5 Beispiele von Kunden-Onboarding-E-Mails für dein Kleinunternehmen

Kunden-Onboarding ist ein System, mit dem du:

• Neue Kund:innen begrüßt und Geschäftsbeziehungen aufbaust.

• Erwartungen festlegst, wie ihr eure gemeinsame Zeit verbringen werdet.

• Zusätzliche Informationen vor eurem Termin oder Kurs sammelst.

• Dafür sorgst, dass deine Kunden sich gut informiert und versorgt fühlen.

Ein gutes Onboarding-Erlebnis für neue Kund:innen ist ein wichtiger Bestandteil der Führung und Skalierung eines erfolgreichen Unternehmens. Als eine der ersten Kommunikationsmöglichkeiten, die neue Kund:innen mit dir haben, können Onboarding-E-Mails das Kundenerlebnis aufwerten. Das schafft Vertrauen in deine Marke, gibt Kund:innen das Gefühl, willkommen zu sein und liefert ihnen alle wichtigen notwendigen Informationen und vereinfacht gleichzeitig deinen Workflow.

Was ist eine Onboarding-E-Mail?

Wenn es um Dienstleistungen oder Kurse geht, beziehen sich die E-Mails zum Kunden-Onboarding auf die Reihenfolge der E-Mails, die an deine Kund:innen gesendet werden, wenn sie einen Termin mit dir vereinbaren. Diese sind in der Regel automatisiert. Ein Beispiel dafür bei einem produktbasierten Unternehmen ist eine Versandbenachrichtigung.

Es benötigt zwar etwas Aufwand, deine Onboarding-E-Mail-Templates einzurichten, aber du kannst damit in Zukunft viel Zeit sparen.

In Acuity Scheduling sind sechs Standard-E-Mail-Templates enthalten. Passe diese sechs E-Mails an, um mit deinen Kunden-Onboarding-Templates zu beginnen. Du kannst bei Bedarf mehr Templates erstellen.

Die sechs wichtigsten Kunden-Onboarding-E-Mails, die du erstellen solltest, sind:

• 1 erste Bestätigungs-E-Mail

• 2 Erinnerungs-E-Mails

• 1 Bestätigungs-E-Mail für Absagen

• 1 Bestätigungs-E-Mail für verschobene Termine

• 1 Folge-E-Mail bzw. Bitte um einen Erfahrungsbericht

Hinweis: Die folgenden E-Mails sind lediglich als Beispiele zu betrachten. Passe die Informationen so an, dass sie direkt auf dein Unternehmen zutreffen, und befolge die Best Practices für E-Mails sowie alle anderen geltenden Gesetze und Vorschriften.

1. Erste Bestätigungs-E-Mail

E-Mails mit Erstbestätigungen versendet man unmittelbar, nachdem ein Kunde einen Service oder einen Termin gebucht hat. Diese Onboarding-E-Mails informieren Kunden über alles, was sie für ihre Sitzung wissen müssen.

• Mit wem sie sich treffen: Ob sie es mit dir oder einem Mitglied deines Teams zu tun haben werden

• Wofür ihr euch trefft: Welche Art von Service sie gebucht haben oder was sie erwartet

• Wann ihr euch trefft: Einschließlich Zeitzone, besonders wichtig, wenn du online arbeitest

• Wo ihr euch trefft: Die genaue physische Adresse oder der Link zum virtuellen Meetingraum

• Warum sie dich gebucht haben: Eine kurze Erinnerung daran, was sie von eurer gemeinsamen Zeit erwarten können

• Wie sie bei Bedarf Fragen stellen oder den Termin umbuchen können: Deine Telefonnummer, E-Mail und Links für Umbuchungen

Die direkte Bearbeitung in Acuity Scheduling dauert etwa 60 Sekunden. Die Formatierung ist so voreingestellt, dass sie vor dem Absenden professionell aussieht, und jede E-Mail kann nach Terminart angepasst werden. 

Es kann hilfreich sein, ein separates Template für die Bestätigungs-E-Mail für Neukund:innen zu erstellen, die auch als Begrüßungs-E-Mail fungiert. Bevor du auf die Einzelheiten ihrer Buchung eingehst, beginne mit einer herzlichen Willkommensnachricht, um deine Wertschätzung zu zeigen und nützliche Tipps für neue Kund:innen zu geben. 

Beispiel für eine Erstbestätigungs-E-Mail

Automatisch gesendet: Unmittelbar nach der Buchung

Betreffzeile: Du hast deinen Termin gebucht

2. Kurze Erinnerungs-E-Mails

Sorge dafür, dass dein Termin deinen Kunden im Gedächtnis bleibt und reduziere Fälle von Nichterscheinen. Genau wie in der ersten Bestätigungs-E-Mail enthalten Erinnerungs-E-Mails wichtige Termindetails. 

Das sind die wichtigsten Elemente einer Erinnerungs-E-Mail:

• Mit wem sie sich treffen

• Wofür ihr euch trefft

• Wann ihr euch trefft

• Wo ihr euch trefft

• Warum sie dich gebucht haben

• Wie sie bei Bedarf Fragen stellen oder den Termin umbuchen können

Du musst deine erste E-Mail nicht wiederholen und jedes Detail bestätigen. Du solltest jedoch die wichtigsten Informationen über das Meeting hinzufügen und sie daran erinnern, wie sie Kontakt aufnehmen können, wenn sie Kundensupport benötigen. Verwende E-Mail-Automatisierungen, um ein paar Tage vor dem Termin eine Erinnerung und am Tag des Termins eine zweite Erinnerung zu senden.

Beispiel für die erste Erinnerungs-E-Mail

Automatisch gesendet: 72 Stunden vor ihrem Termin

Betreffzeile: Dein Termin findet in 72 Stunden statt

Beispiel für die zweite Erinnerungs-E-Mail

Automatisch gesendet: Am Tag ihres Termins, mindestens zwei Stunden vor Beginn

Betreffzeile: Wir sehen uns heute bei deinem Termin

3. Terminverschiebungs-E-Mail

E-Mails für Terminverschiebungen bestätigen alle angeforderten Terminänderungen und geben wichtige Informationen erneut an. Ähnlich wie zuvor solltest du die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Welchen Termin sie geändert haben

• Wann ihr Termin mit dir vereinbart war

• Das neu geplante Datum und die neue Uhrzeit

• Wo sie sich jetzt mit dir treffen

• Warum sie diesen Termin möchten

• Wie sie bei Bedarf erneut umbuchen können, mit integrierten Buttons zu deinem Acuity-Link

Es gibt ein einfaches Beispiel-Template für eine Terminverschiebungs-E-Mail, das in Acuity Scheduling bereits verfügbar ist. Wie bei den anderen Templates kannst du diese an deine Tonalität und dein bevorzugtes E-Mail-Marketing-Design anpassen.

Sieh dir unsere Tipps zum Verschieben von Kundenterminen an

Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail für eine Terminverschiebung

Automatisch gesendet: Unmittelbar nach der Verschiebung des Termins

Betreffzeile: Dein Termin wurde verschoben

4. Absage-E-Mail

Mit Absage-E-Mails bestätigst du nicht nur die abgesagten Termine deiner Kund:innen, sondern erstellst auch einen Nachweis dafür, dass ihr euch nicht getroffen habt. Deine E-Mail wird aller Voraussicht nach ähnliche Komponenten wie die anderen E-Mails enthalten, wobei sich die Struktur einfach etwas anders gestaltet.

• Was deine Kund:innen abgesagt haben (welche Art von Service sie gebucht hatten)

• Wann ihr Termin mit dir vereinbart war

• Wo ihr euch treffen wolltet (die Anschrift oder der Link zu einem virtuellen Meetingraum)

• Warum sie dich wieder buchen sollten (kurze Erinnerung an die Vorteile der Zusammenarbeit)

• Wie sie wieder bei dir buchen können (Link zu deiner Terminplanungsseite)

Diese Kommunikation ist genauso Teil deines ersten Eindrucks bei Kund:innen wie jeder andere Teil deiner Onboarding-Strategie. Betrachte deine Absage-E-Mails als Gelegenheit zur Kundenbindung. 

Zeige Verständnis für die Absage und erkläre, dass du sie in Zukunft gerne wiedersehen würdest, mit einem Hinweis darauf, was du für sie tun kannst.

Wenn es für dein Unternehmen Sinn macht, kannst du eine schlichte Handlungsaufforderung einfügen, damit sie den Termin verschieben oder dich kontaktieren können, wenn sie bereit sind.

Erfahre mehr über das Verfassen einer Stornierungsrichtlinie

Beispiel für eine Onboarding-E-Mail zur Absage

Automatisch gesendet: Unmittelbar nach der Absage des Termins

Betreffzeile: Deine Absage ist bestätigt

5. Follow-up E-Mail und Bitte um Erfahrungsbericht 

Automatisierte Folge-E-Mails sind ein effektives Mittel, um die Kundenkommunikation offen zu halten, und Erfahrungsberichte können dir helfen, dein Geschäft auszubauen. Sie tragen nicht nur dazu bei, die Zufriedenheit deiner Kund:innen sicherzustellen (da du Feedback zu deinen Dienstleistungen erhältst), sondern sind auch ein großartiges Marketing-Tool.

Mithilfe von Erfahrungsberichten kannst du die wichtigsten Merkmale und Vorteile der Zusammenarbeit durch die Aussagen zahlender Kund:innen untermauern. Wenn du nach einem Erfahrungsbericht fragst, hast du die Möglichkeit, deine Kund:innen am Ende ihrer Customer Journey zu kontaktieren und dir gleichzeitig neue Möglichkeiten zu bieten, deine Stärken hervorzuheben.

Beispiel für eine Bitte um einen Erfahrungsbericht

Automatisch gesendet: Ein bis drei Tage nach dem Termin

Betreffzeile: Wie zufrieden bist du mit mir?

Hallo [NAME]!

Seit unserem Termin sind ein paar Tage vergangen und ich wollte nur nachfragen, wie dir [DIE GEMEINSAME ARBEIT] gefallen hat. Ich schätze das Feedback meiner Kund:innen und würde mich freuen, wenn du dir ein paar Minuten Zeit nimmst, um ein bisschen über deine Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit mir zu berichten.

Vielen Dank und ich hoffe, wir hören uns bald!

Hier findest du weitere E-Mail-Beispiele für die Vermarktung deiner Marke

Bist du bereit für Kunden-Onboarding?

Dieser Beitrag wurde am 6. Juni 2023 aktualisiert.