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Die meisten Inhaber:innen kleiner Unternehmen und Einzelunternehmer:innen schreiben jede E-Mail von Grund auf neu. Das ist absolut verständlich: Deine persönliche Note ist das, was Kund:innen anzieht und sie dazu bringt, wiederzukommen. Die Stunden, die du mit dem Verfassen von E-Mails verbringst, fehlen dir jedoch, wenn es um das Wachstum deines Unternehmens geht. Und wenn du bei jeder Nachricht ganz von vorne beginnst, ist es schwieriger, einheitlich zu arbeiten und wichtige Details im Blick zu behalten.
Professionelle E-Mail-Templates sparen Zeit und sorgen trotzdem dafür, dass du authentisch wirkst. Egal, ob du potenzielle Kund:innen kontaktierst, nach Meetings nachhakst oder Bestellungen bestätigst, das richtige Template vermittelt deine Botschaft klar und effektiv. In diesem Leitfaden findest du Templates für gängige geschäftliche Situationen sowie Tipps, wie du diese an deine individuellen Bedürfnisse anpassen kannst.
Deshalb sind professionelle E-Mail-Templates wichtig
Deine E-Mails zeigen Kund:innen den Menschen hinter deinem Unternehmen. Fertige Templates für gängige Situationen bieten dir viele Vorteile.
Zeitersparnis. Templates geben dir einen guten Ausgangspunkt, um schnell zu reagieren, ohne Abstriche machen zu müssen.
Einheitliche Markenführung. Mit Templates kannst du in all deinen E-Mails den gleichen Ton anschlagen, was deine Markenidentität stärker unterstreicht.
Weniger Fehler. Vorgefertigte, bearbeitete Templates verhindern Tippfehler oder unklare Nachrichten, die dich unprofessionell wirken lassen können.
Bessere Antworten erhalten. Klare, zielgerichtete E-Mails führen eher zu den gewünschten Ergebnissen, egal ob es darum geht, ein Meeting zu planen, einen Verkauf zu bestätigen oder Informationen einzuholen.
Stressreduktion. Wenn du in jeder Situation weißt, was du sagen sollst, fällt dir die Kommunikation leichter und du hast den Kopf frei für andere Dinge in deinem Unternehmen.
Durchdachte E-Mail-Templates für Unternehmen schaffen Vertrauen, vermitteln Professionalität und bringen deine Geschäftsbeziehungen voran.
11 unverzichtbare E-Mail-Templates für kleine Unternehmen
Diese Templates decken die meisten geschäftlichen Situationen ab, die dir begegnen werden. Vergiss nicht, sie jeweils an deine Markenstimme und deine spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Professionalität ist wichtig, aber dein Umgangston gegenüber Kund:innen ist vielleicht lockerer als in den folgenden Ausgangspunkten. Sobald du eine Version hast, die dir gefällt, speichere eine Kopie davon oder automatisiere allgemeine Nachrichten, um das Senden von E-Mails schneller und einfacher zu machen.
1. Kaltakquise oder Vorstellung
Verwendung: Erste Kontaktaufnahme mit potenziellen Kund:innen, Partner:innen oder Netzwerkkontakten
Betreffzeile: [Name der gemeinsamen Kontaktperson] hat vorgeschlagen, dass wir uns in Verbindung setzen ODER Kurze Frage zu [spezifisches Thema]
Hallo [Name],
[gemeinsame Kontaktperson] hat erwähnt, dass du an [Thema/Dienstleistung/Zusammenarbeit] interessiert sein könntest.
Ich bin [dein Name] von [dein Unternehmen]. Wir helfen [Beschreibung deiner idealen Kunden], indem wir [Hauptvorteil deines Angebots].
Mir ist [etwas Bestimmtes am Unternehmen der Person] aufgefallen und ich dachte, dass sich da vielleicht die Möglichkeit zur Zusammenarbeit ergibt.
Hättest du nächste Woche Zeit für ein 15-minütiges Telefongespräch? Ich bin verfügbar [2–3 konkrete Zeitoptionen angeben].
Ich freue mich auf einen Austausch mit dir!
[dein Name]
[dein Titel]
[dein Unternehmen]
[Telefonnummer]
[Website]
[LinkedIn-Profil]
Deshalb funktioniert es: Mit dieser E-Mail vermittelst du, dass du dir Gedanken gemacht und dich vorbereitet hast, anstatt einfach Massen-E-Mails zu verschicken. Das zeigt, dass du es ernst meinst und dich gut informiert hast. Wenn du etwas Konkretes über das Unternehmen der anderen Person sagst, fühlt sie sich wertgeschätzt.
Hol dir mehr Tipps, wie du mit Kaltakquise Kund:innen findest
2. Begrüßung oder Onboarding
Verwendung: Nachdem du eine Person als Kund:in, Klient:in oder Abonnent:in gewonnen hast
Betreffzeile: Herzlich willkommen bei [dein Unternehmen]! Legen wir los!
Hallo [Name],
vielen Dank, dass du dich für [dein Service/dein Produkt] entschieden hast. Wir freuen uns, dass du hier bist.
Das erwartet dich nun:
[Erster Schritt in deinem Onboarding-Prozess]
[Zweiter Schritt]
[Dritter Schritt]
Hier findest du einige hilfreiche Ressourcen, die dir den Einstieg erleichtern:
[Link zu den FAQ]
[Link zum entsprechenden Leitfaden]
Falls du Fragen hast, antworte auf diese E-Mail oder kontaktiere unser Support-Team unter [Support-E-Mail].
Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit dir!
Herzliche Grüße
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Dieses Template weckt klare Erwartungen und bietet einen sofortigen Mehrwert, sodass sich neue Kund:innen vom ersten Tag an unterstützt fühlen. Es reduziert die Unsicherheit, die Menschen oft nach einem Kauf oder einer Zusage empfinden. Gib nur die wichtigsten Informationen, damit du neue Kund:innen nicht überforderst.
Weitere Beispiele für Kunden-Onboarding-E-Mails ansehen
3. Erinnerungen
Terminerinnerungen
Verwendung: Einige Tage vor geplanten Terminen, um Nichterscheinen zu reduzieren
Betreffzeile: Erinnerung: Dein Termin am [Datum] um [Uhrzeit]
Hallo [Name],
ich möchte dich gerne an deinen bevorstehenden Termin erinnern:
Datum: [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit]
Ort: [Ort oder Link zum virtuellen Meeting]
Zweck: [Kurzbeschreibung]
[Füge Anweisungen zur Vorbereitung oder Materialien hinzu, die mitgebracht/durchgesehen werden sollen]
Falls du den Termin verschieben musst, gib mir bitte mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid, indem du auf diese E-Mail antwortest oder mich unter [Telefonnummer] anrufst.
Ich freue mich auf ein baldiges Treffen mit dir. Melde dich gern, falls du noch Fragen hast.
Herzliche Grüße
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Zahlungserinnerungen
Verwendung: Zwei oder drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum
Betreffzeile: Zahlungserinnerung für Rechnung Nr. [Nummer]
Hallo [Name],
ich möchte dich gern daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Nummer] über [Betrag] am [Fälligkeitsdatum] fällig ist.
Du kannst mit einer dieser Methoden bezahlen:
[Zahlungsmethode eins]
[Zahlungsmethode zwei]
[Zahlungsmethode drei]
Eine Kopie der Rechnung habe ich beigefügt. Bitte ignoriere diese Nachricht, falls deine Zahlung bereits erfolgt ist.
Bei Fragen kannst du mich jederzeit gerne kontaktieren.
Vielen Dank für deinen Auftrag!
[dein Name]
[Dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Diese Templates kommen auf den Punkt, sind höflich formuliert und bieten alle notwendigen Informationen, ohne fordernd zu wirken. Gib bei Terminerinnerungen nur Details an, die für das jeweilige Meeting relevant sind.
Erfahre, wie du Texterinnerungen verwendest, um Nichterscheinen zu reduzieren
4. Dankesnachrichten
Verwendung: Nach Meetings, Einkäufen oder nach Erhalt von Hilfe
Betreffzeile: Vielen Dank für [konkrete Handlung]
Hallo [Name],
vielen Dank für [konkrete Handlung].
[Füge ein oder zwei Sätze mit spezifischen Details darüber ein, warum du die Handlung und deren positive Auswirkungen zu schätzen weißt]
[Erwähne die nächsten Schritte oder wie du fortfahren möchtest]
Nochmal vielen Dank für deine(n) [Unterstützung/Auftrag/Zeit]. Ich freue mich darauf, in Zukunft häufiger mit dir zusammenzuarbeiten.
Herzliche Grüße
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Dankbarkeit zu zeigen stärkt berufliche Beziehungen und zeigt, dass du auf Details achtest. Diese einfache Nachricht gibt den Leuten das Gefühl, dass sie geschätzt werden und dass du an sie denkst, insbesondere dann, wenn du sie kurz nach der Interaktion sendest. Sag immer genau, wofür du dich bedankst. Fass dich kurz, aber formuliere warmherzig.
5. Folgenachricht
Folgenachricht nach einem Meeting
Verwendung: So schnell wie möglich nach Meetings oder Networking-Veranstaltungen
Betreffzeile: Nachtrag zu unserem Meeting am [Datum]
Hallo [Name],
vielen Dank, dass du dir [heute/gestern/am Datum] die Zeit für das Meeting mit mir genommen hast. Es hat mir wirklich Freude bereitet, mit dir über [kurze Erwähnung des Themas] zu sprechen und mehr über [etwas Bestimmtes aus deinem Gespräch] zu erfahren.
Wie versprochen, sende ich dir hier [Ressource, die im Meeting erwähnt wurde]:
[Link oder Anlage]
[Zusätzliche Informationen, falls erforderlich]
Wie besprochen sind die nächsten Schritte:
[Maßnahme eins] bis [Frist]
[Maßnahme zwei] bis [Frist]
Bei Fragen stehe ich dir jederzeit zur Verfügung.
Ich freue mich auf [nächste Interaktion]!
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Folgenachricht bei ausbleibender Antwort
Verwendung: Mindestens drei bis fünf Arbeitstage nach der ersten Nachricht
Betreffzeile: Anknüpfend an [vorherigem E-Mail-Betreff]
Hallo [Name],
ich hoffe, es geht dir gut! Ich wollte noch einmal Bezug auf meine vorherige E-Mail zu [kurze Themenerinnerung] nehmen.
Da ich weiß, dass du viel zu tu hast, wollte ich fragen, ob du schon die Gelegenheit hattest, dich mit [die spezifische Frage oder das Angebot] zu beschäftigen.
Hier noch einmal die wichtigsten Punkte:
[Kurze Zusammenfassung von Hauptpunkt eins]
[Kurze Zusammenfassung von Hauptpunkt zwei]
Über dein Feedback würde ich mich freuen. Melde dich auch gern, wenn du weitere Informationen benötigst.
Vielen Dank für deine Zeit!
[dein Name]
[Dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Diese Templates stärken berufliche Beziehungen, indem sie Vereinbarungen festhalten und nach deiner Interaktion einen Mehrwert bieten. Damit zeigst du, dass du zugehört hast und zuverlässig bist. Sende Folgenachrichten nach einem Meeting innerhalb von 24 Stunden, solange das Gespräch noch frisch im Gedächtnis ist. Halte Folgenachrichten bei ausbleibender Antwort kurz. Sie sollten nur eine klare Frage oder eine Handlungsaufforderung enthalten.
6. Bestätigung
Verwendung: Nach Erhalt von Bestellungen, Registrierungen oder Abschluss von Transaktionen
Betreffzeile: Bestätigung: Deine [Bestellung/Registrierung/Terminvereinbarung] bei [dein Unternehmen]
Hallo [Name],
vielen Dank für deine [Bestellung/Registrierung/Terminvereinbarung] bei [dein Unternehmen].
Nachfolgend findest du die Bestätigung deiner Daten:
[Bestellung/Anmeldung/Termin] #: [Referenznummer]
Datum: [Datum]
[Füge weitere relevante Details wie bestellte Produkte, Uhrzeit des Termins oder Informationen zur Veranstaltung hinzu]
[Falls zutreffend: nächste Schritte oder was dein:e Kund:in erwarten kann]
Bei Fragen oder wenn du etwas ändern möchtest, kontaktiere uns bitte unter [Kontaktinformationen].
Danke, dass du dich für [dein Unternehmen] entschieden hast.
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Bestätigungs-E-Mails vermitteln ein gutes Gefühl und reduzieren Fragen an den Support. Deine Kund:innen fühlen sich sicherer, wenn sie wichtige Details schriftlich vorliegen haben. Gib immer Referenznummern und die für die jeweilige Art von Bestätigung wichtigsten Informationen an, wie Versandinformationen und voraussichtliche Liefertermine für Bestellungen in Onlineshops.
Hier findest du weitere Beispiele für Bestätigungs-E-Mails
7. Rechnung
Verwendung: Bei der Einforderung von Zahlungen für Produkte oder Dienstleistungen
Betreffzeile: Rechnungsnummer [Nummer] von [dein Unternehmen]
Hallo [Name],
im Anhang findest du die Rechnung Nr. [Nummer] für [kurze Beschreibung der Produkte/Dienstleistungen] in Höhe von [Gesamtbetrag].
Rechnungsübersicht:
Rechnungsnummer: [Nummer]
Ausstelldatum: [Datum]
Fälligkeitsdatum: [Datum]
Fälliger Betrag: [Betrag]
Die Zahlung kann erfolgen über:
[Zahlungsmethode eins]
[Zahlungsmethode zwei]
[Zahlungsmethode drei]
Bei Fragen zu dieser Rechnung kannst du mich jederzeit gerne kontaktieren.
Vielen Dank für deinen Auftrag!
[dein Name]
[Dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Dieses Template ist klar, professionell und wirkt gleichzeitig freundlich. Alle wesentlichen Informationen sind auf einen Blick ersichtlich, sodass Kund:innen leicht nachvollziehen können, wofür sie bezahlen und wie die Zahlung erfolgen soll. Füge immer das tatsächliche Rechnungsdokument mit allen Details bei und gestalte den Zahlungsvorgang so einfach wie möglich.
Erfahre mehr über Best Practices für die Rechnungsstellung
8. Bitte um eine Bewertung oder einen Erfahrungsbericht
Verwendung: Nach Abschluss eines Projekts oder der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung
Betreffzeile: Wir würden uns über dein Feedback zu deiner aktuellen Erfahrung freuen
Hallo [Name],
wie findest du [das Produkt oder die Dienstleistung, das/die du angeboten hast]?
Dein Feedback hilft uns, [Art von Service oder Produkt] zu verbessern. Könntest du in einer kurzen Bewertung von deiner Erfahrung berichten? Es dauert nur zwei Minuten.
Du kannst deine Bewertung hier hinterlassen: [Link zur Bewertungsplattform oder zum Erfahrungsbericht-Formular]
Vielen Dank für deine Unterstützung und dafür, dass du geschätzte(r) Kund:in bist.
Herzliche Grüße
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Mit diesem Template wird deine Anfrage einfach und spezifisch, Außerdem erklärt es, warum Bewertungen wichtig sind, ohne aufdringlich zu sein. Versende diese Nachricht, wenn die Kund:innen mit der höchsten Wahrscheinlichkeit zufrieden sind (in der Regel drei bis sieben Tage nach der Lieferung von Produkten oder im Fall von Dienstleistungen nach Abschluss des Projekts).
Erfahre mehr über das Sammeln von Kundenbewertungen
9. Werbeaktion oder Rabatt
Verwendung: Um Bestandskund:innen oder Abonnent:innen besondere Angebote zu machen
Betreffzeile: Sonderangebot für [bestimmte Kundenkategorie]: [kurze Beschreibung des Angebots, etwa „Spare 50 € bei jedem Einkauf“]
Hallo [Name],
ich wollte dich über ein Sonderangebot informieren, das wir für dich erstellt haben:
[Klare Beschreibung des Angebots, des Rabatts oder der Werbeaktion]
Wenn du dieses Angebot nutzen möchtest:
[Schritt eins: „Gib an der Kasse den Code LOYALTY20 ein“]
[Schritt zwei]
Dieses Angebot läuft am [Enddatum] ab.
Vielen Dank, dass du [dein Unternehmen] weiterhin unterstützt!
Herzliche Grüße,
[dein Name]
[dein Unternehmen]
[P.S. Füge falls erforderlich die entsprechenden Geschäftsbedingungen hinzu]
Deshalb funktioniert es: Dieses Template vermittelt ein Gefühl von Exklusivität, das zum Handeln anregt. Die Leute reagieren positiv, wenn sie das Gefühl haben, dass ein Angebot speziell für sie gemacht ist. Eine klare Frist erhöht die Interaktionsrate, und wenn du den Rabatt in Euro angibst (z. B. „Spare 50 €“), funktioniert das bei höherpreisigen Artikeln oft besser als prozentuale Rabatte.
Erfahre, wie du eine Rabattstrategie für dein Unternehmen entwickelst.
10. Antwort des Kundenservice
Verwendung: Wenn du Kundenfragen, Probleme oder Beschwerden bearbeitest
Betreffzeile: Dein(e) [Frage oder Feedback] zu [einem bestimmten Problem]
Hallo [Name],
vielen Dank, dass du dich wegen [kurzer Beschreibung des jeweiligen Problems oder der Frage] gemeldet hast. Ich bin froh, dass du uns darauf aufmerksam gemacht hast.
[Bring aufrichtiges Verständnis und Empathie für die Situation der Person zum Ausdruck]
[Beantworte die Frage direkt oder erkläre, wie du das Problem angehen wirst]
So lösen wir dieses Problem:
[Schritt eins]
[Schritt zwei]
[Schritt drei]
Bei weiteren Fragen kannst du mich jederzeit gerne direkt kontaktieren. Ich stehe dir zur Verfügung.
Vielen Dank für deine Geduld.
Herzliche Grüße
[dein Name]
[deine Position]
[dein Unternehmen]
[Kontaktinformationen]
Deshalb funktioniert es: Mit diesem Template verwandelst du Kundenanliegen in Chancen, indem du ihre Gefühle ernst nimmst und eine klare Lösung anbietest. Antworte innerhalb von 24 Stunden und konzentriere dich auf das Lösen des Problems, anstatt zu erklären, was schief gelaufen ist. Nenne bei komplexen Problemen klare, umsetzbare Schritte, statt lange Erklärungen zu geben.
11. Verlassener Warenkorb
Verwendung: Wenn Kund:innen Artikel in ihren Online-Warenkorb legen, diesen aber verlassen, ohne den Kauf abzuschließen
Betreffzeile: Hast du etwas vergessen? Dein Warenkorb wartet auf dich
Hallo [Name],
wir haben festgestellt, dass du einige Artikel in deinem Warenkorb vergessen hast: [Produktname] – [Kurzbeschreibung oder Preis]
Deine Auswahl wird gespeichert und steht bereit, wann immer du deinen Kauf abschließen möchtest.
[Optional: Füge ein Foto des Artikels bei]
Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir ein Sonderangebot für dich: [Rabattcode] für 10 % Rabatt auf deine Bestellung (gültig für die nächsten 48 Stunden).
Klicke unten, um zu deinem Warenkorb zurückzukehren:
[Button: Kauf abschließen]
Falls du Fragen hast oder Hilfe bei deiner Bestellung benötigst, antworte bitte auf diese E-Mail oder kontaktiere uns unter [Kontaktinformationen].
Viel Spaß beim Einkaufen!
[dein Name]
[dein Unternehmen]
Deshalb funktioniert es: Dieses Template erinnert Kund:innen auf nette Art an Sachen, die sie sich angesehen haben, und vereinfacht den Kaufprozess. Schicke es innerhalb von 24 Stunden nach Verlassen des Warenkorbs, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Personalisiere es mit Produktdetails und Bildern. Du könntest auch einen Anreiz wie einen zeitlich begrenzten Rabatt oder kostenlosen Versand anbieten.
Erfahre mehr über E-Mails für verlassene Warenkörbe
Best Practices für geschäftliche E-Mails
Befolge neben der Verwendung von Templates auch diese Tipps, um deine geschäftlichen E-Mails effektiver zu gestalten und Zeit zu sparen.
Sorge für eine persönliche Note. Templates geben Struktur, aber wichtige Details solltest du immer an den/die Empfänger:in anpassen. Nenne die Person beim Namen, nimm Bezug auf euer letztes Gespräch und passe deinen Ton an eure Beziehung an. Für dich bedeutet es wenig Aufwand, aber du vermittelst den Leuten das Gefühl, geschätzt zu werden, und wirst mehr Antworten erhalten.
Automatisiere strategisch. Richte automatisierte E-Mail-Sequenzen für routinemäßige Mitteilungen wie Begrüßungs-E-Mails, Auftragsbestätigungen und Terminerinnerungen ein. So läuft dein Geschäft reibungslos und du hast Zeit für persönlichere Interaktionen.
Verfasse Betreffzeilen, die zum Öffnen anregen. Deine Betreffzeile entscheidet darüber, ob deine E-Mail gelesen wird. Formuliere sie spezifisch, relevant und interessant, ohne Clickbait-Taktiken anzuwenden. Wenn du den Namen der angeschriebenen Person hinzufügst oder euer letztes Gespräch erwähnst, kann das die Öffnungsraten erhöhen.
Optimiere das Design auf Lesbarkeit. Verwende für dein E-Mail-Design kurze Absätze, viel Leerraum und eine klare, professionelle Schrift. Formatiere wichtige Informationen fett oder mit Aufzählungszeichen, um sie hervorzuheben.
Fass dich kurz. Nimm Rücksicht auf die Zeit der angeschriebenen Person, indem du schnell zur Sache kommst. Strebe maximal drei bis fünf kurze Absätze an und verwende gegebenenfalls Aufzählungspunkte, um den Text aufzulockern.
Nenne einen klaren nächsten Schritt. Jede geschäftliche E-Mail sollte eine Handlungsaufforderung enthalten. Mache deutlich, was die angeschriebene Person als Nächstes tun soll, etwa antworten, auf einen Link klicken oder eine Entscheidung treffen.
Lies vor dem Senden Korrektur. Fehler beeinträchtigen deine Professionalität. Lies E-Mails vor dem Senden immer Korrektur oder verwende ein Korrekturlesetool, um Fehler zu erkennen.
Prüfe die Nachricht auf allen Geräten. Stelle sicher, dass deine E-Mails gut aussehen und Links sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten korrekt funktionieren, da viele Leute E-Mails auf ihren Handys lesen.
Wähle einen angemessenen Abschluss. Wähle E-Mail-Signaturen, die zur Beziehung und zum Kontext passen. Professionelle Abschlüsse wie „Herzliche Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Vielen Dank“ eignen sich gut im geschäftlichen Kontext.
Sende Folgenachrichten mit Bedacht. Wenn du keine Antwort erhältst, sende eine oder zwei Folgenachrichten mit höflichen Erinnerungen, anstatt vom Schlimmsten auszugehen oder zu schnell hintereinander mehrere Folgenachrichten zu senden.