Grundlagen der Buchhaltung für Kleinunternehmer:innen

Laut einer Studie der U.S. Bank scheitern 82 % der Unternehmen, weil sie ihren Cashflow nicht richtig verwalten können. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für alle Kleinunternehmer:innen unerlässlich, um ihre Finanzen effektiv zu verwalten und ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen.

Die Buchhaltung eines Kleinunternehmens umfasst Finanzpraktiken, um die Finanzen eines Unternehmens zu verfolgen, zu verwalten und zu verstehen, wie z. B. das Inventar und die Überwachung des Cashflows. Hier findest du eine Übersicht über die grundlegenden Buchhaltungspraktiken, die Kleinunternehmer:innen kennen müssen. 

Zur Veranschaulichung nehmen wir das Beispiel von Sarah, einer Einzelunternehmerin, die gerade ihr eigenes E-Commerce-Unternehmen mit handgefertigtem Schmuck über Squarespace gestartet hat. Mit einigen grundlegenden Buchhaltungskenntnissen kann Sarah ihre Einnahmen und Ausgaben verfolgen, ihren Cashflow analysieren und kluge finanzielle Entscheidungen treffen, die ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.

1. Wähle eine Buchhaltungssoftware 

Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware für dein Kleinunternehmen ist es wichtig, dass du bestimmte Faktoren berücksichtigst. 

• Erschwinglichkeit: Überlege, wie viele Personen auf deine Buchhaltungssoftware zugreifen müssen und welche Funktionen du im Verhältnis zu den Kosten benötigst. Idealerweise solltest du eine Buchhaltungssoftware wählen, die mit deinen Anforderungen wächst. 

• Integrationen: Die Integrationsfunktionen der von dir gewählten Software können dir Zeit bei der manuellen Buchhaltung oder Bestandsaufnahme sparen. Das könnte z. B. eine Software sein, die sich in den Kundenservice integrieren lässt, oder eine Bestandsverwaltungssoftware, die Verkäufe von Squarespace automatisch synchronisieren kann. 

• Cloud-basierte Optionen: Eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ist eine Finanzsoftware, die deine Buchhaltungsdaten sicher online speichert. Eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware ist vorteilhaft, wenn du weitere Mitarbeiter:innen oder eine:n angestellte:n Buchhalter:in hast, da auch sie die Möglichkeit haben, sich von überall aus anzumelden.

Beliebte Cloud-basierte Buchhaltungsoptionen wie Xero und MYOB verfügen über Funktionen speziell für Kleinunternehmer:innen, wie z. B. Berichte, die dir einen einfachen Überblick über alle Bereiche deines Unternehmens ermöglichen. Durch die Verknüpfung mit anderen Geschäftsanwendungen können diese Softwareoptionen als Zentrum deines digitalen Ökosystems fungieren.

Wähle Integrationen für deine Buchhaltungssoftware

Die Wahl der richtigen Buchhaltungsintegrationen kann dir helfen, Genauigkeit zu bewahren und Zeit zu sparen. Das kann besonders hilfreich sein, wenn du Einzelunternehmer:in bist – wie in unserem Beispiel mit Sarah. Integrationen können nämlich als zweite Überprüfung für alle von dir erfassten Zahlen dienen.

Zum Beispiel kannst du mit den Buchhaltungsintegrationen von Amaka deine Squarespace-Transaktionen nahtlos und direkt mit deiner Buchhaltungssoftware synchronisieren. Dadurch entfällt nicht nur die manuelle Eingabe, sondern es wird auch sichergestellt, dass wichtige Informationen wie Verkäufe, Gebühren, Zahlungen und Steuern in beiden Systemen aktuell sind. Dank genauer Echtzeitdaten kannst du bewährte Buchhaltungspraktiken befolgen und den Cashflow und die Lagerbestände richtig verfolgen. 

Bei der Steuererklärung kannst du dich darauf verlassen, dass deine Buchhaltungssoftware bereits über aktuelle, detaillierte Verkaufsdaten verfügt. Für eine Einzelunternehmerin wie Sarah ist die Verwaltung der Datengenauigkeit und der Steuersätze ein wichtiger Teil der Einhaltung der Steuervorschriften. Mit einer Integration kann sie den gesamten Prozess der Steuererklärung vereinfachen. Über Amaka kannst du Squarespace mit Xero und MYOB synchronisieren. 

2. Richte deinen Kontenplan ein

Ein Kontenplan ist eine Möglichkeit, alle Transaktionen für dein Unternehmen zu kategorisieren. Ein gut organisierter und genauer Kontenplan gibt dir Einblick in jeden Aspekt deiner Unternehmensfinanzen, von der Höhe deiner liquiden Mittel über regelmäßige oder unregelmäßige Ausgaben bis hin zum Stand deiner Schulden. Er besteht aus fünf Hauptkontoarten. 

1. Vermögenswerte: Ressourcen, die du besitzt und die einen zukünftigen wirtschaftlichen Wert haben, wie Bargeld, Forderungen, Inventar, Ausrüstung, Immobilien usw. 

2. Verbindlichkeiten: Schulden oder Verpflichtungen, die du externen Parteien gegenüber schuldest, wie Verbindlichkeiten, zu zahlende Löhne, Bankdarlehen, Hypotheken usw.

3. Eigenkapital: Die Forderungen der Inhaber:innen/Aktionär:innen deines Unternehmens; die Zinsen an Vermögenswerten nach Abzug der Verbindlichkeiten

4. Umsatz: Einnahmen aus deiner Geschäftstätigkeit, einschließlich Verkäufe, Dienstleistungen, Zinsen, Dividenden usw. 

5. Ausgaben: Kosten, die zur Generierung von Einnahmen anfallen, wie Mitarbeiterlöhne, Rohstoffe, Werbung, Miete, Nebenkosten usw.

Wenn du deinen Kontenplan startest, fallen verschiedene Finanzkategorien unter einen der fünf Hauptkontoarten. Zu den wichtigsten Kategorien, die du möglicherweise berücksichtigen musst, gehören: 

• Bargeld (Vermögenswerte)

• Forderungen/Verbindlichkeiten (Verbindlichkeiten)

• Inventar (Vermögenswerte) 

• Kosten der verkauften Waren (Umsatz) 

• Umsatzsteuer (Umsatz) 

• Einnahmen aus Versand und Lieferung (Umsatz)

• Versand-/Lieferkosten (Ausgaben)

• Verpackungskosten (Ausgaben)

Für Sarah gehören beispielsweise Versand- und Verpackungskosten, Versandeinnahmen, Gebühren für Zahlungs-Gateways und Abonnements zu einigen wichtigen Konten für ihr Schmuckgeschäft. 

Wenn du einen Kontenplan richtig eingerichtet hast, wird es dir viel leichter fallen, deine Unternehmensfinanzen zu verfolgen. Wenn du Squarespace über Amaka mit deiner Buchhaltungssoftware verbunden hast, werden durch die Integration automatisch alle relevanten Kontoarten und Unterkategorien erstellt. Diese Konten können auch an die individuellen Bedürfnisse deines Shops angepasst werden. 

3. Verfolge Einnahmen und Ausgaben 

Eine korrekte Buchführung ist für Kleinunternehmer:innen wichtig, um ihre Finanzen im Blick zu behalten. Daher solltest du alles dokumentieren – alle Einnahmen, Verkäufe, Ausgaben, Rechnungen und vieles mehr. Nehmen wir an, Sarah nimmt sich die Zeit, einen Heimarbeitsplatz für ihr Unternehmen einzurichten, oder sie trifft sich mit jemandem, der eine lokale Messe für Kleinunternehmer:innen leitet, zum Mittagessen. Sie sollte die Belege für diese Einkäufe aufbewahren und notieren, wofür die Ausgaben getätigt wurden. 

Mit einer klaren Dokumentation kann Sarah problemlos wichtige Finanzberichte erstellen, wie eine Gewinn- und Verlustrechnung, um ihre Einnahmen und Ausgaben nachzuverfolgen, eine Bilanz, um ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zusammenzufassen, und eine Kapitalflussrechnung, um zu sehen, wie Geld in ihr Unternehmen ein- und ausgeht. Eine regelmäßige Überprüfung deiner Einnahmen und Ausgaben stellt sicher, dass dein Cashflow dort eingesetzt wird, wo du ihn am dringendsten brauchst, und hilft dir, Anpassungen vorzunehmen, wenn dies nicht der Fall ist. 

Je nachdem, wo du tätig bist und wie hoch deine Einnahmen sind, kann es sein, dass du eine bestimmte Buchführungsmethode anwenden musst. Du kannst die Cash-Methode anwenden, bei der Einnahmen und Ausgaben dann verbucht werden, wenn sie eingehen oder bezahlt werden. Oder du kannst die Methode der Periodenabgrenzung anwenden, bei der Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt der Transaktion verbucht werden, auch wenn noch kein Geld auf deiner Bank eingegangen ist. Erkundige dich nach den spezifischen Vorschriften deines Standorts. 

Mit einer Buchhaltungsintegration wird vieles davon automatisiert, da sie automatisch Verkaufsdaten, Gebühren und Einzahlungen einbezieht. Auch wenn es anfangs entmutigend erscheinen mag, wird die Buchführung mithilfe der Automatisierung zu einem nahtlosen Prozess, mit dem du die Kontrolle über deine Einnahmen und Ausgaben behältst.

4. Analysiere und verwalte den Cashflow

Eine sorgfältige Analyse deines Cashflows ist wichtig, denn das verfügbare Geld bestimmt die Entscheidungen, die du für dein Unternehmen triffst. Wenn du dir die Einnahmen und Ausgaben im Laufe der Zeit ansiehst, kannst du eine Prognose für den zukünftigen Cashflow erstellen. So kannst du mögliche Liquiditätsengpässe rechtzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Probleme zu vermeiden. Oder du kannst voraussehen, wann du mehr Geld zur Verfügung hast, um es wieder in dein Unternehmen zu investieren.

Wenn Sarah zum Beispiel während der Feiertage einen deutlichen Umsatzanstieg verzeichnet, kann sie sich darauf vorbereiten und Geldmittel für den Fall bereitstellen, dass die Verkäufe nach den Feiertagen zurückgehen. Nach den Feiertagen kann Sarah ihren Gesamtumsatz und beliebte Artikel analysieren. So kann sie eine Prognose für die Feiertage im nächsten Jahr erstellen. Wenn das Budget es zulässt, kann sie auch jemanden einstellen, der während dieser Zeit aushilft. 

Wenn du mit Buchhaltungstools den Überblick über deinen Bestand behältst, kann das auch deinen Cashflow verbessern. Entscheidend ist, dass du die Finanzdaten zur Entwicklung von Strategien nutzt, die die Zahl der wiederkehrenden Kund:innen erhöhen, Überbestände oder Fehlbestände vermeidest oder Notfallmittel für saisonale Schwankungen beiseite legst.

Wenn du beispielsweise siehst, welche Produkte regelmäßig zusammen gekauft werden, kannst du Produkte identifizieren, die du Bestandskund:innen empfehlen kannst, um sie zum Wiederkauf zu bewegen. Du kannst auch sehen, wie sich verschiedene Produkte im Laufe des Jahres entwickeln, um deinen Bestand besser zu planen.

Mit regelmäßigen Cashflow-Analysen kannst du Probleme erkennen, bevor sie auftreten, und die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens sichern. Überprüfe deine Finanzen monatlich oder alle zwei Wochen, wenn nicht sogar noch häufiger.

Willst du die Strategie deines Kleinunternehmens aufs nächste Level bringen? Weitere Ressourcen findest du im Squarespace Blog. Oder besuche den Blog von Amaka für weitere Informationen zu E-Commerce und Finanzintegrationen. 

Hinweis: Dieser Durchstarten-Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Amaka erstellt. Dieser Artikel soll nicht als professionelle Finanz- oder Rechtsberatung aufgefasst werden. Erkundige dich bei den örtlichen Vorschriften und bei einem Finanzprofi, um dich über deine Verpflichtungen zu informieren.