Versand für Kleinunternehmen: Faktoren und Tipps von Versandunternehmen

Egal, ob dein Unternehmen sein erstes Paket versendet oder schon Hunderttausende verschickt hat, ein Verständnis für die Richtlinien der Spediteure und die besten verfügbaren Optionen ist unerlässlich. Falsche Versandmaße können zu kostspieligen Anpassungen und Verzögerungen bei der Bestellung führen. Außerdem kannst du Umsatz und Kundenzufriedenheit steigern, wenn du die Erwartungen der Kunden an die Versandkommunikation und die Versandoptionen erfüllst. 

Hier findest du einige Faktoren, die sich auf deine Versandkosten auswirken und erfährst, wie du bezahlbare Versandoptionen für kleine Unternehmen findest und dabei Nachhaltigkeit und Sicherheit berücksichtigst.

Zu berücksichtigende Versandfaktoren 

Das genaue Messen und Wiegen deiner Pakete ist einer der wichtigsten Schritte im Versandprozess. Wenn du falsche Abmessungen eingibst, kann das zu kostspieligen Anpassungsgebühren beim Versandunternehmen sowie zu Versandverzögerungen führen. 

Du musst auch den Unterschied zwischen den verschiedenen Lieferfristen für jeden Versandservice kennen, d. h. wann ein Paket zugestellt wird. So kannst du genaue Lieferfenster angeben, was deine Kunden langfristig zufrieden stellt. 

Paketmaße 

Die Länge deines Pakets ist die längste Seite deines Pakets, genau wie beim Messen anderer Artikel –das Gleiche gilt für die Breite und Höhe deiner Sendung. Der größte Unterschied ist die zusätzliche Angabe des Paketumfangs. 

Der Umfang wird anhand der folgenden Gleichung berechnet: (2 x Breite) + (2 x Höhe). Du benötigst den Umfang vielleicht nicht für jedes Paket, das du versendest (er ist meistens für große Sendungen erforderlich), aber einige Versandunternehmen schreiben ihn vor. Für ein 10 cm breites und ein 8 cm hohes Paket wäre der Umfang beispielsweise 36 cm.

Umfang = (2 x Breite) + (2 x Höhe)

36 = (2 x 10) + (2 x 8) 

Volumengewicht im Vergleich zum tatsächlichen Gewicht 

Für dein Paket wird eines von zwei Gewichten berechnet: das tatsächliche Gewicht oder das Volumengewicht (auch als dimensionales Gewicht oder DIM-Gewicht bezeichnet). Das tatsächliche Gewicht ist die Zahl, die du auf der Waage siehst, wenn du dein Paket wiegst. Das DIM-Gewicht gibt an, wie viel Platz dein Paket einnimmt. Das fakturierbare Gewicht, bezieht sich auf das Gewicht, auf dem deine Versandkosten basieren.

Das fakturierbare Gewicht deines Pakets ermittelst du folgendermaßen:

1. Messe die Länge, Breite und Höhe deines Pakets, gerundet auf die nächste ganze Zahl. So werden z. B. 12,7 cm auf 13 aufgerundet, aber 5,2 rundest du auf 5 cm ab.

2. Multipliziere Länge, Breite und Höhe miteinander, um das Volumen deiner Sendung zu ermitteln.

3. Wenn das Volumen deines Pakets unter 1.728 Kubikzoll (1 Kubikfuß) liegt, wird dir das tatsächliche Gewicht berechnet. 

4. Wenn dein Paket mehr als 1.728 Kubikzoll hat, teile es durch eine für das Versandunternehmen spezifische Zahl, um das DIM-Gewicht zu ermitteln. 

5. Vergleiche dein Volumengewicht mit dem tatsächlichen Gewicht deines Pakets. Dir wird der größere Wert der beiden Angaben berechnet.

Bei USPS-Sendungen teilst du das Volumen durch 166. Für UPS- und FedEx-Sendungen teilst du das Volumen durch 139. 

Lieferzeiten 

Eine Studie von ShipStation ergab, dass 34 % der Kunden erwarten, dass ihre Bestellungen innerhalb von 3–4 Tagen ankommen, während 28 % der Kunden erwarten, dass Bestellungen innerhalb von 2 Tagen ankommen. Unter dem Strich wollen Kunden ihre Pakete so schnell wie möglich haben. Hier kommen Versand am selben Tag und Versandoptionen über Nacht ins Spiel. 

Versand am selben Tag bedeutet, dass dein Unternehmen ein Paket noch an dem Tag versendet, an dem es bestellt wurde. Das bedeutet aber nicht, dass das Paket am selben Tag ankommt, an dem es bestellt wurde. Bei Versandoptionen über Nacht trifft deine Sendung am Tag nach der Bestellung beim Kunden ein. 

Wenn ein Kunde nach einem Last-Minute-Geschenk sucht oder ein Artikel schnell eintreffen muss, kann sich dein Unternehmen mit dem Angebot von Versand am selben Tag und Versandoptionen über Nacht von der Konkurrenz abheben. 

Entfernung, die ein Paket zurücklegt 

In den Vereinigten Staaten zum Beispiel teilen die meisten Versandunternehmen das Land in Versandregionen oder -zonen auf. Die Zonen stellen einen Kilometerbereich zwischen dem Ausgangs- und dem Zielort einer Sendung dar. Die Entfernung, die ein Paket zurücklegt, wirkt sich auf die Versandkosten aus. Je weiter ein Paket reist, desto höher die Versandkosten. Wir haben die USPS-Zonen unten aufgeführt. Du kannst aber auch die Inlandszonentabelle von USPS verwenden, um Zonen zu bestimmen. 

• Zone 1: Nicht lokale Ziele innerhalb von 50 Meilen 

• Zone 2: Ziele innerhalb von 51–150 Meilen 

• Zone 3: Ziele innerhalb von 151–300 Meilen 

• Zone 4: Ziele innerhalb von 301–600 Meilen 

• Zone 5: Ziele innerhalb von 601–1.000 Meilen 

• Zone 6: Ziele innerhalb von 1.001–1.400 Meilen 

• Zone 7: Ziele innerhalb von 1.401–1.800 Meilen 

• Zone 8: Ziele innerhalb von 1.801 Meilen oder mehr 

• Zone 9: Ziele innerhalb der frei assoziierten Staaten (FAS)/Postleitzahlen, die aufgrund außergewöhnlicher Netzwerkbedingungen zugewiesen wurden*

Du kannst die Inlandszonentabelle von USPS verwenden, um Zonen im Voraus zu bestimmen. 

*Die dreistelligen Postleitzahlen 962–969 sind nicht enthalten. 

Erfahre, wie du eine Versandrichtlinie erstellst

So findest du günstige Versandoptionen  

Sobald du deine Bestellungen verpackt und für den Versand vorbereitet hast, ist es Zeit für die nächste große Entscheidung im Versandprozess: die Wahl eines Spediteurs und Versandunternehmens. Der Service deiner Wahl muss nicht nur den Kundenerwartungen entsprechen, sondern auch für dein Unternehmen kostengünstig sein. In den USA z. B. sind die bekanntesten Optionen höchstwahrscheinlich USPS, UPS und FedEx, die jeweils unterschiedliche Angebote zur Verfügung haben. 

USPS (Nur innerhalb USA) 

USPS bietet kleinen Unternehmen eine Vielzahl von Versanddienstoptionen, darunter einen ihrer am häufigsten genutzten Dienste, Priority Mail®. Zu den Leistungen von Priority Mail® gehören: 

• Kostenloses USPS-Tracking 

• Lieferfenster von 1–3 Werktagen 

• Inklusive Versicherung im Wert von 100 USD für berechtigte Sendungen 

USPS bietet kostenlose Materialien wie Schachteln an, die direkt zu dir nach Hause oder in dein Unternehmen geliefert werden können. Die Materialien, die du benötigst, sind möglicherweise nicht immer bei deinem örtlichen Postamt erhältlich, also verwende das Locator-Tool von USPS, um alle Standorte in deiner Nähe zu finden. Squarespace-Nutzer mit der ShipStation-Erweiterung können bis zu 84 % gegenüber den USPS-Einzelhandelspreisen sparen.

UPS (Nur innerhalb USA)

UPS bietet Händlern auch verschiedene Versanddienste an, darunter UPS® Ground. UPS Ground bietet deinem Unternehmen Folgendes: 

• Kostenlose UPS®-Sendungsverfolgung 

• Lieferung an einem bestimmten Tag innerhalb von 1–5 Tagen

• Kostenlose Informationen zur Sendungsverfolgung für deine Sendung, rund um die Uhr

UPS bietet auch Materialien zur Bestellung online an. Du musst dich anmelden oder einen neuen Benutzernamen erstellen, um mit deiner Bestellung anfangen zu können. Die Eröffnung eines Kontos ist kostenlos und sobald du eines erstellt hast, kannst du die verfügbaren Artikel nach Angebotsart durchsuchen. Zu den Materialien, die du bestellen kannst, gehören: 

• Versandetiketten, Formulare und Aufkleber 

• Schachteln und Verpackungen

• Versandtaschen 

• Express-Umschläge 

Wenn du deine Materialien lieber auf herkömmliche Art besorgen möchtest, kannst du den Locator des UPS Store® verwenden, um den nächstgelegenen Standort für Materialien und Unterstützung beim Versand zu finden. Mit der ShipStation-Erweiterung kannst du UPS auf ShipStation nutzen, um bis zu 82 %* gegenüber den Tagespreisen (internationale Dienste), bis zu 73 % für UPS 2nd Day Air®- und Next Day Air®-Dienste und bis zu 78 % für UPS®-Bodensendungen zu sparen. 

*Rabatte auf die UPS-Tagespreise. Die Tarife sind auf den Versand aus den USA beschränkt. Preise und alle anwendbaren Rabatte können jederzeit ohne vorherige Ankündigung geändert werden.

FedEx 

Wie auch die anderen Versanddienste bietet FedEx Händlern verschiedene Dienstleistungen, darunter FedEx® Ground. Zu den Leistungen von FedEx® Ground gehören: 

• Kostenlose FedEx-Sendunsverfolgung 

• Lieferfenster von 3–7 Tagen für Hawaii und Alaska 

• Lieferfenster von 1–5 Tagen für die angrenzenden US-Bundesstaaten

Um kostenlose Materialien bei FedEx zu bestellen, musst du ein kostenloses Konto einrichten und deine Kreditkartendetails hinterlegen. FedEx hat auch autorisierte FedEx Office- und FedEx-ShipCenter-Standorte, an denen du Materialien persönlich kaufen kannst und Hilfe beim Verpacken und Versenden deiner Artikel erhältst. 

Erfahre, wie du deine Versandkosten berechnest und festlegst

Integriere nachhaltige Versandpraktiken

Laut dem 5 Gyres Institute werden nur 10 % der 300 Millionen Tonnen Plastik, die die Vereinigten Staaten jedes Jahr produzieren, recycelt. Laut einer Studie von ShipStation gaben 66 % der Kunden an, dass sie nachhaltige Versandoptionen in Betracht ziehen würden, wenn diese angeboten würden. Das entspricht einem Anstieg von 3 % gegenüber dem Jahr 2022.  

Du kannst Nachhaltigkeit praktizieren, indem du umweltfreundliche Verpackungen verwendest, wenn sie verfügbar sind, und Kunden bittest, Kartons für Rücksendungen wiederzuverwenden. Die meisten Versandunternehmen bieten auch Optionen zur Paketabholung an, sodass du nicht mehrmals pro Woche zu bestimmten Standorten fahren musst, um Pakete abzugeben. 

Es ist auch wichtig, dass du den Überblick über dein Inventar behältst, um Überbestände und eine Verschwendung von Kartons zu vermeiden. Du kannst z. B. eine Wertstofftonne bei deiner Arbeit und/oder im Home-Office verwenden. So wirst du daran erinnert, zu recyceln, anstatt Kartons in den Müll zu werfen. 

Solltest du deine Pakete versichern?

Viele Versandunternehmen bieten Versicherungsschutz oder Optionen mit Wertdeklaration an. Für höherpreisige Artikel empfehlen wir jedoch, eine zusätzliche Versicherung mit dem Versandunternehmen oder einem Drittanbieter abzuschließen, um du und deine Kunden ein Gefühl der Sicherheit haben. Und Kunden äußern ihre Meinung: 

• 15 % der Kunden gaben an, dass sie weniger wahrscheinlich bei einem Unternehmen einkaufen würden, das keine Versicherung anbietet. 

• 45 % der Kunden gaben an, dass sie weniger wahrscheinlich wieder bei einem Unternehmen einkaufen würden, wenn ihr Paket unterwegs verloren ging. 

• 56 % der Kunden gaben an, dass sie weniger wahrscheinlich wieder bei einem Unternehmen einkaufen würden, wenn ihr Paket beschädigt wurde oder schlecht verpackt war. 

Es kommt durchaus vor, dass ein Paket während des Transports verloren geht oder, wenn es vor der Tür abgegeben wurde, von jemandem gestohlen wird. Angesichts dieses Risikos wird eine Versandversicherung immer weniger zu einer Option, sondern zu einer Notwendigkeit. Wenn du auf die Erwartungen deiner Kunden eingehst, kann das auch zu einer Umsatzsteigerung führen. 

So versendest du Spezialartikel 

Der Versand von Spezialartikeln wie verderblichen Lebensmitteln und Produkten, die Trockeneis benötigen, wie Eiscreme, hat seine eigenen Richtlinien und Vorschriften. Zum Beispiel sind Lebensmittel, die schnell verfaulen oder verderben, in der Regel tabu, und es ist wichtig, dass dir bewusst ist, dass du Lebensmittel auf eigenes Risiko versendest. 

Tipps für den Versand verderblicher Artikel 

• Bereite Pakete so vor, dass sie mehrere Stunden auf dem Transportweg überstehen.

• Verwende Kühlpackungen aus Gel, Kunst- und Schaumstoff, damit deine Produkte kalt bleiben. 

• Versende verderbliche Artikel über Nacht und mit Expressversand. 

• Ermutige Kunden zur Aktivierung ihrer Versandbenachrichtigungen, damit sie über das Eintreffen einer verderblichen Bestellung informiert werden.

Versand mit Trockeneis 

Trockeneis ist praktisch, wenn du Tiefkühlkost wie Eiscreme verschickst. Du kannst Trockeneis von Fachbetrieben und einigen Lebensmittelgeschäften kaufen. 

Zwei der wichtigsten Dinge, die du beim Umgang mit Trockeneis beachten solltest: Trage Handschuhe und verschließe deine Sendungen nicht zu fest. Trockeneis kann Verbrennungen verursachen und dazu führen, dass dein Paket aufplatzt. Darüber hinaus empfehlen Versandunternehmen, Sendungen so vorzubereiten, als wären Sie mindestens 30–40 Stunden. Für weitere Informationen zum Versand mit Trockeneis raten wir dir, die Website deines Versandunternehmens zu besuchen oder dich direkt an uns zu wenden. 

Erfahre mehr über den Versand von Spezialartikeln

Die Auswahl einer Versandsoftware

Wenn dein Unternehmen wächst, kann es hilfreich sein, Versandsoftware zu deiner technischen Ausrüstung hinzuzufügen, damit du effizienter arbeiten und dein Unternehmensergebnis optimieren kannst.

Squarespace bietet in Zusammenarbeit mit ShipStation, einer Fulfillment-Management-Plattform, die den Versandprozess rationalisiert und automatisiert, eine Erweiterung an. ShipStation-Händler erhalten auch vergünstigte Versandtarife für Versandunternehmen und können wichtige Vertriebskanäle, Marktplätze, Bestandsverwaltungssysteme, ERPs und mehr integrieren. Dank scan-basierter Workflows, Importautomatisierungen, Batch-Versand und vielen anderen Funktionen kannst du Bestellungen von all deinen Verkaufsorten abrufen und schnell Versandetiketten drucken. 

Hinweis: Dieser Durchstarten-Artikel wurde in Zusammenarbeit mit ShipStation erstellt und richtet sich hauptsächlich an Leser:innen in den USA.