Steuererklärung für Kleinunternehmen: Vorbereitung auf die US-Steuersaison

Die Steuersaison kann für Kleinunternehmer:innen eine echte Herausforderung sein. Da ich selbst Unternehmer bin, kenne ich den Druck, den es mit sich bringt, ein Geschäft zu führen, Wachstum zu fördern und die Einhaltung der Steuervorschriften zu gewährleisten – und das alles auf einmal. Ich bin Shahar Plinner, CEO und Mitbegründer von Formations, einer Finanzmanagement-Plattform, die für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen entwickelt wurde.

Die gute Nachricht ist, dass du mit dem richtigen Ansatz die Steuervorbereitung stressfreier gestalten und sie sogar in eine Chance verwandeln kannst, deine Unternehmensfinanzen besser zu verstehen.

Hier sind einige wichtige Tipps und Überlegungen, die dir helfen, dich gut auf die Steuererklärung in den Vereinigten Staaten vorzubereiten.

Note: This content was created in collaboration with Formations. It offers an educational overview of U.S. tax filing for the U.S. tax season, and should not be treated as financial or legal advice. We recommend speaking with a tax professional for personalized guidance.

Wichtige Überlegungen zur Steuererklärung für Kleinunternehmen

Wenn du ein paar wichtige Details über dein Unternehmen und deine Finanzen kennst, wirst du besser verstehen, was von dir verlangt wird und wann. Du musst nicht nur deinen Unternehmenstyp und deine Anforderungen zur Einreichung kennen, sondern auch wichtige Einreichungsfristen, Abzüge und steuerrechtliche Änderungen in deinem Land im Auge behalten.

1. Kenne deinen Geschäftstyp und deine Einreichungsanforderungen

Der erste Schritt zur reibungslosen Steuererklärung besteht darin, deine Unternehmensstruktur und ihre Steuerpflichten zu kennen. Egal, ob du Einzelunternehmer:in, eine LLC, eine Partnerschaft oder S-Corp bist – für jeden Unternehmenstyp/jede Wahl zur Einreichung gelten spezifische Anmeldeanforderungen und -fristen.

Einzelunternehmer:innen und Einpersonen-LLCs

• Wer: Personen, die gerade erst anfangen, Unternehmen mit geringem Risiko betreiben oder einen minimalen Verwaltungsaufwand anstreben

• Anforderungen an die Einreichung: Reiche Schedule C zusammen mit deiner persönlichen Einkommensteuererklärung ein (Formular 1040).

• Wichtige Überlegungen: Du zahlst auf alle Nettoeinkünfte Steuern für die selbständige Erwerbstätigkeit (einschließlich Sozialversicherung und Medicare).

LLCs und Partnerschaften mit mehreren Mitgliedern

• Wer: Unternehmen mit zwei oder mehr Inhaber:innen, die Gewinne und Verantwortlichkeiten teilen wollen, ohne eine Aktiengesellschaft zu gründen

• Einreichungsanforderungen: Reiche das Formular 1065 (U.S.-Return of Partnership Income) ein, wobei das Nettoeinkommen gemäß Schedule K-1 an die Partner weitergegeben wird.

• Wichtige Überlegungen: Jeder Partner meldet seinen Anteil an den Einkünften, Abzügen und Anrechnungen der Partnerschaft in seiner persönlichen Steuererklärung.

S-Unternehmen (S-Corps)

• Wer: Vollzeit-Selbstständige oder Kleinunternehmer:innen, die ihre Steuern auf die Selbständigkeit senken, ihre Gewinne strategisch verteilen und mit einer formalen Unternehmensstruktur arbeiten möchten

• Anforderungen für die Einreichung: Reiche das Formular 1120-S (US-Einkommensteuererklärung für eine S Corporation) ein. Verteile Erträge und Verluste gemäß Schedule K-1 an die Aktionäre.

• Wichtige Überlegungen: Geschäftsinhaber:innen müssen sich selbst ein „angemessenes Gehalt“ zahlen (das lohnsteuerpflichtig ist) und können zusätzliches Einkommen in Form von Ausschüttungen beziehen, die nicht der Selbstständigensteuer unterliegen.

C-Unternehmen (C-Corps)

• Wer: Größere Unternehmen oder durch Risikokapital finanzierte Startups, die Gewinne reinvestieren oder den Körperschaftsteuersatz von 21 % nutzen wollen

• Anforderungen für die Einreichung: Reiche das Formular 1120 (U.S.-Körperschaftsteuererklärung) ein.

• Wichtige Überlegungen: Im Gegensatz zu S-Corps sind C-Corps mit einer Doppelbesteuerung konfrontiert – einmal auf Unternehmensebene und erneut, wenn Gewinne als Dividenden oder Löhne an die Aktionäre ausgeschüttet werden.

Wenn du dir über deinen Geschäftstyp im Klaren bist, stellst du sicher, dass du die richtigen Fristen einhältst und die richtigen Formulare verwendest.

2. Kenne die Zahlungsfristen

Im Gegensatz zu herkömmlichen Arbeitnehmer:innen, bei denen die Steuern vom Gehalt einbehalten werden, müssen Kleinunternehmer:innen häufig vierteljährlich geschätzte Steuern zahlen. Diese Zahlungen decken die Einkommenssteuer und die Selbstständigkeitssteuer ab, zu der auch die Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge gehören.

Vierteljährliche Steuerzahlungsfristen

Merke diese wichtigen Termine für die vierteljährlichen Zahlungen in deinem Kalender vor. Wenn das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, hast du bis zum nächsten Werktag Zeit.

• 15. April

• 15. Juni

• 15. September

• 15. Januar (des Folgejahres)

Profi-Tipp: Um Säumnisgebühren für Unterzahlungen zu vermeiden, solltest du mindestens 90 % deiner voraussichtlichen Steuerschuld für das Jahr oder 110 % der Steuerschuld des Vorjahres zahlen.

Jährliche Fristen für die Steuererklärung

Zusätzlich zu den vierteljährlichen Zahlungen sind hier die wichtigsten jährlichen Steuerfristen für Kleinunternehmer:innen aufgeführt:

• 15. März: Gewerbesteuern für „Pass-Through“-Unternehmen wie S-Corps (Formular 1120-S) und Partnerschaften (Formular 1065).

• 15. April: Persönliche Einkommenssteuer (Formular 1040), Anhang C für Einzelunternehmer:innen und LLCs mit nur einem Mitglied und Formular 1120 für C-Corps.

Fristverlängerungen für die Einreichung 

Die Beantragung einer Fristverlängerung kann zusätzlichen Spielraum bieten, um die Richtigkeit der Angaben zu gewährleisten und alle erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen. Es kann auch den Cashflow entlasten und förderlich für die Altersvorsorge sein – du kannst mit den Einnahmen des laufenden Jahres Beiträge für das Vorjahr leisten. Die Finanzierung kann aus den Einnahmen des folgenden Jahres erfolgen.

• Verlängerung der Gewerbesteuer: Verlängert die Frist für S-Corps, Partnerschaften und C-Corps bis zum 15. September (Formular 1120).

• Verlängerung der persönlichen Steuererklärung: Verlängert die Frist für einzelne Antragsteller:innen, einschließlich Einzelunternehmer:innen und LLCs mit nur einem Mitglied, bis zum 15. Oktober.

Unabhängig von einer Fristverlängerung für die Einreichung deiner Unterlagen sind deine Steuerzahlungen jedoch immer noch zu den ursprünglichen jährlichen Einreichungsfristen fällig.

3. Nutze die Vorteile von Abzügen

Steuerabzüge sind einer der Vorteile eines Unternehmens. Sie können dein zu versteuerndes Einkommen verringern, was deine gesamte Steuerschuld senkt. Zu den üblichen Abzügen gehören:

• Ausgaben für das Homeoffice: Ein Teil der Miete, der Nebenkosten oder der Instandhaltungskosten, wenn du von zu Hause aus arbeitest

• Geschäftsessen: Mahlzeiten mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen, allerdings mit einigen Einschränkungen

• Startkosten: Anfängliche Kosten für die Gründung deines Unternehmens, bis zu 5,000 USD im ersten Jahr

• Professionelle Dienstleistungen: Buchhaltungs-, Rechts- oder Beratungsgebühren

• Geschäftsmeilen: Der Standard-Meilentarif für die geschäftliche Nutzung deines Fahrzeugs oder tatsächliche Ausgaben wie Benzin, Versicherung und Wartung

• Bonus-Abschreibung: Beschleunigte Abschreibung für qualifiziertes Geschäftsvermögen, wie Geräte, Ausstattung oder Maschinen, wodurch du einen größeren Teil der Kosten im ersten Nutzungsjahr abziehen kannst

Bewahre detaillierte Unterlagen und Belege auf, um deine Abzüge im Falle einer Steuerprüfung belegen zu können.

4. Bleibe über Änderungen im Steuerrecht auf dem Laufenden

Die Steuergesetze entwickeln sich ständig weiter, und selbst kleine Änderungen – wie Aktualisierungen des Standard-Meilentarifs oder Abzüge für Geschäftsessen – können sich auf deine Steuererklärungen auswirken. Informiere dich regelmäßig über vertrauenswürdige Quellen wie die Website des U.S. Internal Revenue Service (IRS) und arbeite mit Steuerberater:innen zusammen, um sicherzustellen, dass du die neuesten Änderungen zu deinen Gunsten nutzt und dich an die Vorschriften hältst.

In diesem Zusammenhang kann es auch hilfreich sein, dich mit anderen Kleinunternehmer:innen auszutauschen. Dein Netzwerk kann sich gegenseitig mit Updates oder empfohlenen Ressourcen unterstützen.

Best Practices für eine reibungslose Steuervorbereitung

Wenn du das ganze Jahr über gut organisiert bleibst, kannst du den Arbeitsaufwand reduzieren, der jedes Mal erforderlich ist, wenn du deine Steuerunterlagen einreichen musst. Nimm dir jede zweite Woche eine Stunde Zeit, um diese Steuer- und Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. 

1. Organisiere deine Unterlagen

Schaffe ein übersichtliches, organisiertes Ablagesystem für wichtige Unterlagen. Das kann in digitaler oder physischer Form sein, aber achte darauf, dass deine Unterlagen vollständig sind, für welches Speichersystem du dich auch entscheidest.

• Einkommensnachweise: Rechnungen, Verkaufsbelege, Verträge und Kontoauszüge

• Spesenabrechnungen: Belege, stornierte Schecks, Kreditkartenabrechnungen und detaillierte Unterlagen abzugsfähiger Ausgaben wie Kilometergeld (bzw. hier Meilengeld) oder Reisekosten

• Steuerformulare: 1099s (für Einkünfte von Kund:innen), W-2s (wenn du Mitarbeiter:innen hast) und K-1s (für Partnerschaften oder S-Corps)

• Gehaltsabrechnungen: Füge Lohn- und Gehaltsabrechnungen, an Mitarbeiter:innen ausgestellte W-2s und das Formular 941 bei, wenn du Angestellte hast oder Inhaber:in einer S-Corp bist (vierteljährliche Lohnsteuererklärungen).

Erwäge, eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware zu verwenden, um die Verwaltung der Unterlagen zu vereinfachen und sicherzustellen, dass alles leicht zugänglich ist. Das spart Zeit bei der Steuervorbereitung und sorgt dafür, dass du im Falle einer Steuerprüfung gut vorbereitet bist.

2. Erfasse und kategorisiere Ausgaben

Nicht alle Ausgaben sind gleich; ihre richtige Zuordnung ist entscheidend für die Geltendmachung von Abzügen. Zu den gängigen Kategorien gehören Werbungskosten, Reisen, Bürobedarf und Nebenkosten. Wenn du deine Kategorien das ganze Jahr über einheitlich hältst, kannst du bei der Steuervorbereitung Zeit sparen.

Achte darauf, dass du die Ausgaben das ganze Jahr über genau erfasst und deine Abzugskategorien konsistent hältst.

3. Halte geschäftliche und persönliche Finanzen voneinander getrennt

Wenn du ein privates Konto für geschäftliche Transaktionen verwendest, empfiehlt es sich, ein spezielles Geschäftsbankkonto zu eröffnen. Auf diese Weise kannst du deine Ausgaben leichter nachverfolgen und eine klare Abgrenzung vornehmen. Das vereinfacht wiederum die Steuererklärung und verringert die Fehleranfälligkeit oder das Risiko bei möglichen Steuerprüfungen.

Wo man sich beraten lassen kann

Vielen graust es vor der Steuererklärung, aber zum Glück musst du sie nicht alleine machen. Neben der Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen gibt es gegebenenfalls auch Ressourcen, die von den Behörden oder kleinen Unternehmensgruppen zur Verfügung gestellt werden. Die folgenden Vorschläge beziehen sich auf US-Ressourcen, aber ähnliche Hilfestellungen können auch außerhalb der USA verfügbar sein.

1. Professionelle Hilfe

Wirtschaftsprüfer:innen oder Steuerberater:innen können mehr tun, als nur dafür zu sorgen, dass du die Vorschriften einhältst. Sie können auch Einsparmöglichkeiten aufzeigen, von denen du vielleicht nichts wusstest, und dir helfen, strategische Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.

Bei Formations haben wir uns auf die Zusammenarbeit mit Selbstständigen spezialisiert, um ihre Steuern zu optimieren, Finanzprozesse zu verbessern und Einsparungen zu erzielen. Ganz gleich, ob es um die Strukturierung deines Unternehmens als S-Corp oder um die Einhaltung der vierteljährlichen Steuerzahlungen geht: Unser Team von Finanzexpert:innen kann deine Steuersaison vereinfachen und dich auf Erfolgskurs bringen.

2. Steuerzahler-Beratungsstelle (Taxpayer Advocate Service, TAS)

Der Taxpayer Advocate Service (TAS) ist eine kostenlose, unabhängige Ressource innerhalb des IRS, die Steuerzahlenden bei komplexen Steuerfragen hilft. Wenn du vor Herausforderungen wie verspäteten Rückerstattungen, Problemen mit Steuerprüfungen oder Schwierigkeiten bei der Beilegung von Zahlungsstreitigkeiten stehst, kann TAS dir weiterhelfen.

So kannst du TAS kontaktieren:

• Besuche die Website des Taxpayer Advocate Service, um weitere Informationen zu finden und dein zuständiges TAS-Büro zu ermitteln.

• Ruf ihre gebührenfreie Nummer an: 1-877-777-4778.

3. Verwaltung kleiner Unternehmen (Small Business Administration, SBA)

Die Small Business Administration (SBA) ist eine hervorragende Ressource für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen. Sie bietet eine breite Palette von Tools und Unterstützung, um bei der Steuervorbereitung und der allgemeinen Unternehmensführung zu unterstützen.

Wichtige Ressourcen der SBA:

• Kostenlose Unternehmensberatung: Über ihr Netzwerk von Small Business Development Centers (SBDCs), SCORE-Mentor:innen und Women's Business Centers kannst du dich persönlich beraten lassen, auch in Steuerfragen.

• Workshops und Schulungen: Die SBA veranstaltet regelmäßig Webinare und Events vor Ort zu Themen wie Buchhaltung, Steuerstrategien und Finanzplanung.

• Zugang zu Kapital: Erfahre mehr über Finanzierungsmöglichkeiten wie Kredite für Kleinunternehmen, die während der Steuersaison den Cashflow begünstigen können.

Baue Selbstvertrauen für die kommende Steuersaison auf

Die Steuersaison muss nicht angsteinflößend sein. Für die meisten Haushalte geht es darum, durchschnittlich 10 bis 12 wichtige Dokumente zusammenzutragen: W-2s, 1099s, Hypothekenauszüge und Belege für Abzüge. Selbst bei komplexeren Sachverhalten, wie K-1s oder FBAR-Berichten, geht der Vorgang mit einem klaren Plan erstaunlich schnell.

Beginne damit, die benötigten Dokumente aufzulisten, sie nacheinander abzuhaken und sie deinem bzw. deiner Steuerberater:in zu übergeben. Es geht nicht nur darum, Fristen einzuhalten; es ist auch eine Chance, Klarheit über deine Finanzen zu gewinnen und sich langfristig erfolgreich aufzustellen. Mach diese Steuersaison zu einer, in der du dich sicher, gut organisiert und bereit fühlst, weiter zu wachsen.