So erstellst du einen Kostenvoranschlag für ein Kundenprojekt

Viele Dienstleister aus verschiedensten Branchen arbeiten auf Projektbasis mit Kund:innen zusammen. Neben der strategischen Planung von Projektdetails wollen Kund:innen immer einen Kostenvoranschlag für ein Projekt, bevor sie sich offiziell für eine Zusammenarbeit mit dir entscheiden. 

Ein Kostenvoranschlag für ein Kundenprojekt ist genau das wonach es klingt: eine Schätzung der Kosten, die mit deiner Arbeit verbunden sind, einschließlich Material, Zeit und anderer Ressourcen. Die Einhaltung eines bestimmten Budgets bedeutet in der Regel, dass die Kund:innen zufrieden bleiben und sich wahrscheinlich erneut an dich wenden, wenn sie in Zukunft Unterstützung benötigen. Erwähnenswert ist auch, dass ein guter Kostenvoranschlag wiederholbar ist – wie eine Vorlage oder eine Formel – und sicherstellt, dass du mit deiner Arbeit Gewinn machst. 

Im Folgenden erhältst du einen Überblick darüber, was ein Kostenvoranschlag für ein Kundenprojekt ist und wie er sich von einem herkömmlichen Budget unterscheidet. Außerdem findest du eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines eigenen Kostenvoranschlags für ein Projekt. 

Was ist Kostenvoranschlag für ein Projekt? 

Mit einem Kostenvoranschlag für ein Projekt fassen Unternehmen für potenzielle Kund:innen zusammen, was sie im Rahmen eines Projekt liefern werden und wie hoch die Gesamtkosten dieser Arbeit sein werden. Abhängig von deinen Dienstleistungen kann dein Kostenvoranschlag auf der Arbeitszeit, der Art des Pakets, den benötigten Materialien oder anderen ähnlichen Faktoren basieren.

Ein Kostenvoranschlag für ein Projekt muss ein detailliertes Dokument sein, das Angaben zu folgenden Punkten enthält: 

• Zusätzliche Arbeitskräfte oder Lieferanten

• Materialkosten

• Steuern oder Gebühren 

Deine Projektkostenvoranschläge sind wichtig, weil sie dir helfen werden, mit deinen Kund:innen die Erwartungen darüber zu klären, was du wann liefern wirst und wie viel es kosten wird. Sie können ausschlaggebend dafür sein, ob du den Auftrag erhältst, und für deine Kund:innen eine wichtige Ressource darstellen, die sie in ihr Gesamtbudget einplanen können. 

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektkostenvoranschlag und einem Budget?

Der größte Unterschied zwischen einem Projektkostenvoranschlag und einem Budget besteht darin, dass das eine fix ist und das andere nicht. Budgets bestehen aus festen Zahlen, die von allen an der Projektvereinbarung Beteiligten genehmigt wurden. Projektkostenvoranschläge sind dagegen flexibler und dienen als Prognose für deinen Kund:innen. Sie können nach oben oder unten angepasst werden und berücksichtigen möglicherweise nicht, dass Probleme wie Projektanfragen außerhalb des eigentlichen Umfangs oder eine Erhöhung der Materialpreise auftreten können. 

Ein:e Hochzeitsfotograf:in könnte beispielsweise einen Kostenvoranschlag an eine:n Kund:in schicken. Sobald Fotograf:in und Kund:in einen Vertrag miteinander unterzeichnet haben, sind sie an ein Budget gebunden, das sich nur unter besonderen Umständen ändern kann, etwa bei kurzfristigen Ergänzungen des Shootingplans.

Erfahre, wie du professionelle Kostenvoranschlag-, Vertrags- und Angebotsdokumente erstellst

Welche Arten von Projektkostenvoranschlägen gibt es? 

Dir stehen drei verschiedene Arten von Projektkostenvoranschlägen zu Verfügung, um für deine Kund:innen den Gesamtumfang der bevorstehenden Arbeit zu definieren. Diese sind: eine grobe Schätzung, eine Budgetschätzung und eine Leistungsbeschreibung.

1. Grobe Schätzung

Diese Art von Schätzung basiert auf allgemeinen Kostenannahmen. Eine gute Vorlage für eine grobe Schätzung ist ein ähnliches, vergangenes Projekt als Richtschnur. Ein:e Grafikdesigner:in hat wahrscheinlich ein Gefühl dafür, wie viel Zeit oder Aufwand für ein Webseitendesign-Projekt benötigen wird, sodass sich diese Schätzung als Ausgangspunkt auf die meisten Anfragen zur Gestaltung von Websites anwenden lässt. 

2. Budgetschätzung

Eine Budgetschätzung, auch Parameterschätzung genannt, stützt sich auf Daten oder Informationen über das Projekt selbst, um ein genaueres Bild des Projekts und seiner Kosten zu erhalten. Zum Beispiel könnte ein:e Innenarchitekt:in auf der Grundlage der Anzahl der Zimmer, des bevorzugten Stils und der Zielpreisspanne für Kunst und Einrichtungsgegenstände für Kund:innen einen Kostenvoranschlag erstellen.

3. Leistungsbeschreibung (LB)

Die Leistungsbeschreibung ist der detaillierteste Projektkostenvoranschlag. Daran wird dein:e Kund:in das Budget ausrichten und sie muss normalerweise als Teil eines Vertrags unterzeichnet werden. Eine LB listet auf, was du wann voraussichtlich liefern wirst und welche Kosten damit verbunden sind. LBs können auch zusätzliche Budgetlinien für Notfälle oder nicht im Projektumfang enthaltene Aufgaben umfassen. 

Auf Squarespace kannst du an einem einzigen Ort professionelle Kostenvoranschläge, Angebote und Verträge erstellen, Rechnungen versenden sowie Projektmeilensteine verfolgen. Verwandle Dokumente in reproduzierbare Vorlagen oder verwende den KI-Autor als Unterstützung, um Ausgangspunkte für deine Dokumente zu generieren.

So berechnest du Projektkosten: Eine schrittweise Anleitung 

Projektkostenvoranschläge werden von dem/der Kund:in, dem Projekt und deinem speziellen Unternehmen bestimmt. Falls du noch nie einen Projektkostenvoranschlag für eine:n Kund:in erstellt hast, können dir diese sieben Schritte jedoch den Einstieg erleichtern. 

1. Beschreibe die Aufgaben und Verantwortlichkeiten deines Teams

Gib Informationen darüber, wer du bist, was dein Unternehmen tut und wer Teil des Teams für das jeweilige Kundenprojekt ist. Kund:innen möchten wissen, wie viel sie ausgeben werden, aber es hilf auch, wenn du dich vorstellst und darlegst, wie du arbeitest und wie dein Projektmanagementprozess aussieht. So kannst du bei deinen Kund:innen Vertrauen aufbauen, das über Zahlen hinausgeht, was dazu beitragen kann, dass du den Auftrag erhältst.  

2. Schreibe eine Projektzusammenfassung 

Manchmal geben dir Kund:innen einen detaillierten Überblick über ihr Projekt und ihre Erwartungen, und manchmal nennen sie nur eine allgemeine Vorstellung. Du musst unbedingt herausfinden, was du liefern musst, um deine Kund:innen zufrieden zu stellen. Schreib eine Projektzusammenfassung, die die Bedürfnisse des/der Kund:in beinhaltet und beschreibt, wie der Erfolg aussieht und wie du diesen Erfolg erreichen willst. 

Schlüssle alles auf, was Teil des Projektzeitplans ist (wie erste Entwürfe, Überprüfungen und endgültige Termine), und füge auch eine Liste der Ergebnisse und alle relevanten Prozess- oder Projektmanagementinformationen hinzu. 

3. Führe eine Projektinitialisierung durch

Besorge dir so viele Informationen wie möglich über das Projekt, damit du sie in den endgültigen Kostenvoranschlag für deine:n Kund:in aufnehmen kannst. Hierfür kann es nötig sein, dir vergangene Projekte anzusehen, um dir über deine Vorgehensweise und dein Zeitmanagement klar zu werden. Bei der Zusammenarbeit mit Firmenkund:innen z könnte das bedeuten, dass du Informationen über Interessenvertreter:innen und Führungskräfte einholst, die letztendlich den Abschluss des Projekts absegnen. Außerdem solltest du wissen, welche Ergebnisse benötigt und welche Startzeiten erwartet werden. 

Je mehr du über den Umfang des Projekts selbst weißt, desto genauer wird dein Projektkostenvoranschlag sein. 

4. Berechne deine Kosten für Aufgaben und Arbeit

Nicht an allen Projekten wird mehr als eine Person beteiligt sein. Wenn du zum Beispiel als freiberufliche: Illustrator:in einen Kostenvoranschlag für dich selbst schreibst, wird dieser vor allem einen geschätzten Preis für deine Zeit und Ressourcen umfassen. Wenn du jedoch eine kleine Agentur mit zwei bis drei Illustrator:innen betreibst, die alle an demselben Projekt arbeiten, musst du Informationen über ihre Verfügbarkeit angeben und darüber, was es kostet, wenn sie alle am Projekt beteiligt sind.

Die Angaben variieren, je nachdem, welche Ressourcen du benötigst, um das Projekt abzuschließen, aber es muss nicht kompliziert sein. Liste alle Materialien auf, die du kaufen musst, um deine Arbeit abzuschließen, nenne alle, die an dem Projekt arbeiten, die ihnen zugewiesenen Aufgaben sowie den Arbeitsaufwand deines Teams, um den Kund:innen eine Vorstellung davon zu geben, was sie erwarten können. 

Sieh dir unseren Leitfaden zur Festlegung deiner Preise an

5. Schließe mögliche zusätzliche Gebühren ein

Es ist wichtig, dass du etwas Puffer oder Geld für unvorhergesehene Ausgaben in deine Schätzung einbaust. Sobald aus dem Kostenvoranschlag ein Budget wird, gibt es wahrscheinlich keinen Spielraum mehr für den Fall, dass ein Notfall eintritt oder etwas mehr kostet als erwartet. Füge daher als separaten Posten im Kostenvoranschlag einen bestimmten Prozentsatz hinzu (z. B. 10–25 %), sodass dein: Kund:in ihn im Budget berücksichtigen kann, wobei ihm/ihr bewusst ist, dass er nicht gebraucht wird, wenn alles ideal läuft. 

Gib an, was zu einer Erhöhung des Budgets führen könnte, z. B. zusätzliche Überarbeitungen, verspätete Anfragen oder andere Änderungen am Umfang deiner Dienstleistungen.

6. Berechne die Gesamtkosten des Projekts

Sobald du detailliert beschrieben hast, um welches Projekt es sich handelt, wer daran arbeitet, wie viel Arbeit und Material kosten werden und welcher Pufferbetrag für zusätzliche oder versteckte Kosten angesetzt ist, kannst du die Gesamtkosten des Projekts berechnen. Vergiss nicht, Steuern oder Zahlungsgebühren hinzuzufügen, die du möglicherweise zusätzlich erheben musst. 

7. Erstelle einen Zeitplan für das Projekt

Du kannst den Zeitplan in die Zusammenfassung schreiben oder ihm einen eigenen Abschnitt widmen. In jedem Fall ist es wichtig, dass dein:e Kund:in nach der Lektüre deines Projektkostenvoranschlags den Zeitplan für die Fertigstellung des Projekts kennt. Beschreibe bestimmte Phasen so detailliert wie möglich, gib an, wer entscheidet, wann mit der nächsten Phase begonnen werden soll, und nenne den voraussichtlichen endgültigen Liefertermin des Projekts.

Beispiel für einen Projektkostenvoranschlag 

Sehen wir uns für diesen Projektkostenvoranschlag noch einmal das Illustrator:innen-Beispiel an. Ein:e Kund:in bittet eine:n einzelne:n Illustrator:in und Designer:in, 12 Header-Bilder für sein bevorstehendes Projekt zu erstellen, eine Blog-Serie, die im Frühjahr veröffentlicht wird. Außerdem werden 12 Bilder für den Fließtext und sechs entsprechende Bilder für Social Media und bezahlte Anzeigen benötigt. 

Zusammenfassung des Projekts

Originale, statische visuelle Inhalte für eine Blogserie entwerfen und erstellen, die im Frühjahr 2025 startet. Diese Inhalte umfassen 12 große Banner- und/oder Header-Bilder, 12 Bilder für den Fließtext und sechs Inhalte für Social Media, einschließlich bezahlter Werbung.  

Gesamtzahl der für das Projekt benötigten Bildinhalte: 30

Preis 

Designer-Honorar: 75 Euro pro Stunde
Geschätzte Stundenzahl nach Inhaltstyp: 

• Header: 8 Stunden

• Fließtext: 5 Stunden 

• Social Media/bezahlte Anzeigen: 2 Stunden

Gesamtstundenzahl für alle Inhalte: 180 Stunden 
Materialkosten: keine
GESAMTPROJEKTKOSTEN: 13.500 Euro

Timeline 

Projektstart im Frühjahr 2025. Die visuellen Inhalte werden einen Monat vor dem Start fertiggestellt. Die Bildinhalte für das Blog-Projekt werden voraussichtlich innerhalb von 10 Wochen fertiggestellt sein, einschließlich der Zeit, die für die Überprüfung und Überarbeitung von Inhalten vorgesehen ist. Die Inhalte werden wöchentlich freitags geliefert, mit Zeit für Feedback. Einzelheiten zum Feedback-Zeitplan werden im Folgenden besprochen. 

Lieferumfang

Bildinhalte insgesamt: 30 
Dateityp: PNG

Administrative Angaben 

Im Projektzeitplan wurde zusätzliche Zeit vorgesehen, um Feedback und Überarbeitungen zu berücksichtigen. Details zum Feedback:

• Maximal zwei Feedbackrunden. Das Bild wird nach der zweiten Überarbeitung als endgültig betrachtet.

• Die Bilder werden wöchentlich freitags geliefert, wobei das Feedback bis zum darauffolgenden Dienstag erfolgen und bis Donnerstag umgesetzt werden muss.

• Sobald die Inhalte von den Beteiligten genehmigt wurden, sendet der/die Designer:in die endgültigen PNG-Dateien. 

Anfragen, die über den Leistungsumfang hinausgehen: Aufgrund der Natur dieses Projekts müssen Anfragen, die über den Leistungsumfang hinausgehen, (einschließlich zusätzlicher Bildinhalte), mindestens zwei Wochen vor dem erwarteten ersten Entwurf gestellt werden. Anfragen, die über den Leistungsumfang hinausgehen, werden von Fall zu Fall entschieden. 

Best Practices für die Erstellung deiner eigenen Projektkostenvoranschläge

Dein Projektkostenvoranschlag bildet die Grundlage für jedes Projekt, das dir potenzielle Kund:innen anbieten. Es ist einerseits sinnvoll, unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zu befolgen, um deinen Kund:innen einen soliden Kostenvoranschlag vorzulegen. Andererseits solltest du diese Tipps und Tricks berücksichtigen, um deinen Kostenvoranschlag zu optimieren und ihn für dich arbeiten zu lassen.  

• Stelle Fragen. Du solltest die Projektziele, alle Beteiligten und andere wichtige Details kennen, bevor du deinen Kostenvoranschlag erstellst. Indem du Fragen zum Projekt stellst, zeigst du dein Engagement für deine Arbeit und dass du sie bestmöglich erledigen willst. 

• Mache detaillierte Angaben. Ausführliche Informationen über das Projekt, die Rechnungsstellung, die Ansprechpartner:innen, die Kommunikationswege und alles Weiter im Zusammenhang mit dem Projekt, zeigt dem/der Kund:in, dass du diese Aufgabe ernst nimmst, und hilft euch beiden sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt. 

• Versuche, keine Annahmen zu machen. Vermutungen darüber anzustellen, was ein:e Kund:in deiner Meinung nach sehen möchte oder was er/sie benötigt, wird auf lange Sicht nicht gut funktionieren. Am besten holst du konkrete Informationen über das Projekt, die Bedürfnisse und die Termine ein, um deinen Kostenvoranschlag zu verfeinern. 

• Überlege, formelles Änderungsmanagement zu integrieren. Du kannst in den endgültigen Projektvorschlag einen formellen Änderungsmanagement-Prozess einbauen. Dies kann dir helfen, verspätete oder über den Leistungsumfang hinausgehende Anfragen zu bearbeiten, indem du die Vorlaufzeit, das Budget und andere Richtlinien für unerwartete Projektänderungen festlegst.