zu stellen. Haben sie schon Pläne fürs Wochenende? Haben sie die Beförderung bekommen? Schon ein oder zwei Minuten ernsthafte Neugierde können eine gewisse Offenheit schaffen, bevor du zur Sache kommst.

Für neue Kund:innen kannst du in Erwägung ziehen, optionale persönliche Fragen in dein Aufnahmeformular aufnehmen. Frag sie zum Beispiel nach ihrer liebsten Reiseerinnerung oder dem letzten Buch, das sie gelesen haben.

Wenn du die unbeschwerten Fragen direkt in das Formular einbaust, hast du ein Thema, mit dem du beginnen kannst, selbst wenn es euer erstes Treffen ist. Außerdem erhältst du Informationen, die dir dabei helfen können, das Projekt oder die Erfahrung der Kund:innen persönlicher zu gestalten.

Sei erreichbar für deine Kund:innen

Ein großer Teil des Aufbaus erfolgreicher Kundenbeziehungen besteht darin, dass du deine Versprechen einhältst. Das bedeutet, dass du pünktlich zu Besprechungen erscheinst, deine Fristen einhältst und während deiner Arbeitszeit erreichbar bist. Das stärkt das Vertrauen der Kundschaft in dich.

Eine Möglichkeit, deinen Kund:innen deine Verfügbarkeit mitzuteilen, besteht darin, überall dort, wo du online präsent bist, deinen einzigartigen Acuity-Link zu veröffentlichen. Von dort aus können deine Kund:innen ganz einfach Zeit mit dir buchen.

Als Teil deines Onboarding-Prozesses kannst du auch Angaben darüber machen, wann du normalerweise auf Nachrichten antwortest und wie du am besten zu erreichen bist.

Wahre deine Grenzen

Manchmal stoßen deine Kund:innen an die Grenzen, die du gesetzt hast. Wenn das passiert, kann Empathie zu zeigen bedeuten, Grenzen zu wahren, einen Kompromiss zu finden und auf klare und verständnisvolle Weise zu kommunizieren.

Angenommen, eine Kundin erscheint nicht zu mehreren Terminen. Anstatt deine Beziehung zu ihr sofort zu beenden, könntest du Folgendes unternehmen:

1. Finde heraus, warum sie Termine verpasst hat.

2. Erläutere, wie du mit nicht wahrgenommenen Terminen umgehst.

3. Biete als Kompromiss an, einen der verpassten Termine zu erstatten.

Diese Reaktion stärkt deine Grenzen, zeigt aber auch Empathie für deine Kund:innen. Sie signalisiert Verständnis für ihre Situation und zeigt, dass dir die Person am Herzen liegt.

Echte und dauerhafte Kundenbeziehungen werden mit der Zeit aufgebaut. Diese Verbindungen sind wahre Beziehungen, und genau wie jede andere erfordern sie eine Investition in Form von Zeit, Zuwendung und Geduld. Aber je mehr Übung du im Aufbau dieser Beziehungen hast, desto einfacher wird es.

Wenn du gute Kundenbeziehungen pflegst, wirst du viele Kund:innen haben, die dich weiterempfehlen und so dein Geschäft ausbauen.

Baue starke Kundenbeziehungen mit Terminvereinbarungen auf

Dieser Beitrag wurde am 28. März 2023 aktualisiert.