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Eines der besten Tools, um deinen gesamten Terminbuchungsprozess zu automatisieren, ist die Erstellung eines Standard-Aufnahmeformulars für Kund:innen. Falls du zusätzliche Informationen benötigst, wenn Kund:innen Termine bei dir buchen, kannst du deine Formulare automatisieren und anpassen, um die Effizienz deines Unternehmens zu steigern.
Wenn du deine Squarespace-Website mit Acuity Scheduling kombinierst, stehen dir leistungsstarke und anpassbare Formulare zur Verfügung. Du kannst Formulare vollständig auf dein Unternehmen zuschneiden, sodass du alle Informationen hast, die du benötigst, um deinen Kund:innen das beste Erlebnis zu bieten. Zum Beispiel:
Stylist:innen können Kund:innen bitten, Inspo-Bilder hochzuladen.
Life-Coaches können nach kurz- und langfristigen Zielen fragen.
Tiersitter:innen können nach den Privatadressen ihrer Kund:innen fragen.
1. Lege fest, was du fragen möchtest
Beginne mit dem Brainstorming einer Liste von Dingen, die du über deine Kund:innen wissen möchtest. Das könnten folgende Informationen sein:
Ihr Geburtstag (damit du ihnen einen Gutschein schicken kannst)
Der Name ihres Hundes
Ob sie Allergien haben
Dokumente, die sie hochladen müssen, und mehr
Konzentriere dich dabei auf Details, die ihre Erfahrung verbessern und es dir ermöglichen, die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
Gruppiere dann deine Fragen entsprechend der Art der Termine, die sie buchen möchten. Zum Beispiel könnten Handwerker:innen einige Fragen haben, die sie jedes Mal stellen möchten, wenn jemand einen Termin bucht („Wie lautet deine Adresse?“) und einige, die spezifisch für individuelle Terminarten sind („Gibt es einen Außenhahn, den ich mit meinem Hochdruckreiniger verwenden kann?“). Jede Gruppe von Fragen stellt ein separates Formular dar, das du bestimmten Terminarten zuordnen kannst.
Bei Acuity fragst du Kund:innen immer nach ihrem Namen, ihrer Telefonnummer und Adresse, wenn sie buchen. Um weitere Informationen zu sammeln oder Formulare für verschiedene Terminarten zu erstellen, erstelle ein benutzerdefiniertes Formular, das du zum Buchungsablauf hinzufügen kannst.
Sieh dir an, wie eine Unternehmerin benutzerdefinierte Formulare für ihren Salon verwendet
2. Richte Formulare für Neukund:innen ein
Möglicherweise willst du brandneuen Kund:innen eine separate Liste mit Fragen stellen, die nicht für deine Stammkundschaft gelten. Zum Beispiel möchten Akupunkteur:innen vielleicht wissen, ob man schon einmal einer Akupunktur unterzogen wurde, oder Personal Trainer möchten vielleicht mehr über die allgemeinen Fitnessziele der einzelnen Kund:innen erfahren. Vielleicht willst du einfach auch nur wissen, wie sie dein Unternehmen gefunden haben.
Es kann hilfreich sein, eine separate Terminart für Neukund:innen zu erstellen. Nachdem du diese Terminart eingerichtet hast, erstelle ein Formular, das Fragen für neue Kund:innen enthält, und lege fest, dass es immer dann angezeigt wird, wenn diese Terminart für Neukund:innen gebucht wird.
Je nachdem, wie dein Unternehmen funktioniert, kannst du diese neuen Kundentermine wie ein typisches Meeting abhalten oder spezielle Erstgespräche oder Beratungsgespräche für Neukund:innen anbieten. Therapeut:innen brauchen vielleicht eine etwas längere Aufnahmesitzung, in der sie die Ziele und bevorzugten Modalitäten der Kund:innen erkunden können, während ein Fitnessstudio eine kostenlose 30-minütige Beratung anbieten könnte, die eine Übersicht der verfügbaren Kurse und eine Besichtigung der Einrichtung umfasst.
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3. Denke an die Präsentation
Entscheide als Nächstes, wie deine Fragen für Kund:innen gestaltet werden sollen. Können deine zusätzlichen Fragen nach den Standardfeldern für Name und Kontaktinformationen in Abschnitte gruppiert werden? Zum Beispiel könnte ein:e Hochzeitsfotograf:in das Buchungsformular in Abschnitte für grundlegende Fragen, Hochzeitsdetails, Hintergrundinformationen über das Paar und bevorzugte Ästhetik unterteilen.
Acuity-Benutzer:innen können diese Entscheidungen als Grundlage für die Titel- und Beschreibungsfelder deiner neuen Formulare verwenden. Dein Titel und deine Beschreibung werden über den Fragen deines Formulars erscheinen. Das erzeugt eine Art visuelle Unterteilung und trennt deine benutzerdefinierten Formulare von den Feldern für Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Wenn du großen Wert auf ein optimiertes Erscheinungsbild deiner Marke legst, kannst du diese Felder leer lassen, um einen kontinuierlichen Ablauf der Fragen zu gewährleisten.
Dein Terminbuchungskalender und deine Formulare können in deine Website integriert werden. Auf diese Weise kannst du die Seite so gestalten, dass sie zu den Farben und Schriftarten deiner Marke passt. Außerdem wird es für potenzielle Kund:innen einfacher sein, von Informationen über dich und deine Dienstleistungen zur Buchungsseite zu wechseln.
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4. Erstelle deine Formulare und entscheide, wann sie angezeigt werden
Sobald du die grundlegende Struktur deiner Aufnahmeformulare festgelegt hast, kannst du sie einrichten und an verschiedene Terminarten anhängen. Wenn du deinem Formular einen Namen und eine Beschreibung geben möchtest, solltest du damit beginnen. Füge als Nächstes die Fragen hinzu, die deine Kund:innen beantworten sollen.
Platziere deinen Terminkalender für eine automatische, direkte Terminbuchung auf einer speziellen Seite deiner Website. Von dort aus kannst du die Seite an deine Marke anpassen und alle zusätzlichen Informationen angeben, die Kund:innen möglicherweise benötigen, bevor sie bei dir buchen, z. B. deine Stornierungsrichtlinie. Abhängig von deiner Terminplanungssoftware kannst du jeder deiner Terminarten verschiedene Aufnahmeformulare beifügen, damit die Kund:innen ein nahtloses Erlebnis haben.
Acuity-Benutzer:innen können das Feld „Dieses Formular bei der Terminvereinbarung anzeigen“ verwenden, um auszuwählen, welche Terminarten jedes Formular erhalten. Sobald du auf „Formular speichern“ oder „Frage und Formular speichern“ klickst, wird dein neues Formular in deinem Terminplaner verfügbar sein.
5. Überprüfe die Kundenantworten
Acuity fügt automatisch Kundenantworten zu den Details des Termins hinzu, den sie gebucht haben. Wenn ihr Termin näher rückt, öffne die Termininformationen, um ihre Antworten zu überprüfen und dich auf ihre Sitzung vorzubereiten.
Denke daran, dass du deine Formulare im Laufe der Zeit immer anpassen kannst. Wenn in deinen Kundengesprächen häufig gestellte Fragen oder Details auftauchen oder du nach den Meetings immer wieder die gleiche Frage stellst, ist das oft ein Zeichen dafür, dass du sie zu deinen Formularen hinzufügen solltest. Je mehr Vorbereitung du in den automatisierten Kunden-Onboarding-Prozess einbauen kannst, desto produktiver kann deine wertvolle Zeit mit deinen Kund:innen sein.
Bist du bereit, deine Terminbuchungen zu automatisieren?