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Als Kleinunternehmer:in ist ein effektives Cashflow-Management für den Erfolg deines Unternehmens notwendig. Wenn du weißt, wie du deine Kapitalflussrechnung erstellen und verstehen kannst, fällt es dir leichter, strategische Entscheidungen zu treffen und dein Wachstum voranzutreiben.
Hier findest du alles, was du über den Cashflow wissen musst, wie du deine eigene Kapitalflussrechnung erstellst und welche Fehler du vermeiden solltest, damit du dein Unternehmen effektiv führen kannst.
Was ist eine Kapitalflussrechnung?
Deine Kapitalflussrechnung ist ein Finanzbericht, der die tatsächlichen Mittelzu- und -abflüsse deines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg aufzeichnet, normalerweise jeden Monat, jedes Quartal und/oder jedes Jahr. Sie gibt Aufschluss darüber, wie viel Geld du zur Finanzierung der verschiedenen Aspekte deines Unternehmens zur Verfügung hast.
Die Kapitalflussrechnung unterscheidet sich von der Gewinn- und Verlustrechnung, in der die Gesamteinnahmen und -ausgaben deines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg dargestellt werden. Sie unterscheiden sich auch von einer Bilanz, die eine Momentaufnahme deiner Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu einem bestimmten Zeitpunkt darstellt.
Ein niedriger Cashflow könnte darauf hinweisen, dass du eine Finanzierung und Anpassungen deiner Ausgaben benötigst. Starke Ersparnisse ermöglichen es dir, dich an unvorhergesehene Veränderungen anzupassen. Diese Aspekte deiner Kapitalflussrechnung zeigen, ob dein Unternehmen genügend Geld zur Verfügung hat, um Betriebskosten, Lagerbestände, Marketingkampagnen und andere Bereiche deines Unternehmens, die Ausgaben verursachen, zu decken. Es ist wichtig, deinen Cashflow regelmäßig zu überwachen, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen in gutem Zustand ist.
So erstellst du eine Kapitalflussrechnung
Die Erstellung deiner Kapitalflussrechnung ist ein einfacher Prozess. Diese Aufgabe kannst du zwar manuell erledigen, aber du kannst den Prozess auch mit einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware vereinfachen. So kannst du deinen Cashflow von überall aus einsehen oder ihn bei Bedarf mit einem:einer Buchhalter:in teilen.
Nachdem du alle Transaktionen eingegeben hast, erstellt die Buchhaltungssoftware eine Kapitalflussrechnung auf der Grundlage der eingegebenen Daten. Bevor du aber beginnst, solltest du dir zunächst die drei Teile der Kapitalflussrechnung genau ansehen.
Operative Tätigkeit: Cashflow, der aus Umsatzquellen wie Verkäufen stammt.
Investitionstätigkeit: Cashflow, der aus dem Gewinn oder Verlust von Investitionen, wie z. B. Sachanlagen, stammt.
Finanzierungstätigkeit: Cashflow, der aus Schulden, Zinszahlungen, dem Verkauf von Aktien usw. stammt.
Je nach Status deines Unternehmens kann das Geld in diese Kategorien hinein- oder herausfließen. Bei der Berechnung deines Cashflows kannst du zwei Methoden verwenden: die direkte und die indirekte Methode.
Direkte vs. indirekte Cashflow-Berechnung
Die indirekte Methode zur Erfassung des Cashflows verwendet deine Gewinn- und Verlustrechnung und deine Bilanz, um den Cashflow zu berechnen. Wenn du eine indirekte Kapitalflussrechnung manuell erstellen würdest, würdest du:
Deinen Mittelzufluss berechnen. Addiere deine Gesamteinnahmen für den Zeitraum zu allen Veränderungen bei den Forderungen (Geld, das dir zusteht, aber noch nicht eingegangen ist) und Verbindlichkeiten (Geld, das du anderen schuldest, aber noch nicht bezahlt hast).
Deinen Mittelabfluss berechnen. Addiere alle Zahlungen wie Gehälter, Lieferungen und Steuern.
Deine gesamten liquiden Mittel aus dem operativen Geschäft berechnen. Ziehe deinen Mittelabfluss von deinem Zufluss ab.
Bei der direkten Methode berechnest du deinen Cashflow auf der Grundlage der tatsächlichen Einzahlungen von Kund:innen und der Auszahlungen für Ausgaben. Diese Beträge kannst du aus deinen Kontoauszügen und Ausgabenbelegen entnehmen. Addiere die Mittelzuflüsse und -abflüsse, um deinen gesamten Cashflow aus dem operativen Geschäft zu ermitteln.
Sowohl die indirekte als auch die direkte Berechnung geben dir ein klares Bild von deinen Finanzen. Welche Methode du wählst, ist also dir überlassen. Die direkte Cashflow-Berechnung liefert dir zum Beispiel einen eher groben Überblick, weil sie Geld, das noch nicht bezahlt wurde, nicht berücksichtigt. Die indirekte Methode kann jedoch für jemanden sinnvoll sein, der seinen Nettogewinn in seine Cashflow-Berechnungen einbeziehen möchte.
Die Buchhaltungssoftware verwendet standardmäßig die indirekte Methode, wenn sie automatisch eine Kapitalflussrechnung für dich generiert. Aktualisiere und überprüfe deine Kapitalflussrechnung monatlich, um sicherzustellen, dass genügend liquide Mittel zur Deckung deiner Ausgaben vorhanden sind.
Beispiel für eine Kapitalflussrechnung
Im Folgenden findest du ein Beispiel für eine Kapitalflussrechnung nach der indirekten Methode. Das Beispiel folgt einem fiktiven Unternehmen, Hannah's Closet, aus ihrem ersten Jahr, in dem sie handgefertigte Modestücke auf Squarespace verkauft hat.
Hannah's Closet – Kapitalflussrechnung – Jahresende, Dezember 2022
| Cashflows aus operativen Tätigkeiten | |
|---|---|
| Nettoeinkommen | 10.500 € |
| Anpassungen für: | |
| Forderungen | (1.000 $) |
| Verbindlichkeiten | 15.000 € |
| Inventar | (3.000 $) |
| Vorausbezahlte Betriebskosten | (3.000 $) |
| Steuern | (3.500 $) |
| Nettoliquidität aus operativen Tätigkeiten | 15.000 € |
| Cashflows aus Investitionstätigkeiten | |
| Kauf eines Anlagevermögens | (1.000 $) |
| Erhaltene Zinsen | 20 $ |
| Nettoliquidität aus Investitionstätigkeiten | (980 $) |
| Cashflows aus Finanzierungstätigkeiten | |
| Bezahlte Schulden (kurzfristig) | (250 $) |
| Bezahlte Schulden (langfristig) | 0 $ |
| Nettoliquidität aus Finanzaktivitäten | (250 $) |
| Anstieg/Rückgang der Nettoliquidität | 13.770 € |
| Anfangsbestand der liquiden Mittel (Eröffnungsbilanz) | 30.000 € |
| Endbestand der liquiden Mittel (Schlussbilanz) | 43.770 € |
In dem Beispiel der Kapitalflussrechnung verwendete Hannah die indirekte Methode der Rechnungslegung. Zuerst notierte sie wichtige umsatzgenerierende Aktivitäten. Der Nettogewinn wird aus ihrer Gewinn- und Verlustrechnung gezogen und die kurzfristigen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten werden aus ihrer Bilanz gezogen. Danach bezog sie alle Änderungen der Anlageaktivitäten mit ein, wie z. B. langfristige Vermögenswerte. Dann notierte sie Veränderungen bei Finanzierungstätigkeiten wie Kapital oder Kreditaufnahme.
Schließlich wird die Nettoveränderung der liquiden Mittel berechnet, indem die Mittelzuflüsse und -abflüsse addiert werden. Die Eröffnungsbilanz basiert auf der Schlussbilanz des letzten Zeitraums. Die Schlussbilanz für die aktuelle Bilanz berücksichtigt den Anstieg oder Rückgang der Nettoliquidität. In deiner Buchhaltungssoftware kannst du die Cashflows mehrerer Zeiträume nebeneinander vergleichen.
Häufige Cashflow-Fehler
Es ist wichtig, die häufigsten Fehler zu kennen, die Geschäftsinhaber:innen beim Thema Cashflow machen, damit du sie möglichst vermeiden kannst. Hier findest du drei häufige Fehltritte beim Cashflow.
Umsatzschwankungen nicht voraussehen: Das kann saisonal oder aufgrund von Feiertagen passieren oder auch, wenn ein Produkt unerwartet unglaublich beliebt wird.
Falsche Prognose des Cashflows: Das ist ein Grund, warum es wichtig ist, deine typischen Mittelzuflüsse und -abflüsse regelmäßig zu analysieren und zu verstehen. Wenn du sie unterschätzt, könntest du in den roten Zahlen landen.
Aufnahme von zu vielen Schulden: Kredite können zwar zum Wachstum deines Unternehmens beitragen, aber zu viele Schulden bergen das Risiko, dass du Zahlungen nicht leisten kannst, wenn dein Umsatz sinkt.
An dieser Stelle ist eine regelmäßige Cashflow-Prognose notwendig. Bei der Cashflow-Prognose wird abgeschätzt, wie viel Geld deinem Unternehmen in Zukunft zur Verfügung stehen wird. Dabei werden die kommenden Mittelzu- und -abflüsse über einen bestimmten Zeitraum prognostiziert, in der Regel monatlich oder quartalsweise. So wird sichergestellt, dass du genügend liquide Mittel hast, um Monate mit geringeren Einnahmen zu überbrücken.
Wenn du seit etwa einem Jahr im Geschäft bist, solltest du deine historischen Finanzdaten analysieren und den zukünftigen Geldbedarf genau prognostizieren. Das kann schwieriger sein, wenn dein Unternehmen neuer ist, aber du kannst vorsichtig bleiben, indem du regelmäßig deine Betriebskosten überprüfst und alle nicht unbedingt notwendigen Ausgaben reduzierst. Wenn du feststellst, dass dein prognostizierter Cashflow unter dem prognostizierten Betrag liegt, nimm gegebenenfalls Anpassungen vor.
Die Optimierung deines Cashflows hängt von einem starken Finanzmanagement ab. Prognosen, Planungen und eine konsequente Überwachung sind besonders in der Anfangsphase deines Unternehmens wichtig, da sie dir helfen, Risiken zu minimieren und das Wachstum zu planen.
Tipps zur Verbesserung deines Cashflows
Die effektive Verwaltung des Cashflows erfordert eine konsequente Überwachung und strategische Anpassungen. Um deinen Cashflow zu verbessern, ist es wichtig, dass du ihn kontinuierlich überwachst. Der Einsatz von Technologie und Automatisierung ist ein guter Anfang.
Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du wichtige Finanzprozesse automatisieren. Aufgaben, die normalerweise stundenlange Arbeit erfordern, können in wenigen Minuten erledigt werden. Die Buchhaltungssoftware ermöglicht dir den Zugriff auf erstellte Berichte und Jahresabschlüsse. So erhältst du wichtige Einblicke in Bereiche deines Unternehmens, wie z. B. dein Inventar.
Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du verfolgen, ob dein Bestand mit deinen Mittelzuflüssen Schritt hält. Du kannst bei Bedarf Anpassungen vornehmen, indem du den Lagerbestand reduzierst, um den Cashflow in Erwartung eines geringeren Umsatzes im nächsten Jahr aufrechtzuerhalten. Mit dieser Voraussicht kannst du deinen Cashflow einfacher verwalten.
Wenn du eine Buchhaltungssoftware verwendest, kannst du sie auch mit einer Reihe von anderen Tools integrieren. Um beispielsweise die Genauigkeit deiner Finanzdaten zu gewährleisten, solltest du eine Buchhaltungsintegration in Betracht ziehen. Mit den Erweiterungen Squarespace + Xero oder Squarespace + MYOB von Amaka werden die Squarespace-Verkäufe täglich mit deiner Buchhaltungssoftware synchronisiert. Dadurch entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und des Abgleichs.
Zusätzlich kannst du Tools zur Liquiditätsprognose in deine Buchhaltungssoftware integrieren und deine Daten exportieren, um visuelle Berichte über deine Cashflow-Veränderungen im Laufe der Zeit zu erstellen. Du kannst auch den Überblick über deine Inventarverwaltung behalten, damit du besser abschätzen kannst, wann du Materialien und Produkte bestellen musst.
Mit einer sorgfältigen Planung und den richtigen Tools zur Kontrolle des Cashflows kannst du Fehler vermeiden und die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens gewährleisten.
Hinweis: Dieser Durchstarten-Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Amaka erstellt. Dieser Artikel soll nicht als professionelle Finanz- oder Rechtsberatung aufgefasst werden. Erkundige dich bei den örtlichen Vorschriften und bei einem Finanzprofi, um dich über deine Verpflichtungen zu informieren.