7 Best Practices und Beispiele für Rechnungen

Jede Interaktion mit deinen Kund:innen ist eine Gelegenheit, deine Beziehung zu ihnen zu stärken, auch bei der Bezahlung. Ein reibungsloser und klarer Zahlungsablauf wirkt professionell und hinterlässt einen positiven Eindruck bei allen, die mit dir zusammenarbeiten. 

Zusätzlich zu den grundlegenden Angaben, die jede Rechnung enthalten sollte, wie z. B. die erbrachten Dienstleistungen und Kundeninformationen, gibt es auch Möglichkeiten, die Erfahrung für deine Kund:innen zu verbessern und deinen Workflow zu vereinfachen. Hier findest du sieben Best Practices und Beispiele für Rechnungen, um dir den Einstieg zu erleichtern.

1. Halte das Design klar

Obwohl deine Rechnung idealerweise auf dein Unternehmen und deine Marke zugeschnitten sein sollte, musst du darauf achten, deinen Kund:innen die wichtigsten Informationen zu vermitteln. Wenn du Schriftarten oder Farben deiner Marke verwendest, solltest du sicherstellen, dass wichtige Details wie die Zahlungsfrist und die Preise immer noch leicht zu finden und zu lesen sind.

Eine einfache Möglichkeit, deine Rechnungen markengerecht und gleichzeitig sauber zu gestalten, ist das Hinzufügen deines Logos auf deinen Rechnungen. So kannst du sie individuell gestalten, ohne die Klarheit zu beeinträchtigen.

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2. Erstelle detaillierte und genaue Rechnungen

Füge alles, was deine Kund:innen wissen müssen, in deine Rechnung ein, um Verwirrung zu vermeiden und die Anzahl der Fragen zu reduzieren, die du bei der Bearbeitung der Rechnungen beantworten musst. Auf deiner Rechnung sollten folgende Informationen klar angegeben oder verlinkt sein:

• Name und Kontaktinformationen der Kund:innen

• Der Name deines Unternehmens und Kontaktinformationen

• Rechnungsnummer

• Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde

• Für die Kund:innen erbrachte Dienstleistungen

• Preis, aufgeschlüsselt für jede Dienstleistung

• Etwaige Steuern, zusätzliche Gebühren oder Rabatte

• Fälliger Gesamtbetrag

• Zahlungsbedingungen

• Fälligkeitsdatum der Zahlung

• Richtlinien für verspätete oder nicht geleistete Zahlungen

Wenn diese Informationen in deiner Rechnung leicht auffindbar sind, setzt du klare Erwartungen zwischen dir und deinen Kund:innen. Mit klaren Angaben und Anweisungen wird es auch für dich einfacher, bezahlt zu werden.

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3. Versende Rechnungen zeitnah

Es empfiehlt sich, Rechnungen an deine Kund:innen zu schicken, kurz nachdem du dich mit ihnen getroffen oder deine Dienstleistungen erbracht hast. So wirst du schneller bezahlt und die Rechnung kommt auf die To-do-Liste der Kund:innen, solange du noch in ihrem Gedächtnis bist.

Stelle sicher, dass du deine Rechnung auch rechtzeitig vor dem Fälligkeitsdatum der Zahlung sendest. Je nach Branchenstandard solltest du dafür sorgen, dass deine Kund:innen ein angemessenes Zeitfenster haben, um dir eine Zahlung zukommen zu lassen. In einigen Branchen sind ein paar Tage bis eine Woche üblich, aber 30 Tage sind eine typische Bearbeitungszeit für andere Branchen oder Firmenkunden.

4. Vereinfache den Bezahlvorgang

Einfache und vertraute Zahlungsoptionen bieten deinen Kund:innen Flexibilität und geben ihnen das Gefühl, dass ihre Zahlungsinformationen sicher sind. Verbinde dein Tool zur Rechnungsstellung mit einem gängigen Zahlungsdienstleister wie Stripe, PayPal oder Square oder biete andere digitale Zahlungsoptionen an. 

Wenn du dich mit Kund:innen persönlich triffst, kannst du Zahlungen vor Ort mit einem Kreditkartenleser oder Zahlungen über eine sichere mobile Verbindung anbieten. Wenn dein Zahlungsdienstleister weniger Informationen von den Kund:innen verlangt, ist es für sie schneller und einfacher, eine Rechnung zu bezahlen.

5. Lege klare Zahlungsrichtlinien fest

Klare und bewährte Richtlinien legen die Erwartungen für deine Kund:innen fest und schützen deine Zeit und deinen Cashflow als Kleinunternehmer:in. Deine Rechnungen sollten Informationen über Folgendes erhalten:

• Wie sie zahlen können

• Akzeptierte Zahlungsmethoden 

• Strafen für verspätete oder versäumte Zahlungen

• Gebühren für Stornierung oder Nichterscheinen

• Bevorstehende Zahlungen, wenn du eine Anzahlung oder Ratenzahlung verlangst

• Wie sie bei Fragen oder Bedenken dich kontaktieren können

Du kannst dich jederzeit auf deine Zahlungsbedingungen verlassen, wenn ein Problem auftritt. Die schriftliche Festlegung der Zahlungsbedingungen sollte alle möglichen Fragen oder Probleme bei der Rechnungsstellung vereinfachen. Deine Bedingungen sind jedoch nur so wertvoll, wie du sie durchsetzt.

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6. Automatisiere deine Rechnungsstellung und Belege

Ein gutes Planungstool kann deinen Rechnungsstellungsprozess automatisieren und dir die Zeit ersparen, die du für das manuelle Verfolgen und Versenden jeder Zahlung benötigst. Squarespace ermöglicht es dir, Rechnungen zu senden und zu verfolgen, und kann dir helfen, den Überblick über Zahlungserinnerungen und Belege zu behalten. 

Wenn du Acuity Scheduling verwendest, um deinen Kalender zu verwalten, kannst du auch deine Terminverwaltung automatisieren. Du kannst deine Verfügbarkeit festlegen und es Kund:innen ermöglichen, ihre Termine mit dir selbst zu vereinbaren, zu verschieben oder abzusagen. Acuity versendet automatisch E-Mails, um Terminbuchungen und Änderungen zu bestätigen und Kund:innen an bevorstehende Buchungen zu erinnern.

Du kannst deine Rechnungen online einsehen und verwalten, falls du eine persönlich nachverfolgen möchtest, den Rest übernimmt jedoch deine Rechnungssoftware.

7. Mit deinen Kunden in Kontakt treten

Der gesamte Rechnungs- und Zahlungsprozess ist ein fester Bestandteil beim Kundenservice und -support, aber eine persönliche Note kann viel zur Kundenbindung beitragen. Das kann so einfach sein wie ein kleines Dankesschreiben auf jeder Rechnung. Du könntest auch einen Rabattcode auf die Rechnung schreiben, wenn sie eine bestimmte Anzahl von Treffen vereinbart haben.

Selbst wenn deine Rechnungen automatisiert sind, kann eine Notiz, in der du dich bei deinen Kund:innen bedankst und sie ermutigst, sich mit Fragen an dich zu wenden oder eine Bewertung für dein Unternehmen zu hinterlassen, eine ansonsten eher transaktionsbezogene Kommunikation auflockern. 

Beispiel für eine Kundenrechnung

Wenn du eine Rechnungssoftware verwendest, verfügt diese über Templates, mit denen du eine professionelle Rechnung erstellen kannst, die die wichtigsten Kundendaten enthält. Es ist aber immer hilfreich, einen Anhaltspunkt zu haben, um zu sehen, wie andere Unternehmer:innen ihre Rechnungen schreiben. Hier ist ein Beispiel, das du als Grundlage nehmen und an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Beachte, dass diese Beispiele nur zu Bildungszwecken dienen und nicht als Rechts- oder Finanzberatung verstanden werden sollten.

Diese Rechnung zeigt Folgendes deutlich auf:

• Name des Unternehmens und Kontaktdaten

• Kontaktinformationen der Kund:innen

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum

• Aufgeschlüsselte Dienstleistungen und Preise, einschließlich Umsatzsteuer

Der:die Geschäftsinhaber:in fügt der Rechnung auch eine freundliche persönliche Notiz bei. Bei einer digitalen Rechnung kannst du zusätzliche Informationen über Zahlungsmethoden und Richtlinien in den Text der E-Mail-Benachrichtigung, die an die Kund:innen geht, oder einen Link zu den Informationen auf deiner Website angeben.