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Beim Einrichten deines Onlineshops ist es wichtig, eine klare Strategie für die Bestandsverwaltung im E-Commerce zu haben.
Dein Inventar umfasst alle physischen Waren, die du zum Verkauf anbietest. Das Inventarmanagement ist der Organisations- und Kontrollvorgang dieser Waren, während sie die Lieferkette durchlaufen. Eine E-Commerce-Inventarmanagementstrategie stellt sicher, dass du von deinen physischen Produkten von der Bestellung bis zum Verkauf immer genügend vorrätig hast.
Eine gute E-Commerce-Inventarmanagementstrategie unterstützt dich dabei, die Lagerbestände entsprechend der Nachfrage nach deinen Produkten in Einklang zu bringen. Gleichzeitig werden damit die Kosten für die Lagerhaltung minimiert, was sich positiv auf die Kapitalrendite (ROI) deines Inventars auswirkt.
Ein System für dein Inventarmanagement und deine Analysen zu haben, sorgt dafür, dass Verkäufe und Retouren nicht übersehen werden und erleichtert die Bestandsprüfungen.
Lege eine Art der Lagerung fest
Es gibt zwei Hauptmethoden für die Lagerhaltung:
Auslagerung an Drittanbieter, sogenannte „Direktlieferer“ oder Print-on-Demand-Lieferanten (Drucken bei Bedarf)
Eigene Warenauffüllung und -lagerung
Zusammenarbeit mit Drittanbietern
Direktlieferer oder Print-on-Demand-Lieferanten ermöglichen dir Online-Verkäufe ohne die Notwendigkeit einer eigenen Lagerhaltung. Bei dieser Methode entfallen die Kosten für die Anmietung und Instandhaltung eines eigenen Lagerraums für dein Inventar. Das bedeutet niedrigere Anlaufkosten.
Direktlieferungen und Print-on-Demand sind außerdem einfacher zu skalieren als die Verwaltung deines eigenen Inventars. Du musst dir keine Gedanken darüber machen, mehr Lagerfläche schaffen zu müssen, wenn dein Unternehmen wächst.
Allerdings hat die Abhängigkeit von Drittanbietern auch ihre Schattenseiten. Hier gibt es hauptsächlich zwei Dinge zu beachten:
Du hast keinerlei Einblick in deine Produkte. Du musst dich auf die Qualitätskontrolle und Lagerverwaltung von externen Lieferanten verlassen. Daher solltest du eine Kundenservicestrategie bereit haben, wenn während der Abwicklung oder des Versands etwas schiefgeht.
Die Abwicklungsgebühren von Drittanbietern sind in der Regel höher. Vergleiche die Kosten, wenn du deine Versand- und Abwicklungsstrategie einrichtest. Für kleine Unternehmen mit weniger Bestellungen kann es sinnvoll sein, zunächst alles eigenhändig abzuwickeln.
Squarespace bietet mehrere verschiedene Direktlieferungs- und Print-on-Demand-Erweiterungen, die dir den Einstieg in das E-Commerce-Inventarmanagement deines Onlineshops erleichtern.
Erfahre mehr über Third-Party Logistics (3PL)
Dein eigenes Lager verwalten
Die Vorteile einer eigenen Lagerkontrolle können die Nachteile überwiegen. Wenn du deinen eigenen Bestand auf Lager hast, kannst du die Qualität deiner Produkte besser kontrollieren.
Die Größe deines Lagerraums hängt davon ab, wie groß deine Produkte sind, um welche Art von Produkten es sich handelt und welche Mengen du zu einem bestimmten Zeitpunkt vorrätig haben musst.
Wenn du zum Beispiel sehr große Produkte verkaufst oder immer viele Produkte vorrätig haben musst, ist es ratsam, einen Lagerraum in einer externen Lagerhalle oder einem Warenlager zu erwerben oder anzumieten. Du kannst bei deinen Optionen kreativ werden: Miete beispielsweise ein Studio, das du teilweise in einen Lagerraum umwandeln kannst, oder nutze einen zusätzlichen Raum in deiner Wohnung, der sich gut für die Lagerung von Waren eignet. Oder vielleicht bietet ein lokales Selfstorage-Unternehmen günstigere Preise als ein Lagerhaus.
Du musst auch die Umgebungsbedingungen deines Lagerorts berücksichtigen, vor allem dann, wenn deine Waren innerhalb bestimmter Temperaturbereiche gelagert werden müssen.
Lagerbestand verwalten
Es gibt drei Schlüsselaspekte, die du beim Aufbau einer Lagermanagementlösung für dein Unternehmen berücksichtigen solltest:
Organisieren
Prognostizieren
Prüfen
Wenn du diese Kernsysteme erst einmal aufgebaut hast, sorgen sie dafür, dass dein Bestellmanagement und dein Abwicklungs-Workflow reibungsloser laufen. Die Erfassung der oben genannten Punkte führt auch zu zuverlässigeren Bestands- und Verkaufsberichten.
Organisation des Inventars
Wenn du ein Organisationssystem für dein Inventar einrichtest, ist es hilfreich, dich auf diese vier Aspekte zu konzentrieren:
Kategorisierung
Frische
Zweckmäßigkeit
Ordnung
Beginne mit den Kategorien von Produkten, die du verkaufst. Gruppiere dann ähnliche Artikel möglichst nahe beieinander. Wenn du zum Beispiel einen Shop betreibst, der Kleidung und Zubehör verkauft, könntest du alle Kleidungsstücke in einem Abschnitt lagern, den Schmuck in einem anderen und so weiter. Innerhalb jeder Kategorie ordnest du die Produkte nach Unterkategorien, z. B. nach Farbvarianten der gleichen Art von Ohrringen. Wenn du das gleiche Produkt in verschiedenen Größen verkaufst, kannst du es auch nach Größen ordnen.
Die Frische des Lagerbestands wird auch als „First in, first out“-Methode (FIFO) bezeichnet. Bei der FIFO-Methode ordnest du deine Produkte so an, dass die ältesten Produkte ganz vorne stehen und die neueren Produkte weiter hinten. Diese Methode ist besonders wichtig, wenn du verderbliche Produkte wie Lebensmittel oder Make-up verkaufst, damit du nicht auf abgelaufenen Produkten sitzen bleibst. Aber auch wenn du keine verderblichen Produkte verkaufst, kannst du mit dieser Methode sicherstellen, dass kein Artikel zu lange in deinem Regal liegt.
Als nächstes gilt es, nach Zweckmäßigkeit zu organisieren. Ermittle deine Bestseller und lagere sie in der unmittelbaren Nähe deiner Fulfillment-Station. Das könnte bedeuten, dass du diese Artikel aus ihren umfassenderen Kategorien herausnimmst und einen separaten Bestseller-Abschnitt erstellst. Oder organisiere deine kategorisierten Abschnitte so, dass die Bestseller in jedem Abschnitt ganz vorne stehen. Diese Art der Organisation sorgt für einen effizienteren Abwicklungs-Prozess.
Das letzte Element deiner Inventarorganisation ist die Ordnung. Ein übersichtlich geordneter Lagerbereich trägt dazu bei, die Qualität deiner Produkte und ihrer Verpackung zu erhalten. Ordnung hilft dir auch, niedrige Lagerbestände im Auge zu behalten und zu sehen, wo noch Platz ist, wenn neue Lieferungen eintreffen.
Bestandsprognose
Der Begriff Bestandsprognose beschreibt die Inventarverwaltungsmethode, die dir am zuverlässigsten dabei hilft, Fehlbestände oder Überschüsse zu vermeiden. Man könnte es auch als Nachfrageprognose bezeichnen, mit der du anhand verschiedener Faktoren vorhersagst, was deine Kundschaft als Nächstes bei dir kaufen wird.
Dein wichtigstes Werkzeug für die Bestandsprognose ist eine Inventarmanagement-Software, mit der du z. B. Verkaufsdaten analysieren kannst. Außerdem solltest du bei der Vorhersage der Nachfrage Faktoren wie saisonale Trends und den Zeitpunkt etwaiger Marketingmaßnahmen berücksichtigen.
Vergangene Kundenbestellungen, Trends und Marketing helfen dir dabei, einen Nachbestellzeitpunkt für jedes deiner Produkte festzulegen. Ein Bestellpunkt ist die niedrigstmögliche Anzahl von jedem Produkt, die du haben kannst, ohne zu riskieren, dass es ausverkauft ist.
Die Inventarmanagement-Software verfügt über eine Funktion, die dich warnt, wenn der Bestand unter den von dir festgelegten Bestellpunkt fällt.
Sagen wir, du verkaufst beispielsweise handgemachte Sweatshirts. Dank deiner historischen Verkaufsdaten und saisonalen Trends weißt du, dass du von September bis März durchschnittlich 15 Pullover der Größe M pro Monat verkaufst. Dieser Durchschnitt steigt vor den Festtagen im November und Dezember auf 30 Pullover pro Monat an und sinkt in den Monaten April bis August auf nur fünf pro Monat.
In diesem Fall solltest du deinen Bestellpunkt an die Saisonalität deines Produkts anpassen. Vielleicht liegt dein Bestellpunkt im September bei 10 Stück, im November bei 20 Stück und im Mai bei nur drei Stück.
Wenn dein Pulloverbestand allerdings im September unter 10 Stück fällt, wie willst du dann wissen, welche Menge du bestellen musst? Lege für jedes deiner Produkte einen maximalen Lagerbestand fest, um auch diesen Teil deines Lagerbestands zu automatisieren.
Zum Beispiel könnte dein Pullover-Höchstbestand im September bei 20 Stück liegen. Maximalbestände verringern das Risiko, dass dein Bestand zu gering ist. Toter Bestand besteht bei einem Produkt, von dem du zu viel auf Lager hast, das du aber nicht mehr verkaufen kannst, weil es in der Regel veraltet ist. Beispielsweise würden Neujahrspullover aus vergangenen Jahren als toter Bestand gelten.
Wenn du deine Wiederbestellpunkte und maximalen Lagerbestände festlegst, solltest du die Vorlaufzeit in deinen Schätzungen berücksichtigen. Die Vorlaufzeit ist das Zeitfenster zwischen dem Zeitpunkt, an dem du bei einem Lieferanten neue Ware bestellst und dem Zeitpunkt, an dem du die neue Ware tatsächlich erhältst. Wenn du kein Fertigprodukt bestellst, erfordert dies ein gewisses Maß an Supply-Chain-Management. Baue Vorlaufzeiten für alle deine Materialien und die Erstellungszeit ein, damit du deine Bestellfristen einhalten kannst.
Inventarprüfung
Bei einer Inventarprüfung zählen Unternehmer:innen jede Einheit in ihrem Bestand, um sicherzustellen, dass die Zahlen mit den aktuellen Mengen in ihrer Inventarmanagement-Software übereinstimmen. Selbst mit der besten Inventarmanagement-Software kommt es immer wieder vor, dass Inventar verlegt, beschädigt oder irgendwie falsch in dein System eingegeben wird. Deshalb empfiehlt es sich, dein Inventar regelmäßig zu überprüfen.
Es ist hilfreich, regelmäßige Inventarprüfungen zu planen. Vor allem, wenn du viel auf Lager hast, mehrere Lagerstandorte oder eine besonders arbeitsintensive Abwicklungs- oder Retourenphase hast, kann es leicht passieren, dass du Produkte verlegst oder die Zahlen in deiner Software nicht korrekt gespeichert wurden.
Prüfungen helfen dabei, die physischen mit den digitalen Daten abzugleichen und deine Artikel in Ordnung zu halten. Prüfungen unterstützen auch deinen Nachbestellungsprozess, da du bei einer Prüfung feststellen könntest, dass du den Nachbestellpunkt eines Produkts unterschritten hast, ohne dass das System diese Menge registriert hat.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Inventar zu prüfen. Eine gängige Methode ist die vollständige Bestandszählung am Ende des Jahres oder eines jeden Quartals, die in der Regel mit der Einkommensteuererklärung zusammenfällt.
Eine Alternative ist, zyklische Inventuren durchzuführen: Wähle jede Woche eine andere Kategorie, die du zählst, und vergleiche sie mit deiner aufgezeichneten Menge. Auf diese Weise kannst du laufend prüfen und vermeidest die lästige und umfangreiche Prüfung am Jahresende.
Prüfungen helfen dir auch, die Qualität deines Inventars zu kontrollieren. Verkaufst du verderbliche Artikel? Wenn du nach der FIFO-Methode arbeitest, kannst du das Verfallsdatum leicht im vorderen Teil deines Bestands überprüfen. Verkaufst du zerbrechliche Artikel? Durch regelmäßige Prüfungen kannst du sicherstellen, dass keines dieser Produkte versehentlich beschädigt wurde.
Einrichten einer E-Commerce-Inventarmanagementsoftware
Eine Inventarmanagement-Software sollte die zentrale Anlaufstelle für dein gesamtes E-Commerce-Inventarmanagement sein. Mit dieser Software kannst du deine Bestände über mehrere Onlineshops hinweg synchronisieren. Das bedeutet, dass du den Bestand in Echtzeit in Onlineshops wie Squarespace Commerce und auf jedem beliebten Online-Marktplatz sehen kannst – und das alles von einem Dashboard aus.
Viele Tools bieten sogar die Möglichkeit, Barcodes für deine Produkte zu erstellen. Durch das Einscannen von Barcodes wird das Zählen der Produkte effizienter und weniger manuell, was die Fehleranfälligkeit verringern kann.
Squarespace Commerce enthält ein Produktimport-Tool, mit dem du ganz einfach deinen Bestand von anderen Online-Marktplätzen in deinen Squarespace-Shop importieren kannst. Auf diese Weise können deine Kund:innen einen Kauf tätigen, egal, wo sie dein Produkt finden.
Ganz gleich, für welche Inventarmanagement-Software du dich zur Rationalisierung deiner Abläufe entscheidest, solltest du daran denken, dass immer eine Person für die Überwachung des Inventarmanagements zuständig sein sollte. Ein:e Inventarmanager:in hat den kompletten Überblick über dein Inventar und deinen Lagerbestand und ist am besten in der Lage, Prozesse für den Wareneingang, die Inventarprüfung und die Verwaltung deines Inventarsoftware-Dashboards festzulegen.
Dieser Beitrag wurde am 15. März 2023 aktualisiert.