Zeitmanagement für Freelancer:innen

Sobald du deine ersten Kund:innen akquiriert hast und offiziell als Freiberufler:in arbeitest, solltest du für einen reibungslosen Zeitplan sorgen. Das Zeitmanagement ist für deinen Erfolg als Freiberufler:in sehr wichtig. Wenn du dir deine Zeit nicht gut einteilst, kann das dazu führen, dass du Projekte verspätet oder unvollständig abgibst. Dadurch wird die Beziehung zu deinen Kund:innen belastet und du wirst seltener weiterempfohlen. Außerdem führt ein schlechtes Zeitmanagement bei Freiberufler:innen zu einem Ungleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben. Das wiederum hat eine Verschlechterung der psychischen Gesundheit und einen Burnout zur Folge, was eine schlechte Arbeitsleistung bedingt. 

Die gute Nachricht ist, dass du deine Zeit als Unternehmer selbst steuern kannst und es in deiner Hand liegt, ungesunde oder ineffiziente Gewohnheiten in Bezug auf dein Zeitmanagement abzulegen. Wenn du dir von Anfang an ein gesundes Zeitmanagement angewöhnst, wirst du auch in Zukunft erfolgreich sein. Hier erfährst du, wie du dir als Freiberufler:in deine Zeit einteilen kannst, um einem Burnout vorzubeugen: angefangen bei der Gestaltung eines effektiven Tagesablaufs bis hin zur Festlegung von Erwartungen an deine Kund:innen. 

Gestaltung eines effektiven Tagesablaufs

Einer der wichtigsten Faktoren, um als Freiberufler:in ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, sind nicht Kalender, To-do-Listen oder Produktivitätstools. Alle diese Tools für das Zeitmanagement sind natürlich notwendig, damit du den Überblick behältst und dich selbst zur Rechenschaft ziehen kannst. Der eigentliche Schlüssel zum langfristigen Erfolg des Zeitmanagements von Freiberufler:innen hängt jedoch davon ab, wie du die Tage und Wochen gestaltest. 

Identifizierung und Kategorisierung deiner Aufgaben

Als Freiberufler:in musst du viele Aufgaben bewältigen. Daher ist es verständlich, dass viele Freiberufler:innen Schwierigkeiten haben, am Tag genug Zeit für alles zu finden, was sie tun müssen, oder wollen. Die Kunst besteht darin, zunächst die großen Kategorien der Aufgaben oder Aktivitäten in deinem Leben zu ermitteln und anschließend deinen täglichen und wöchentlichen Zeitplan danach auszurichten. Zu diesen Kategorien gehören deine Arbeit als Freiberufler:in (z. B. Kundschaftsarbeit, Marketing, administrative Aufgaben, Telefonate mit Kund:innen und Netzwerkarbeit), dein Privatleben (z. B. Hausarbeit, Körperpflege, familiäre Verpflichtungen, soziale Kontakte, Entspannung, Hobbys) und dein Hauptberuf (falls zutreffend). 

Erstellung eines Plans für deinen Tagesablauf

Wenn du die wichtigsten Bestandteile deines Tages ermittelt hast, erstellst du einen Tagesplan, in dem alle Kategorien auf deiner Liste enthalten sind sowie die zeitlichen Verpflichtungen, die für die einzelnen Kategorien erforderlich sind, damit du ein ausgeglichenes Leben führen kannst. Es sollte sich dabei nicht um einen detaillierten Zeitplan handeln, der bestimmte Punkte auf deiner To-Do-Liste enthält. Es geht vielmehr um einen ganzheitlichen Ansatz für jeden Tag, bei dem du Zeitblöcke für bestimmte Kategorien einteilst und sie zu den für dich optimalen Tageszeiten einplanst. 

Schauen wir uns diesen Ansatz in der Praxis einmal genauer an. Nehmen wir an, du bist Freiberufler:in, alleinstehend, arbeitest in Vollzeit, gehst aber auch joggen und hast ein aktives Sozialleben. Du bist ein Frühaufsteher und weißt aus Erfahrung, dass du morgens am besten arbeitest und dich später am Tag besser auf die Kundschaftsarbeit konzentrieren kannst.

In diesem hypothetischen Fall könnte dein Tagesablauf folgendermaßen aussehen: 

• Früher Morgen: Körperpflege und Joggen

• Vormittag: Kundschaftsarbeit

• Mittags: Pause, Zeit für dich selbst

• Nachmittag: Marketing- und Verwaltungsaufgaben

• Später Nachmittag: Telefonate mit Kund:innen und Netzwerkarbeit

• Früher Abend: Persönliche Angelegenheiten

• Abend: Geselliges Beisammensein und Entspannung

Wenn du diesen Plan erstellt hast, kannst du für jeden Tag genauer festlegen, welche Aufgaben auf deiner To-Do-Liste in den jeweiligen Zeitblock passen müssen. Davon kannst du dann eine passende Variante für die anderen Tage erarbeiten. Vielleicht joggst du zum Beispiel montags, mittwochs und freitags, bevor du morgens mit der Arbeit beginnst, und an anderen Tagen meditierst du stattdessen. Oder du weißt, dass du unter der Woche mehr Zeit für die Kundschaftsarbeit und weniger Zeit für Anrufe brauchst. Dann tauschst du deine Aufgaben am späten Nachmittag jeden zweiten Tag aus. 

So kannst du herausfinden, worauf du in deinem Arbeits- und Privatleben am meisten Wert legst. Dieser Prozess kann dir dabei helfen, herauszufinden, wann du dich bei den einzelnen Aktivitäten deines Tages und in der Woche am produktivsten und konzentriertesten fühlst. Außerdem kannst dadurch vermeiden, dass du ständig zwischen den Aufgaben hin- und herwechselst, und dich während der einzelnen Zeitblöcke deines Tages besser konzentrieren. 

Routine schafft Flexibilität und Sicherheit

Bei dieser Übung geht es nicht darum, Routinen zu schaffen, die sich starr und einschränkend anfühlen. Es geht darum, dass du durch die Routinen, die am besten zu deinem Lebensstil passen, Flexibilität und Sicherheit verspürst. Wenn du dir Grenzen setzt und deine Zeit ausgewogen nutzt, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass du bei der Sache bleibst und ein Burnout vermieden wird. Wenn du eine Routine beibehältst, kannst du dir ein mentales Muskelgedächtnis aneignen, das es dir ermöglicht, dich voll und ganz auf die Aufgaben zu konzentrieren, für die du dir Zeit genommen hast, und dir weniger Sorgen zu machen, dass du zu dieser Zeit etwas anderes tun solltest. Das macht nicht nur einen großen Unterschied in Bezug darauf, wie sehr du dich auf deine Arbeit konzentrierst, sondern auch darauf, wie sehr du dein Privatleben genießen kannst.

Achte auf deine freie Zeit und deine Energie

Selbst bei der durchdachtesten Routine lassen sich das Leben und die Arbeit nicht vorhersagen. Daher ist es unvermeidlich, dass es Zeiten gibt, in denen dein Zeitplan durcheinander gerät und sich ein Burnout einschleicht. Der Umgang mit solchen Zeiten entscheidet darüber, wie wirksam du einen Burnout verhindern und wieder auf Kurs kommen kannst. 

Dazu gehört, dass du auf deine freie Zeit und deine Energie achtest. Sie so hinnimmst, wie sie sich in dem jeweiligen Moment darstellt. Ohne zu urteilen, oder dich zu entschuldigen. Stell dir selbst ein paar wichtige Fragen: 

• Hast du mehr Arbeit oder persönliche Verpflichtungen auf dich genommen, als du realistisch gesehen bewältigen kannst? Überlege, welche Dinge du unter Umständen ablehnen kannst, und übe dich darin, Projekte und Pläne, die für dich nicht von Nutzen sind, öfter abzulehnen. 

• Wann hast du dir das letzte Mal eine Auszeit genommen? Nimm dir einen Tag, ein Wochenende oder sogar eine ganze Woche oder länger frei, auch wenn das bedeutet, dass es finanziell etwas eng wird. Wenn du dir eine Auszeit nimmst, um neue Energie zu tanken, ist das gut für deine Gesundheit und deinen Energiehaushalt. Außerdem bedeutet es, dass du dich nach deiner Rückkehr besser für dich und deine Kund:innen einsetzen kannst. 

• Hast du eine Auszeit eingeplant, aber dann doch gearbeitet, weil du ein paar dringende Angelegenheiten erledigen musstest? Nächstes Mal solltest du eine Auszeit einplanen und dich daran halten. Egal, was passiert. Wenn du dir keine Zeit für dich nimmst, werden deine Kund:innen wahrscheinlich auch nicht respektieren, dass du Zeit für dich brauchst. Teile deinen Kund:innen immer mit, wenn du eine längere Auszeit nimmst, damit sie wissen, was auf sie zukommt. Nimm dir dann eine Auszeit von allen Aspekten deiner freiberuflichen Arbeit. 

Wenn du ausbrennst, weil du neben deinem Hauptberuf in Teilzeit arbeitest, kann es hilfreich sein, einen Zeitpunkt festzulegen, an dem du entweder aufhörst, freiberuflich zu arbeiten, oder deinen Hauptberuf aufgibst und in Vollzeit freiberuflich tätig bist. Die Gewissheit, dass du bald nicht mehr mit beiden Jobs jonglieren musst, kann dir dabei helfen, deine psychische Gesundheit in den Griff zu bekommen und in der Zwischenzeit Möglichkeiten für einen Ausgleich zu finden. 

Kund:innenerwartungen festlegen

Genauso wichtig wie die Tatsache, dass du dich bemühst, deine Freizeit zu planen und einzuteilen, ist es, die Erwartungen deiner Kund:innen hinsichtlich deiner Verfügbarkeit und Kapazität festzulegen. Es gibt zwei wesentliche Bereiche, in denen du für dich selbst eintreten musst, wenn es um die Erwartungen deiner Kundschaft geht: den Projektumfang und deine Verfügbarkeit als Freiberufler:in. 

Umgang mit Kund:innenanfragen außerhalb des Projektumfangs

Gelegentlich kommt es vor, dass Kund:innen mehr von dir verlangen, als im Projektumfang vertraglich festgelegt wurde. Wenn du zum Beispiel als Grafikdesigner:in vereinbart hast, drei Logo-Varianten zu liefern, und der Kunde oder die Kundin zwei zusätzliche Varianten verlangt, solltest du dich dafür stark machen, dass deine Zeit respektiert wird. Verweise auf die getroffene vertragliche Vereinbarung und – je nach Kapazität – kannst du entweder höflich ablehnen oder eine zusätzliche Vereinbarung und eine Vergütung für diese zusätzlichen Leistungen verlangen. 

Wenn du ohne eine zusätzliche Vergütung über den vereinbarten Umfang hinaus tätig wirst, kann das zu Unzufriedenheit führen, die sich auf deine Beziehung zu diesem Kunden oder dieser Kundin auswirkt. Und wenn du plötzlich mehr Arbeit hast, als geplant, kann sich das negativ auf deinen Zeitplan auswirken, deine Arbeit für andere Kund:innen beeinträchtigen und zu einem Burnout führen. 

Steuerung von Erwartungen bezüglich der Verfügbarkeit

Um sicherzustellen, dass deine Kund:innen wissen, wann du zur Verfügung stehst, solltest du deine Arbeitszeiten gleich zu Beginn der Zusammenarbeit mit deinem Kund:innen offen darlegen. Vergiss nicht, dass du die Kontrolle über deinen Zeitplan hast. Wenn du deine Arbeit als Freiberufler:in erfolgreich bewältigen kannst, indem du nur von Montag bis Mittwoch von 8 bis 16 Uhr arbeitest, solltest du das deinen Kund:innen bei den ersten Gesprächen klar machen. Außerdem könntest du in dem Vertrag festhalten, dass du nur zu bestimmten Zeiten per E-Mail erreichbar bist. Wenn du deinen Kund:innen beibringst, dass sie außerhalb dieser Zeiten keine Antwort von dir erwarten können, musst du dich nicht unter Druck gesetzt fühlen, deine Grenzen in Bezug auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu überschreiten. 

Eine weitere gute Möglichkeit, deine Zeit für Kund:innen besser zu verwalten, besteht darin, festzulegen, wann sie mit dir telefonieren können. Angenommen, du nimmst als Freiberufler:in nur nachmittags Anrufe entgegen. Dann könntest du einen Online-Terminplaner wie Acuity Scheduling verwenden, um deine Verfügbarkeit für Besprechungen auf die Stunden zu beschränken, die für dich in Frage kommen. Beispielsweise montags bis mittwochs zwischen 13–16 Uhr. Die Terminplanungs-App zeigt den Kund:innen dann ausschließlich diese Zeitfenster als Terminoptionen an. Auf diese Weise brauchst du dir keine Sorgen darüber zu machen, dass Kund:innen unerwartet zu einer Zeit bei dir anrufen, in der du dich am besten konzentrieren kannst oder dein Privatleben im Vordergrund steht. 

Die Verwendung eines solchen Online-Terminplaners ermöglicht es auch, den Kund:innen eine einheitliche Online-Terminplanung zu bieten. Es ist viel einfacher, Anrufe von Kund:innen zu verwalten, wenn Kund:innen daran gewöhnt sind, Anrufe mit dir nur noch über deinen Online-Terminplaner zu vereinbaren. Sei es über einen Link, den du ihnen direkt schickst, oder über den Terminplaner auf deiner Freelance-Website. Mit Acuity Scheduling kannst du sogar Puffer zwischen den Gesprächen während der verfügbaren Zeit einbauen, damit es nicht zu einem langen Block aufeinanderfolgender Gespräche kommt. Über diese Funktion kannst du die Zeit zwischen den Anrufen automatisch um 5-10 Minuten verlängern, damit du Zeit hast, dich kurz zu erholen, etwas zu trinken und dich auf den nächsten Anruf vorzubereiten.

Wenn du diese Techniken für dein Zeitmanagement als Freiberufler:in untereinander kombinierst, kannst du dir einen Zeitplan erstellen, der für dich passt und dich vor einem Burnout bewahrt. Schau dir unseren Leitfaden So wirst du Freiberufler:in an, wenn du noch nicht lange freiberuflich arbeitest.