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Bestätigungs-E-Mails mögen wie etwas erscheinen, das Kund:innen als Nebensache betrachten, aber sie sind ein wichtiger Teil deiner gesamten E-Mail-Marketingstrategie. Immer wenn ein:e Kund:in etwas online kauft, sich für einen Kurs oder deine E-Mail-Liste anmeldet, dient eine automatische Bestätigungs-E-Mail als digitaler Beleg und sorgt für Klarheit über die Transaktion. Sie bieten dir auch eine weitere Gelegenheit, mit deinen Kund:innen zu interagieren und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Aber wie entwickelst du am besten Bestätigungs-E-Mails, die deine Marke widerspiegeln und den Kund:innen während der gesamten Customer Journey Sicherheit bieten? Unten findest du Templates für die gängigsten Arten von E-Mail-Bestätigungen und erfährst, warum Bestätigungs-E-Mails wichtige Tools für dein Unternehmen sind.
Warum sind Bestätigungs-E-Mails wichtig?
Bestätigungs-E-Mails erfolgen routinemäßig und automatisch, sie sind jedoch auch ein wichtiger Bestandteil deiner digitalen Strategie und sollten bewusst entwickelt werden. Eine gute Bestätigungs-E-Mail kann deine Beziehung zu deiner Zielgruppe fördern, während eine schlechte oder gar das Fehlen einer E-Mail bestenfalls eine verpasste Gelegenheit ist.
Eine gute Bestätigungs-E-Mail:
Baut Vertrauen auf: Grundsätzlich beweist eine Bestätigungs-E-Mail zunächst einmal Zuverlässigkeit. Sie bestätigt, dass die Handlungen von Benutzer:innen oder Kund:innen – die Registrierung für eine Veranstaltung, die Tätigung eines Kaufs oder die Anmeldung für einen Newsletter – erfolgreich waren.
Reduziert Stress: Ohne eine Bestätigungs-E-Mail fragt sich eine Person, ob ihre Transaktion oder Übermittlung erfolgreich war, was Unbehagen oder Zweifel hervorruft.
Definiert Erwartungen: Eine gute Bestätigungs-E-Mail enthält Informationen über die nächsten Schritte, Richtlinien oder darüber, was die Empfänger:innen in Zukunft von dir erwarten können. Diese Art von Gewissheit reduziert Unsicherheiten und Verwirrung auf ein Minimum.
Ermutigt weiteres Engagement: Eine Bestätigungs-E-Mail ist eine Gelegenheit, zusätzliche Ressourcen bereitzustellen und die Interaktion mit deiner Zielgruppe zu fördern oder sie auf deine Website zurückzuleiten. Du kannst auch Rabatte und ergänzende Produkte oder Dienstleistungen teilen.
Heutzutage erwartet man, eine Bestätigungs-E-Mail zu erhalten. Aber eine gute Bestätigungs-E-Mail nutzt diesen Rahmen zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und zum Aufbau von Vertrauen für eine tiefere Beziehung.
Tipps zum Schreiben von Bestätigungs-E-Mails
Das Schreiben effektiver Bestätigungs-E-Mails ähnelt dem Schreiben anderer Arten von Marketing- oder Produkt-E-Mails. Viele der üblichen Best Practices gelten auch hier. Das Ziel ist es, ein ansprechendes und durchdachtes Erlebnis für deine Kund:innen zu schaffen. Diese Klarheit und Konsequenz werden sich für dein Unternehmen auszahlen.
Verfasse eine aussagekräftige Betreffzeile. Die Betreffzeile ist der erste Schritt, um in einem überfüllten Posteingang aufzufallen und Leute dazu zu bringen, deine Nachricht zu öffnen. Formuliere sie klar, präzise und abgestimmt auf deine Markenstimme.
Gestalte sie persönlich. Behandle die Interaktion wie eine menschliche Interaktion, auch wenn es sich um eine automatische Antwort handelt. Personalisiere deine Kommunikation mit Vornamen und Details zu der jeweiligen Transaktion. Es ist eine subtile Art, eine persönliche Verbindung herzustellen, auch wenn diese digitaler Natur ist.
Füge weitere Anweisungen hinzu. Wenn es in deiner Bestätigungs-E-Mail zum Beispiel um ein bevorstehendes Meeting geht, bestätige die Uhrzeit und den Ort und auch, ob etwas mitgebracht werden muss oder was während des Termins zu erwarten ist.
Halte dich kurz. Die Bestätigungs-E-Mails sollten kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht sein. Stelle sicher, dass der Zweck deiner E-Mail sofort ersichtlich und einfach zu verstehen ist. Vermeide Worthülsen, Fachjargon oder komplizierte Ausdrucksweise, wenn du es verhindern kannst.
Mach dir Gedanken über deine Markenführung. Grafikdesign, Ton und Thema sind alles wichtige Elemente einer guten Markenführung. Deine Bestätigungs-E-Mails sollten die Markenidentität deiner Website oder deiner Social-Media-Profile widerspiegeln.
Mach dir Gedanken über deine Handlungsaufforderungen. Die meisten E-Mails sollten eine Handlungsaufforderung enthalten, um den:die Empfänger:in zum nächsten Schritt zu bewegen oder zu einer gewünschten Aktion zu ermutigen. Eine typische Handlungsaufforderung fordert sie auf, ein PDF herunterzuladen, ein Formular auszufüllen oder Fragen zu stellen.
Errege Aufsehen. Mit E-Mail-Templates von Squarespace kannst du deine E-Mails anpassen, um sie visuell ansprechender zu gestalten und an dem Stil deiner Webseitenstil auszurichten. Verwende Bilder, Videos, Symbole oder bestimmte Markenelemente, um in Erinnerung zu bleiben.
6 E-Mail-Templates für häufige Interaktionen
Immer wenn sich ein Mitglied deiner Zielgruppe für etwas registriert oder einen Kauf tätigt, ist das die erste Gelegenheit für dich, einen guten Eindruck zu hinterlassen oder sie mit weiteren Inhalten anzusprechen. Die folgenden Beispiele für Bestätigungs-E-Mails können für eine Reihe von Geschäftsanwendungen verwendet werden. Die E-Mail-Bestätigungsmuster sind nur Beispiele und sollten nach deinen Wünschen angepasst werden.
1. Terminabhängig (z. B. Coaching, Einführungsgespräch)
Hallo [Vorname],
vielen Dank, dass du deinen Termin mit [Coaching Business Name] vereinbart hast. Unser Treffen ist jetzt für [Datum] um [Uhrzeit] bestätigt. Du kannst hier auf dein Onboarding-Paket und die Hausaufgaben der ersten Woche zugreifen [Link]. Ich freue mich, dich dabei zu begleiten!
Bitte erscheine mindestens fünf Minuten vor dem geplanten Termin, damit wir sofort loslegen und unsere gemeinsame Zeit bestmöglich nutzen können.
Falls du Änderungen an deinem Termin vornehmen musst oder Fragen hast, antworte bitte auf diese E-Mail oder rufe mich unter [Telefonnummer] an.
Ich freue mich darauf, dich bald zu sehen.
Herzliche Grüße
[Name]
PS. Du musst den Termin stornieren? Hilfe findest du in unseren Stornierungsbedingungen [Link zur Richtlinie].
2. Webinar, Online- oder Live-Kurs
Hallo [Vorname],
vielen Dank, dass du dich für unseren bevorstehenden Online-Kurs [Kurstitel] angemeldet hast. Wir freuen uns, dass du daran teilnimmst. Zur Erinnerung: Der Kurs beginnt am [Datum] um [Uhrzeit].
Den Kurs und alle benötigten Materialien kannst du hier aufrufen: [Link zum Kurszugang]
Du kannst gerne auf diese E-Mail antworten, falls du Fragen hast oder weitere Hilfe benötigst.
Herzliche Grüße
[Name]
3. Erinnerung an eine Veranstaltung
Hallo [Vorname],
Hiermit möchten wir dich nur freundlich daran erinnern, dass [Veranstaltung] morgen um [Zeit] hier stattfindet: [Ort]. Wir freuen uns auf dich!
Wenn du so kurz davor noch irgendwelche Fragen oder Bedenken hast, kannst du gerne auf diese E-Mail antworten.
Ich freue mich auf eine tolle Veranstaltung!
Herzliche Grüße
[Name]
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4. Bestellbestätigung
Hallo [Vorname],
Vielen Dank, dass du vor Kurzem bei [Name des Shops] eingekauft hast. Deine Bestellung mit der Nr. [Bestellnummer] wurde erfolgreich bearbeitet.
Bestelldaten
Datum: [Bestelldatum]
Artikel:
[Artikel 1]
[Artikel 2]
[Artikel 3]
Gesamtbetrag: [Betrag]
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Mit freundlichen Grüßen
[Name]
5. Versandbestätigung
Hallo [Vorname],
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Versanddetails
Versandunternehmen: [Name des Versandunternehmens]
:Sendungsverfolgungsnummer: [Sendungsverfolgungsnummer]
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Herzliche Grüße
[Name]
Bestätigungs-E-Mails sind einer der ersten Schritte, um Vertrauen zu schaffen und für Klarheit während der gesamten Customer Journey zu sorgen. Jetzt, da du weißt, wie wichtig Bestätigungs-E-Mails sind, kannst du die Templates verwenden, um E-Mail-Bestätigungen für jede Situation anzupassen.
Vergiss nicht, die Leistung deiner Bestätigungs-E-Mails zu überwachen und sie je nach Anzahl der Öffnungen oder Klicks auf die von dir geteilten Links anzupassen. Was für einen Teil deiner Zielgruppe funktioniert, passt bei anderen vielleicht nicht. Beobachte die Entwicklung und passe deinen E-Mail gegebenenfalls an.